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フリーランスに業務を依頼する際、毎回契約書を作成するのに手間がかかっていませんか？
名前や業務内容、報酬額などを手作業で入力していると、入力ミスが発生したり、契約書作成に時間を取られて本来集中すべき業務を圧迫してしまったりすることがあります。
特に、複数のフリーランスと同時に契約を進める場合には、その管理はさらに煩雑になりがちです。
もし、フォームに必要な情報を入力するだけで、契約書が自動で生成され、指定の場所に安全に保管される仕組みがあれば、より重要なプロジェクトの進行やクリエイティブな業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングなどの専門知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、契約業務をもっとスムーズに進めましょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォーム情報をもとに契約書を自動生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
フリーランスの方とのやり取りで発生する契約書の作成・管理業務は、定型的でありながらも重要な作業のため、手間がかかるものです。手作業での情報転記やファイル管理は、ヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け取った情報を元に、契約書を自動で発行してBoxへ格納までを一気通貫で自動化し、仕組みをノーコードで構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Googleフォームの回答から契約書を自動生成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで回答が送信された際に、その内容を元に契約書を発行し、Boxに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Googleドキュメント／Box
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
フリーランスの方とのやり取りで発生する契約書の作成・管理業務は、定型的でありながらも重要な作業のため、手間がかかるものです。手作業での情報転記やファイル管理は、ヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け取った情報を元に、契約書を自動で発行してBoxへ格納までを一気通貫で自動化し、仕組みをノーコードで構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ステップ1：GoogleフォームとBoxをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
こちらのナビで紹介しているGoogle スプレッドシートを参考に、GoogleフォームとGoogleドキュメントのマイアプリ連携をしてください。
Boxのマイアプリ連携
以下のナビを参考にBoxのマイアプリ連携を進めてください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
フリーランスの方とのやり取りで発生する契約書の作成・管理業務は、定型的でありながらも重要な作業のため、手間がかかるものです。手作業での情報転記やファイル管理は、ヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け取った情報を元に、契約書を自動で発行してBoxへ格納までを一気通貫で自動化し、仕組みをノーコードで構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Googleフォームに回答が送信されたら設定
まずはトリガーの設定から始めましょう！
下記赤枠のフォームに回答が送信されたらをクリックしてください。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
次に、Googleフォームの画面に移動し、対象のフォームからテスト用データを送信しましょう。
今回は、下記のようなフォームに回答を入力して送信しました。(テスト操作なので、入力する内容は架空の情報でOKです)
送信したら、Yoomの画面に戻ります。
まずは、トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
続いて、フォームIDを設定します。
フォーム設定画面でコピーしたURLから、注釈を確認しながらフォームIDとなる箇所を抜き出して入力してください。
ここまで設定できたら、テストをクリックしましょう。
成功すると、下記のようなテスト成功画面が表示されています。
さらに下に進むと、取得した値にもデータが反映されているはずです。
この取得した値は、次の設定で使用します。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
また、Googleフォームは自由に回答を収集できるため、特定の取得した値が設定されていません。
そのため、使用したい値が表示されていない場合は追加する必要があります。
Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、下記の方法を参考にしてみてくださいね。
値が追加できたら以下のように取得した値に表示されます。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
ステップ4：Googleドキュメントの書類を発行する設定
次に、先ほど取得した値を活用して、契約書を作成する設定をしましょう。
下記赤枠の、書類を発行するをクリックします。
まだ、Googleドキュメントで契約書の雛形を準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は以下の雛形を使用します。
雛形の作成方法は以下のリンク先をご覧ください。
Googleドキュメントの雛形が準備できたらYoom画面に戻りましょう。
下記のような画面になるので、アクションとアカウント情報は先ほどと同様に、修正・確認してください。
下にスクロールし、ドキュメントのファイルIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から先ほど用意した雛形を選択してください。
次に、格納先のGoogle DriveフォルダIDを設定します。
入力欄をクリックし、作成した書類を保存したいフォルダを選択してください。
続いて、出力ファイル名を設定します。
入力欄をクリックすることで、取得した値を利用することも可能です。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
下記のように、取得した値部分は変動値として、テキスト部分は固定値として設定するなど、お好みでカスタマイズしてみてくださいね。
ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
画面が切り替わったら、置換対象の文字列を設定します。
雛形で設定した項目名が表示されない場合は、右上にある「置換条件を再取得」をクリックし、表示された項目名に取得した値を設定してください。
雛形で設定した項目名が表示されたら、それぞれの「置換後の文字列」に取得した値を入力しましょう。
全て設定できたらテストをクリックしてください。
成功したら、「ダウンロード」ボタンより雛形にデータが反映した契約書が作成できているか確認してみましょう。
また、Google Driveに指定したファイル名のPDFとGoogleドキュメントファイルが保存されているかも、チェックしてみてくださいね。
確認できたら、Yoom画面に戻って忘れずに完了をクリックしましょう。
ステップ5：Boxにファイルをアップロードする
前のステップで作成した契約書を、Boxにアップロードするための設定をします。
最後のオペレーションにある、ファイルをアップロードをクリックしてください。
アクションとアカウント情報は先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
次に、API接続設定をします。
「ファイル名」を取得した値から選択してください。
「格納先フォルダのコンテンツID」は手動で入力します。
「ファイルの添付方法」を取得した値を使用、「ファイル」を発行した書類、を選んでください。
設定が完了したら、「テスト」をクリック。
下記のような成功画面になり、取得した値にデータが反映していればOKです。
また、実際にBoxにファイルがアップロードされているはずなので確認してみましょう。
下記のように指定したフォルダにファイルが保存されていればOKです！
確認後、Yoom画面に戻って「完了」をクリックしてください。
ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしてください。
Googleフォームを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、GoogleフォームのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
Googleフォームに回答が送信されたら、通知・データ登録・書類作成・契約送付などさまざまな業務を自動化できます。
必要な書類や契約を自動生成して保管・送付まで行えるため、手作業による転記や連絡漏れを防ぎ、業務フローを効率化できるでしょう。
◼️概要
Googleフォームで回答が送信されたら、LINE WORKSの任意のトークルームに通知します。
投稿先のトークルームやメッセージ内容は任意の内容にカスタマイズ可能です。
◼️設定方法
1.GoogleフォームとLINE WORKSをYoomと連携してください。（マイアプリ連携）
2.「フォームに回答が送信されたら」というトリガーでフォームのIDを設定し、テストを実行してください。
3.テストが成功すると、フォームの回答情報が取得できるため、回答情報の中から取得したい情報を[＋]マークのボタンで選択し、アウトプットに格納してください。
4.「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、Googleフォームから取得した回答内容をもとに、対象のトークルームやメッセージ内容を設定してください。
◼️注意事項
・Googleフォーム、LINE WORKSそれぞれとのアカウント連携が必要です。
・Googleフォームの質問内容の設定を適宜変更してご利用ください。
■概要
Googleフォームの情報をもとにHubspotのコンタクトを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用しているマーケティング担当者
・Googleフォームでリード情報を収集し、HubSpotのコンタクトとして自動登録したい方
・手作業でのデータ入力の手間を削減し、リード管理を効率化したい方
・ウェビナー参加者、資料請求者などの情報をHubSpotで一元管理したい方
2.HubSpotを利用している営業担当者
・Googleフォームから得た見込み客情報をHubSpotに自動で取り込み、営業活動に活用したい方
・顧客情報をHubSpotで一元管理し、チームで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Googleフォームの回答内容をHubSpotのコンタクトに自動で登録するため、手作業による入力の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・Googleフォームから得たリード情報を自動でHubSpotに取り込むことで、リード管理を一元化し、効率的なフォローアップが可能になります。
■注意事項
・HubSpot、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Googleフォームが送信されたらPipedriveにリードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleフォームを利用してリード情報を収集している方
・WebサイトやランディングページなどでGoogleフォームを使ってリード情報を収集している方
・収集したリード情報をPipedriveに手動で入力する手間を省きたい方
・リード情報の入力ミスを減らしてデータの精度を高めたい方
2.Pipedriveを利用している営業・マーケティング担当者
・リード情報をPipedriveで一元管理して効率的な顧客管理や営業活動を行いたい方
・Googleフォームから収集したリード情報をPipedriveに自動で取り込みたい方
・リード情報に基づいたセグメント分けやターゲティングメールの配信などを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは顧客情報やアンケート結果などを効率的に収集できる便利なツールですが、収集したデータを手作業でPipedriveに転記するのは、時間と手間がかかり、入力ミスや情報漏れの原因にもなります。
このフローを導入することで、Googleフォームが送信されると自動的にPipedriveにリード情報が登録されます。これによって、営業担当者は手作業での入力作業を行う必要がなくなりリードへのアプローチや商談などの、より重要な業務に集中できます。また、データ入力ミスや情報漏れの心配がなくなり正確かつ効率的なリード管理が可能となります。
■注意事項
・Googleフォーム、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務効率化・自動化を進めたい方
・定型的なメール送信作業を自動化して業務効率を向上させたい方
・他のGoogle Workspaceアプリと連携した自動化フローを構築したい方
2.Googleフォームを活用して情報収集を行う方
・Googleフォームの送信後に回答者へのお礼や確認メールを手動で送信する手間を省きたい方
・回答者への対応漏れを防いで顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームは情報収集に非常に便利なツールですが、送信者への迅速な対応は顧客満足度向上や良好な関係構築に不可欠です。しかし、フォーム送信のたびに手動でGmailを返信するのは、時間と手間がかかってしまい対応漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Googleフォームが送信されたら、自動的に回答者にGmailが返信されるため、対応者は手作業での返信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的ミスのリスクも軽減されることで、より迅速かつ正確な対応が可能になります。
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Googleフォームに新しく回答があったら、Backlogに回答内容を使って課題を追加するフローです。
フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Backlogに登録する内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Googleフォーム、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Googleフォームに回答された内容を用いて、Docusignで契約書を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の作成と送付を頻繁に行う必要がある方
2.契約書の送付プロセスを自動化し、手動作業を減らしたいと考えている方
3.GoogleフォームとDocuSignを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・手入力によるミスが減り、契約書の正確性が向上します。
・テンプレートを使用することで、すべての契約書が一貫したフォーマットで作成されます。
■注意事項
・Googleフォーム、DocuSignそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームに回答された内容を用いて、Microsoft Excelで書類を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 見積書や申込書、申請書を頻繁に作成する必要がある方
・セールス担当者や営業アシスタント
・事務職員やオフィスマネージャー
・プロジェクトマネージャー
・購買部門の担当者
2. 手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・ワークフローの自動化に関心があるビジネスアナリスト
・データの正確性を高めたい会計や経理担当者
3. GoogleフォームとMicrosoft Excelを日常的に活用している方
・オンラインフォームを用いて顧客や社員から情報を収集している人事担当者
・デジタルツールを活用してデータ管理を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・フォームの回答のみで見積書や申込書、申請書など様々な書類を作成することができます。
・手入力の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
■注意事項
・Microsoft Excel、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Googleフォームで回答が送信されたら、その回答内容を自動的にYoomの任意のデータベースに登録します。
アンケートや問い合わせフォームなど様々な用途で利用可能です。
■設定方法
・GoogleフォームとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・「フォームに回答が送信されたら」というトリガーでフォームのIDを設定し、テストを実行してください。
・テストが成功すると、フォームの回答情報が取得できるため、回答情報の中から取得したい情報を[＋]マークのボタンで選択し、アウトプットに格納してください。
・「フォームの回答を格納する」というオペレーションで、Googleフォームから取得した回答内容をもとに、対象のデータベースやテーブル情報を設定してください。
■注意事項
・Googleフォームとのアカウント連携が必要です。
・Googleフォームの質問内容の設定を適宜変更してご利用ください。
■概要
「Googleフォームの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローはデータ収集から書類作成、保管までを一貫して自動化する業務ワークフローです。
Googleフォームで集めた回答を基に必要な書類をGoogleドキュメントで自動生成し、Google Driveに整理して保存します。
これにより手動でのデータ入力やファイル管理の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
フォームからの問い合わせや申し込み後、手作業でkintoneにデータを転記し、関係者にOutlookで通知を送る業務に手間を感じていませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信された際にkintoneへのレコード追加とOutlookでのメール送信が自動で実行されるため、一連の業務を正確かつ効率的に処理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まとめ
Googleフォームなどを活用して契約書の生成を自動化することで、これまでフリーランスと契約するたびに発生していた手作業での書類作成や管理の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。
これにより、担当者は契約関連の定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：複数の契約書雛形を使い分けることはできますか？
A：
進行先の切り替え条件を追加することで可能です。
例えば、Googleフォームにラジオボタンの質問項目を追加し、その選択肢によって進行先を切り替えることができます。
あとは、それぞれの切り替え先で別の雛形を指定すればOKです。
詳しくは下記リンクをご覧ください。
※「進行先を切り替える」機能（オペレーション）は、ミニプラン以上の有料プランでのみ利用できます。
もしフリープランでこの機能を使おうとするとエラーになってしまうので、ご注意ください！
ミニプランをはじめとした有料プランは、2週間の無料トライアルができます。
無料トライアル期間中は、普段は制限があるアプリや機能（オペレーション）もしっかり試せるので、ぜひ活用してみてくださいね。
Q：契約相手への確認依頼も自動化できる？
A：
はい、可能です！
「担当者へ対応を依頼」オペレーションや「承認を依頼」オペレーションを使用すれば実現できます。
Q：途中で処理が失敗したらどうなる？
A：
フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
