Microsoft Excelの雛形から発注書・注文書を作成してメールで送付
Microsoft Excelの雛形から発注書・注文書を作成してメールで送付
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
発注書や注文書の作成、そして取引先へのメール送付は、正確性が求められる一方で手間のかかる作業ではないでしょうか。都度、Microsoft Excelのファイルを開いて情報を手入力し、Gmailに添付して送るという一連の流れは、ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームに情報を入力するだけで、Microsoft Excelの雛形を元にした書類の作成からGmailでの自動送付までを一気通貫で自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelで発注書や注文書を作成し、手作業での送付に手間を感じている方
- 定型的な書類作成やメール送付業務のミスを減らし、効率化したいと考えている方
- フォーム入力を起点として、書類発行から送付までを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム入力から書類作成、メール送付までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業による書類への情報転記やメールの宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、発注内容などを入力するための注文書作成フォームを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、フォームで受け取った情報をもとに「注文書を発行する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された書類を添付して指定の宛先に送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、発注依頼に必要な情報（品名、数量、金額など）を質問項目として自由に設定できます。
- Microsoft Excelの書類発行機能では、使用する雛形ファイルや、発行する書類の詳細を任意で設定することが可能です。
- Gmailでのメール送付アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文に固定テキストを入れたり、フォームで受け取った情報を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。
■注意事項
- Microsoft Excel、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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