Googleフォームの情報をもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Gmail

と

Googleフォーム

と

Googleドキュメント

を自動連携できます。

■概要

Googleフォームで受け付けた情報を元に、見積書や請求書などを手作業で作成していませんか？特に複数の書類を同時に作成する場合、転記ミスや送付漏れなどの手間やリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、GoogleドキュメントやGoogle スプレッドシートを雛形にした複数の書類が自動で一括作成され、PDF化してGmailで送信するまでの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

Googleフォームからの問い合わせに対し、手作業で見積書や申込書を作成している営業担当者の方
各種申請をGoogleフォームで受け付け、複数の書類を作成・送付している事務担当者の方
Google Workspaceを活用し、書類作成からメール送信までの定型業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

Googleフォームへの回答を起点に、書類の一括作成からGmailでのPDF送付までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
手作業による情報の転記ミスや書類の添付漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションでGoogleドキュメントやGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを必要数設定し、複数の書類を作成します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類をPDFとして添付して送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
GoogleドキュメントやGoogle スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、元となる雛形書類や発行後のファイル名などを任意に設定できます。
Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先（To, Cc, Bcc）を任意に設定できます。また、件名や本文には固定のテキストだけでなく、Googleフォームで取得した回答内容を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

Googleフォーム、Googleドキュメント、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。

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