【ノーコードで実現】OneDrive上のファイルからデータを自動で抽出する方法

OneDriveに保存している請求書やアンケートなどのファイルから、特定の情報を手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？

この単純ながらも時間のかかる作業は、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなり、重要なデータを扱う上で大きな課題となりがちです。

そこで便利なのが、OneDriveに新しいファイルが追加されるたびに、その内容をAIが自動で読み取り、必要なデータだけを抽出してMicrosoft Excelに記録してくれる仕組みです。
この仕組みを活用することで、こうした面倒な手作業から解放され、データの分析や活用といった、より本質的な業務に集中する時間が確保できるようになるでしょう。

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできて、プログラミング知識がない方でも気軽に試せる方法です。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはOneDrive上のファイルからデータを抽出する業務フロー自動化のテンプレートがすでに用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！

OneDriveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する

試してみる

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■概要
OneDriveに保存された請求書や発注書の内容を、一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、OneDriveへのファイル格納をトリガーに、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、Microsoft Excelへデータが追加されるため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveに保存された書類の内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
・請求書や領収書の処理業務における、入力ミスや確認作業の削減を目指している経理担当者の方
・AI-OCRを活用したペーパーレス化や業務の自動化を推進したいと考えているDX担当者の方

■注意事項
・OneDriveとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

詳細を見る 試してみる

OneDrive上のファイルを読み取りMicrosoft Excelにデータを抽出するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、「OneDriveにファイルが格納されたら、OCRで内容を読み取りMicrosoft Excelにデータを自動で追加する」フローの設定手順を解説していきます！

これまで手作業で行っていた面倒なデータ入力業務を削減し、ヒューマンエラーの防止にも寄与できるでしょう。

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

また、「まだYoomを1度も使ったことがない！」という方は、初めてのYoomもチェックしてみてくださいね！

※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel／OneDrive

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Microsoft ExcelとOneDriveのマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• OneDriveのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにしてフローの動作確認

《参考》基本的なフローボットの作成方法

ステップ1：Microsoft ExcelとOneDriveのマイアプリ登録

ここでは、Yoomとフローで使用するアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Yoomとそれぞれのアプリを連携することで各アプリの操作が行えるようになるため、事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！

Microsoft Excel

以下に手順を解説したナビがあるので、こちらをご覧になりながら進めてみてくださいね！

【注意事項】

「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

《参考》Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項

OneDrive

こちらも同様に登録手順を解説した動画があるので、こちらをご参照ください。
【注意事項】
Microsoft Excel同様に、Microsoft 365（旧称 Office 365）の個人向けプランをご利用の場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いて、今回作成するフローボットのテンプレートをコピーします。
Yoomにはさまざまな業務シーンを想定した自動化フローのテンプレートが豊富にあり、テンプレートを使用することで簡単に設定が完了するのも魅力ですよね！

さっそく以下バナーの「試してみる」をクリックし、設定を進めていきましょう。

【Tips】テンプレートのコピー手順

• 以下バナーの右側にある「試してみる」をクリック
• Yoomのアカウントにログイン
  ※Yoomのアカウントをまだ作成していない方は、アカウント登録をしましょう！
• コピーしたテンプレートを格納するワークスペースを選択

OneDriveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する

試してみる

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■概要
OneDriveに保存された請求書や発注書の内容を、一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、OneDriveへのファイル格納をトリガーに、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、Microsoft Excelへデータが追加されるため、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveに保存された書類の内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
・請求書や領収書の処理業務における、入力ミスや確認作業の削減を目指している経理担当者の方
・AI-OCRを活用したペーパーレス化や業務の自動化を推進したいと考えているDX担当者の方

■注意事項
・OneDriveとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

詳細を見る 試してみる

コピーが完了すると、下図のように自動化フローの大枠が構築された状態の設定画面に切り替わります。

まずは、OneDriveのアプリトリガーの設定から始めていきましょう！

【Tips】コピーしたテンプレートが見つからない場合

テンプレートはコピーしたけど、あとで設定しようと思って一度画面を閉じたら、テンプレートがどこにあるのかわからなくなってしまった…といった場合もありますよね！

コピーしたテンプレートは、初めは基本的に「マイプロジェクト」に格納されています。

Yoomの画面左側にあるメニュー欄から「マイプロジェクト」にアクセスし、「フローボット」を選択すると、「【コピー】OneDriveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する」という名前で格納されているはずです。

もしテンプレートを見失ってしまった場合は、上記を参考に探してみてくださいね！

ステップ3：OneDriveのトリガー設定

最初の設定です！

まずはフローが起動するきっかけとなる、アプリトリガーの設定を行います。

(1/3)設定項目の選択

今回は、OneDriveの特定のフォルダ内にファイルが作成（または更新）されたら、フローが起動するように設定していきますよ！

コピーしたテンプレートの「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。

(2/3)連携アカウントとアクションを選択

次に、フローと連携するOneDriveアカウントと、検知対象となるアクションを選択していきます。

連携するアカウント情報には、基本的にステップ1でYoomと連携したアカウント情報が反映されていますよ！
もし反映されているアカウントとは別のものを使用したい場合は、「＋連携アカウントを追加」をクリックし、該当のアカウントを連携しましょう。
（連携方法は、ステップ1でご紹介した手順と同様です）

アクションは「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」であることを確認してくださいね！

設定内容を確認したら、「次へ」を押してください。