Googleフォームで特定の回答が送信されたら、Google ドキュメントで書類を発行する

■概要

Googleフォームで受け付けたアンケートや申し込み内容を、手作業でGoogle ドキュメントに転記して書類を作成する業務は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに特定の回答が送信されたことをきっかけに、Google ドキュメントで書類を自動で発行できます。これにより、手作業による定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとGoogle ドキュメントを使った手作業での書類作成に課題を感じている方
• フォームの回答内容に応じて、発行する書類を自動で変更したいと考えている担当者の方
• Googleフォームから取得した情報を元にした定型的な書類作成のプロセスを効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答が送信されると自動で書類が発行されるため、これまで手作業での作成や転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手による情報の転記ミスや、書類の作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、フォームの回答内容に応じた条件を設定します。
4. 最後に、オペレーションで書類発行機能を設定し、設定した条件に基づいてGoogle ドキュメントで書類を発行します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるGoogleフォームは、任意のフォームを指定して設定することが可能です。
• 分岐機能では、Googleフォームから取得した回答内容などを利用し、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
• 書類発行機能では、発行する書類の雛形となるGoogle ドキュメントを任意で設定でき、フォームの回答内容などを書類内の特定箇所に差し込む設定が可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。