指定日時にGoogleフォームの回答をCSVとして出力し、Outlookで送信する
指定日時にGoogleフォームの回答をCSVとして出力し、Outlookで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleフォーム
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで収集した回答を、定期的に集計して関係者に共有する作業に手間を感じていませんか？手動でデータをダウンロードし、メールに添付して送信する作業は、単純ですが忘れがちで負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogleフォームの回答を自動でCSVとして出力し、Outlookで送信する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した回答の定期的な報告業務に手間を感じているご担当者様
- Outlookでの定型メール送信を手作業で行っており、自動化したいと考えている方
- 回答の集計漏れや送信ミスを防ぎ、報告業務の品質を安定させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時にGoogleフォームの回答が自動でCSV化されOutlookで送信されるため、これまで手作業に費やしていた報告業務の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ出力やメール作成による、ファイルの添付忘れや送信漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）」アクションを設定し、対象のGoogleフォームの回答が保存されたシートを選択します。
- 次に、オペレーションでファイル名の変換アクションを設定し、ダウンロードしたファイルに日付などを付与して分かりやすい名称に変更します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、変換したファイルを添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、毎日、毎週、毎月など、レポートを送信したい任意のタイミングを設定してください。
- Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、メールの件名や本文を自由に設定してください。
■注意事項
- Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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メールを受信したら
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カレンダーのイベントが追加・更新されたら
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特定の回答情報を取得
回答の一覧を取得（回答期間を指定）
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フローボットトリガー
フォームに回答が送信されたら
フローボットオペレーション
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