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フリーランスに業務を依頼する際、毎回契約書を作成するのに手間がかかっていませんか？
名前や業務内容、報酬額などを手作業で入力していると、入力ミスが発生したり、契約書作成に時間を取られて本来集中すべき業務を圧迫してしまったりすることがあります。
特に、複数のフリーランスと同時に契約を進める場合には、その管理はさらに煩雑になりがちです。
もし、フォームに必要な情報を入力するだけで、契約書が自動で生成され、指定の場所に安全に保管される仕組みがあれば、より重要なプロジェクトの進行やクリエイティブな業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングなどの専門知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、契約業務をもっとスムーズに進めましょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォーム情報をもとに契約書を自動生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームの回答から契約書を自動生成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで回答が送信された際に、その内容を元に契約書を発行し、Boxに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Googleドキュメント／Box
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：GoogleフォームとBoxをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
こちらのナビで紹介しているGoogle スプレッドシートを参考に、GoogleフォームとGoogleドキュメントのマイアプリ連携をしてください。
Boxのマイアプリ連携
以下のナビを参考にBoxのマイアプリ連携を進めてください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Googleフォームに回答が送信されたら設定
まずはトリガーの設定から始めましょう！
下記赤枠のフォームに回答が送信されたらをクリックしてください。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
次に、Googleフォームの画面に移動し、対象のフォームからテスト用データを送信しましょう。
今回は、下記のようなフォームに回答を入力して送信しました。(テスト操作なので、入力する内容は架空の情報でOKです)
送信したら、Yoomの画面に戻ります。
まずは、トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
続いて、フォームIDを設定します。
フォーム設定画面でコピーしたURLから、注釈を確認しながらフォームIDとなる箇所を抜き出して入力してください。
ここまで設定できたら、テストをクリックしましょう。
成功すると、下記のようなテスト成功画面が表示されています。
さらに下に進むと、取得した値にもデータが反映されているはずです。
この取得した値は、次の設定で使用します。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
また、Googleフォームは自由に回答を収集できるため、特定の取得した値が設定されていません。
そのため、使用したい値が表示されていない場合は追加する必要があります。
Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、下記の方法を参考にしてみてくださいね。
値が追加できたら以下のように取得した値に表示されます。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
ステップ4：Googleドキュメントの書類を発行する設定
次に、先ほど取得した値を活用して、契約書を作成する設定をしましょう。
下記赤枠の、書類を発行するをクリックします。
まだ、Googleドキュメントで契約書の雛形を準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は以下の雛形を使用します。
雛形の作成方法は以下のリンク先をご覧ください。
Googleドキュメントの雛形が準備できたらYoom画面に戻りましょう。
下記のような画面になるので、アクションとアカウント情報は先ほどと同様に、修正・確認してください。
下にスクロールし、ドキュメントのファイルIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から先ほど用意した雛形を選択してください。
次に、格納先のGoogle DriveフォルダIDを設定します。
入力欄をクリックし、作成した書類を保存したいフォルダを選択してください。
続いて、出力ファイル名を設定します。
入力欄をクリックすることで、取得した値を利用することも可能です。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
下記のように、取得した値部分は変動値として、テキスト部分は固定値として設定するなど、お好みでカスタマイズしてみてくださいね。
ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
画面が切り替わったら、置換対象の文字列を設定します。
雛形で設定した項目名が表示されない場合は、右上にある「置換条件を再取得」をクリックし、表示された項目名に取得した値を設定してください。
雛形で設定した項目名が表示されたら、それぞれの「置換後の文字列」に取得した値を入力しましょう。
全て設定できたらテストをクリックしてください。
成功したら、「ダウンロード」ボタンより雛形にデータが反映した契約書が作成できているか確認してみましょう。
また、Google Driveに指定したファイル名のPDFとGoogleドキュメントファイルが保存されているかも、チェックしてみてくださいね。
