Googleフォームの回答情報をDocuSignで署名依頼する

■概要

Googleフォームで集めた申込情報などを基に、一件ずつDocuSignで署名依頼を作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスで誤った情報を送ってしまうリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、DocuSignでの署名依頼作成から送信までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとDocuSignを用いた契約手続きを手作業で行っている方
• フォーム回答内容の転記ミスを防ぎ、契約プロセスを迅速化したいと考えている方
• 繰り返し発生する署名依頼業務から解放され、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を基にDocuSignの署名依頼が自動で送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記がなくなることで、宛先や内容の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DocuSignをYoomと連携します。
2. トリガーで、Googleフォームの「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定します。
3. オペレーションで、トリガーで受け取った情報から、氏名やメールアドレスといった「特定の回答情報を取得」するアクションを設定します。
4. 次に、署名依頼に使用する契約書のテンプレートなどを、Google Driveからダウンロードするアクションを設定します。
5. 続いて、DocuSignの「エンベロープを作成」アクションで署名依頼のドラフトを作成し、「エンベロープに書類を追加・更新」するアクションで先ほどの書類を追加します。
6. 最後に、完成したエンベロープをフォームの回答者宛に送信するアクションを設定します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーを設定する際、Yoomが回答を即時に検知するために、Yoom側で発行されるWebhook URLをGoogleフォームに設定する必要があります。