Googleフォームで回答が送信されたら、Google スプレッドシートで書類を発行する

■概要

Googleフォームで受け付けた依頼や注文内容をもとに、手作業で請求書などを作成していませんか？
定型的ながらも重要なこの作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけにGoogle スプレッドシートから自動で書類を発行するため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた情報をもとに、手作業で請求書などを作成している方
• Googleフォームからの書類発行を自動化したい方
• 手作業による転記ミスをなくし、書類発行業務の精度を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答が送信されると自動で書類が発行されるため、これまで手作業で行っていた請求書作成の時間を短縮できます
• フォームの回答内容が直接書類に反映されるため、手作業による転記ミスや金額の計算間違いといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションで書類発行機能を選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、フォームの回答内容を反映させます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください
• 書類発行機能では、Google スプレッドシートの任意の雛形ファイルを設定し、フォームの回答内容をどのセルに反映させるかなどを自由にカスタマイズできます

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。