Googleフォームで回答が送信されたら、契約書を発行してBoxに格納する

■概要

フリーランスの方とのやり取りで発生する契約書の作成・管理業務は、定型的でありながらも重要な作業のため、手間がかかるものです。手作業での情報転記やファイル管理は、ヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け取った情報を元に、契約書を自動で発行してBoxへ格納までを一気通貫で自動化し、仕組みをノーコードで構築できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームを利用してフリーランスの情報を収集し、契約書を作成している方
• 手作業での契約書作成による転記ミスや、ファイル管理の煩雑さにお悩みの方
• 契約書を自動生成する仕組みを導入したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答を起点に契約書の発行から格納までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます
• システムがフォームの情報を正確に書類へ反映させるので、手入力による転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、フォームの回答内容を反映した契約書ファイルを生成します
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」を設定し、生成されたファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォームのIDを任意で設定してください
• Googleドキュメントのオペレーションでは、契約書の雛形として使用するドキュメントのファイルIDを任意で設定してください

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■注意事項

• Googleフォーム、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。