指定日時にGoogleフォームの回答をCSVとして出力し、Gmailで送信する
指定日時にGoogleフォームの回答をCSVとして出力し、Gmailで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleフォーム
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで収集したアンケートや申し込みの回答を、定期的にCSVファイルとして抽出し、関係者へメールで共有する作業を手間に感じていませんか。この定型的な作業は忘れがちですが、業務上重要な情報共有であることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogleフォームの回答が保存されたスプレッドシートから自動でCSVを出力し、Gmailで送信する一連の流れを自動化し、定期的な報告業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した回答をCSV出力し、手動でメール共有している方
- 日次や週次での報告業務を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたいと考えている方
- Googleフォームの回答データを特定の担当者に定時で自動送信したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時にGoogleフォームの回答をCSVとして自動で出力しGmailで送信するため、手作業での報告業務にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの添付間違いや送信忘れなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）」アクションを設定し、Googleフォームの回答が保存されているスプレッドシートを指定してダウンロードします。
- その後、オペレーションでファイル名の変換アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの名称を任意の名前に変更します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ファイル名が変更されたCSVファイルを添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、「毎日午前9時」や「毎週金曜日の午後5時」など、業務に合わせて自由に起動する日時を設定してください。
- ファイル名の変換オペレーションでは、出力されるCSVファイルに日付の情報を含めるなど、管理しやすいファイル名を任意で設定できます。
- Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、送信先のメールアドレス、件名、本文の内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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Gmail
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
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特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
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フォームの設問タイトルや説明を追加する（日付/時間）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（均等目盛）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋記述）
フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋選択式）
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回答の一覧を取得特定の回答情報を取得回答の一覧を取得（回答期間を指定）フォームの質問を取得フォームのタイトルや説明を更新するフォームの設問タイトルや説明を更新する新しいフォームを作成フォームの公開設定を更新フォームの設問タイトルや説明を追加する（記述式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（選択式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（グリッド式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（日付/時間）フォームの設問タイトルや説明を追加する（均等目盛）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋記述）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像＋選択式）フォームの設問タイトルや説明を追加する（画像付き選択肢）
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