「Googleフォームで集めたアンケート回答、毎回手動でCSVにダウンロードして分析用フォルダに入れるのが面倒だな…」
「定期的にフォームの回答状況をCSVでチームに共有する必要があるけど、忙しくてつい後回しにしてしまう…」
このように、Googleフォームの回答データをCSVファイルとして出力し、活用する作業に手間や煩わしさを感じていませんか？
手作業でのダウンロードや転送は時間がかかるだけでなく、うっかり忘れてしまったり、誤ったファイルを送ってしまったりするリスクも伴います…
もし、Googleフォームの回答を指定したタイミングで自動的にCSVファイルとして出力し、必要な場所に保存したり、関係者に共有したりできる仕組みがあれば、これらの定型作業から解放され、集めたデータをより迅速かつ効率的に活用できるようになり、分析や次のアクションにすぐに移ることができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入してGoogleフォームのデータ活用をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleフォームの回答データをCSVとして自動出力する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
指定日時にGoogleフォームの回答をCSVとして出力し、Boxに保存する
試してみる
■概要
「指定日時にGoogleフォームの回答をCSVとして出力し、Boxに保存する」ワークフローは、指定したスケジュールでGoogleフォームで収集したデータを自動的にCSV形式で出力し、Boxに保存する業務ワークフローです。
このワークフローを利用すれば、回答データを手動でダウンロード・アップロードする手間を削減し、スムーズなデータ管理と情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使用して顧客やチームメンバーからデータを収集している方
・Boxでフォーム回答データの一元管理を行いたいビジネスユーザー
・データの手動処理に時間を取られているマーケティング担当者や人事担当者
・業務効率化を図り、データ管理の自動化を検討している企業のIT担当者
■注意事項
・Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・あらかじめ、Googleフォームの機能を用いてGoogle スプレッドシートに回答をリンク（送信）するよう設定しておいてください。
Googleフォームの回答をCSVを活用して自動で連携する方法
Googleフォームで収集した回答データをCSVファイルとして自動で出力し、普段お使いの様々なツールへ連携させる方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービスに自動保存する
Googleフォームの回答CSVを指定日時に自動生成し、BoxやDropboxなどのストレージサービスに自動で保存できるので、データのバックアップや一元管理が容易になり、必要な時にいつでもアクセスできる環境を整えられます！
指定日時にGoogleフォームの回答をCSVとして出力し、Boxに保存する
試してみる
■概要
「指定日時にGoogleフォームの回答をCSVとして出力し、Boxに保存する」ワークフローは、指定したスケジュールでGoogleフォームで収集したデータを自動的にCSV形式で出力し、Boxに保存する業務ワークフローです。
このワークフローを利用すれば、回答データを手動でダウンロード・アップロードする手間を削減し、スムーズなデータ管理と情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使用して顧客やチームメンバーからデータを収集している方
・Boxでフォーム回答データの一元管理を行いたいビジネスユーザー
・データの手動処理に時間を取られているマーケティング担当者や人事担当者
・業務効率化を図り、データ管理の自動化を検討している企業のIT担当者
■注意事項
・Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・あらかじめ、Googleフォームの機能を用いてGoogle スプレッドシートに回答をリンク（送信）するよう設定しておいてください。
指定日時にGoogleフォームの回答をCSVとして出力し、Dropboxに保存する
試してみる
■概要
「指定日時にGoogleフォームの回答をCSVとして出力し、Dropboxに保存する」フローは、指定したスケジュールでGoogleフォームで集めたデータを自動的にCSV形式で出力し、Dropboxに保存する業務ワークフローです。
手動でのデータ管理の手間やミスを減らし、効率的に情報を整理・保管することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使ってアンケートや調査を実施している方
・定期的に回答データをCSV形式で保存し、Dropboxでバックアップしたい方
・データの手動管理に時間を取られているチームリーダーや管理者の方
・データの一元管理と安全な保存を実現したい企業のIT担当者
■注意事項
・Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・あらかじめ、Googleフォームの機能を用いてGoogle スプレッドシートに回答をリンク（送信）するよう設定しておいてください。
メールで自動送信する
Googleフォームの回答CSVを指定日時に自動生成し、BoxやDropboxなどのストレージサービスに自動で保存できるので、データのバックアップや一元管理が容易になります！
指定日時にGoogleフォームの回答をCSVとして出力し、Gmailで送信する
試してみる
■概要
「指定日時にGoogleフォームの回答をCSVとして出力し、Gmailで送信する」ワークフローは、フォームデータの管理と共有を効率化する業務ワークフローです。
Googleフォームから収集した回答を指定したスケジュールで自動的にCSV形式で出力し、必要な相手にGmailを通じて送信します。
これにより、手間のかかるデータ整理やメール送信のプロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用しているが、回答データの管理に時間を取られている方
・フォームの回答をCSV形式で保存し、他のシステムと連携させたい方
・Gmailを使用して、フォーム回答をチームメンバーやクライアントに自動送信したい方
・業務の自動化を進め、手作業を減らして効率化を図りたい経営者や管理者の方
・データの一元管理と共有をスムーズに行いたいプロジェクトマネージャーや担当者の方
■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・あらかじめ、Googleフォームの機能を用いてGoogle スプレッドシートに回答をリンク（送信）するよう設定しておいてください。
指定日時にGoogleフォームの回答をCSVとして出力し、Outlookで送信する
試してみる
■概要
「指定日時にGoogleフォームの回答をCSVとして出力し、Outlookで送信する」ワークフローは、指定したスケジュールでGoogleフォームから収集したデータを自動的にCSVファイルに変換し、Outlookを通じて関係者に送信する業務ワークフローです。
これにより、データの管理や共有がスムーズになり、手作業の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用してデータ収集を行っているビジネスユーザーの方
・収集したデータを定期的にチームや上司に共有したいと考えている管理者の方
・データのCSV出力やメール送信の作業を自動化し、業務効率を向上させたい方
・手動でのデータ処理に時間を取られ、他の重要な業務に集中できていない方
■注意事項
・Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・あらかじめ、Googleフォームの機能を用いてGoogle スプレッドシートに回答をリンク（送信）するよう設定しておいてください。
チャットツールへ自動通知する
Googleフォームの回答CSVを指定日時に自動生成し、SlackやDiscordなどのチャットツールへ通知することができるので、チーム内での迅速な情報共有や確認作業の効率化が見込めます！
指定日時にGoogleフォームの回答をCSVとして出力し、Discordで通知する
試してみる
■概要
「指定日時にGoogleフォームの回答をCSVとして出力し、Discordで通知する」フローは、Googleフォームで集めたデータを効率的に管理し、チーム内でスムーズに共有する業務ワークフローです。
指定したスケジュールでフォームの回答を自動的にCSV形式に変換し、Discordに通知することで、情報の整理とコミュニケーションがスムーズになります。
この自動化により、データ管理の手間を減らし、チーム全体の作業効率を向上させることが期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用してアンケートや申請を行っている事務担当者の方
・定期的に収集したデータをチームメンバーと共有したいプロジェクトマネージャーの方
・データ管理とコミュニケーションを自動化し、業務効率を向上させたいビジネスオーナーの方
・手動でのデータ転送に時間を取られている業務担当者の方
■注意事項
・Google Drive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・あらかじめ、Googleフォームの機能を用いてGoogle スプレッドシートに回答をリンク（送信）するよう設定しておいてください。
Googleフォームの回答をCSVとして自動出力するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、指定した日時にGoogleフォームの回答をCSVファイルとして自動で出力し、Boxの指定フォルダに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとBoxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガー（スケジュール）とアクション（Googleフォーム回答取得、CSV作成、Box保存）の設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
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ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Google Drive
こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。
次の画面から、連携するメールアドレスとパスワードを入力します。
ログインができたら、権限の付与を進めてください。
権限の付与を行うとマイアプリ登録完了です。
Box
検索結果からアプリ名をクリックすると、Boxの連携確認画面に切り替わります。
Boxへのアクセスを許可するをクリックすると、マイアプリ連携が完了します。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
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下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：スケジュールトリガー「指定したスケジュールになったら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程は、フローボットを起動する繰り返し条件を設定します。
（1/2）実行時間の指定
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- スケジュール設定
- 日付指定・曜日指定・Cron指定から選択できます。今回は毎週月曜日の朝9時にフローボットが繰り返し起動するように設定しています。
詳しく：Cron設定の設定方法
繰り返すスケジュールの設定を確認したら、保存するをクリックして進みましょう。
ステップ4：アプリと連携する「Googleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）」
テンプレートの2つ目をの工程をクリックします。この工程では、Googleフォームの回答一覧（Google スプレッドシート）を指定し、指定した形式（csv）でダウンロードする設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Google Driveと連携するアカウント情報
- アクション
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）API接続設定
- ファイルID
- Googleフォームの回答一覧に該当するスプレッドシートのIDを入力します。
- シートID
- ファイルタイプ
- 今回は、CSVを指定しています。他にも、PDFやExcelを選択できます。
下へスクロールします。
- PDFのレイアウト
- CSVを選択するため、指定は不要です。ちなみに、縦か横を選択できます。
- サイズ
- こちらもPDFの場合に有効な選択です。選択肢は以下です。
設定の確認ができたら、テストボタンをクリックします。成功すると、スプレッドシートをCSVに変換ができます。
CSVデータが、正常に取得できたことを表しています。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
アウトプットについて
この値は、後の工程で引用します。
保存をクリックして次の工程に進みましょう。
ステップ4：データを操作・変換する「ファイル名の変換」
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、ファイル名を任意の内容に変える設定を行います。
(1/1)操作条件の設定
この画面では、以下の項目が設定済みです。
下へスクロールします。
「データを操作・変換する」の設定方法
- 変更後のファイル名
- 同じフォルダに格納されるので、ユニークキーにしておく必要があります。「問い合わせフォーム回答データ」のすぐ後に、CSV作成日の動的コードを入れておきましょう。
- 編集欄をクリックして表示されるプルダウンメニュー＜日付＜今日 表示される形式で、ファイル保存に的した形式を選択しましょう。
保存するをクリックして進みましょう。
ステップ6：アプリと連携する「ファイルをアップロード」
テンプレートの3つ目の工程をクリックします。この工程では、前の操作で取得した値・ファイルをBoxにアップロードする設定を行います。
（1/2）連携アカウントをアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Boxと連携するアカウント情報
- アクション
次へをクリックします。
（1/2）API接続設定
- ファイル名
- 事前設定で、前の操作で取得した引用コードが埋め込まれています。ちなみに、このコードも編集欄をクリックして表示されるプルダウンメニュー内に格納されています。
- 格納先フォルダのコンテンツID
- ファイルの添付方法／ファイル
すべての設定を確認したら、テストボタンをクリックしましょう。成功すると、アップロードしたコンテンツIDが取得できます。
Boxのフォルダでも、CSVファイルの格納が確認できました。
保存するボタンをクリックします。
ステップ7（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
Googleフォームを使ったその他の自動化例
Googleフォームの回答内容をAsanaやMicrosoft Excelに自動入力可能です。
Googleフォームで面談予約されると、Googleカレンダーに予約を作成できます。
Googleフォームの回答情報をDocuSignで署名依頼する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答情報をDocuSignで署名依頼する」ワークフローは、Googleフォームで収集したデータを自動的にDocuSignに送信し、スピーディーに署名を取得する業務ワークフローです。
手動でのデータ転送や署名依頼の手間を省き、効率的かつ正確なプロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して顧客情報や申請データを収集している方
・DocuSignを活用して契約書や承認書類の電子署名を行いたい担当者
・手動でのデータ転送や署名依頼に時間を取られているビジネスパーソン
・業務プロセスの自動化を検討中で、効率化を図りたい企業
・API連携やRPAの導入に不安があり、簡単に始めたい方
■注意事項
・Googleフォーム、DocusignとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで回答が送信されたらSalesforceに連携する
試してみる
■概要
Googleフォームで獲得したお問い合わせやイベント申込などの情報を、一件ずつSalesforceへ手作業で登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、Salesforceへリード情報が自動で登録されるため、こうした定型業務の負担を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで集めた情報をSalesforceで管理しているマーケティング担当者の方
・手作業でのデータ入力によるミスや対応の遅れをなくしたいと考えている営業担当者の方
・反復的なデータ転記作業を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録するフローです。
Googleフォームに面接の予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約を作成する
試してみる
Googleフォームに新しく面接予約の情報が送信されたら、Googleカレンダーに予約を作成するフローです。
Googleフォームの回答内容をMicrosoft Excelに入力
試してみる
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつMicrosoft Excelに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるコピー＆ペーストは、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると同時に、Microsoft Excelへ内容が自動で入力されるため、こうした課題を解消し、よりスムーズなデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで収集した回答を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
・フォームからの問い合わせや申し込み情報を迅速に関係者に共有したいと考えている方
・手作業によるデータ入力のミスをなくし、データの正確性を高めたい業務担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
まとめ
Googleフォームの回答とCSVとして自動出力することで、これまで手作業で行っていたCSVファイルのダウンロード、そして各ツールへの転送やアップロードといった一連の作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、収集したデータをタイムリーに共有・保管し、分析やレポート作成などの次のアクションへスムーズに繋げられるようになり、データ活用のスピードと質を高めることができます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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