フォームに回答があったら、kintoneにレコードを格納しOutlookに送信する

■概要

フォームからの問い合わせや申し込み後、手作業でkintoneにデータを転記し、関係者にOutlookで通知を送る業務に手間を感じていませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信された際にkintoneへのレコード追加とOutlookでのメール送信が自動で実行されるため、一連の業務を正確かつ効率的に処理できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた内容をkintoneやOutlookを用いて手動で管理している担当者の方
• データ転記や関係者への通知連絡における、入力ミスや対応漏れなどの課題を解消したい方
• 問い合わせ対応の初動を自動化し、リード管理を効率化したいと考えているチームの責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答を起点にkintoneへのレコード追加とOutlookでの通知が自動実行され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てられます。
• 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや通知漏れなどのヒューマンエラーを防止し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容をkintoneのレコードとして追加します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、関係者に通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、実際の運用に合わせて質問項目を自由に追加・修正することが可能です。
• kintoneにレコードを追加するオペレーションでは、対象となるアプリのIDを指定し、フォームの回答内容をどのフィールドに格納するかを任意で設定してください。
• Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に編集可能です。フォームの回答内容を本文に差し込み、具体的な情報を関係者に通知することもできます。

■注意事項

• kintone、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。