「Googleフォームで受け付けた情報から、個別の営業資料を作るのが大変…」
「毎回同じような内容で資料を作り直していて、もっと効率化したい…」
このように、営業資料の作成に関する手作業や繰り返し業務に多くの時間を費やし、本来注力すべき顧客対応や戦略立案の時間が圧迫されていると感じていませんか？
もし、フォームに入力された情報を基にAIがパーソナライズされた営業資料を自動で作成し、関係者へ即座に共有できる仕組みがあれば、資料作成にかかる膨大な手間と時間を削減し、ヒューマンエラーのリスクも軽減することで、より質の高い営業活動に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、プログラミングの知識も不要なので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには入力情報を基にAIで営業資料を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームから回答が送信されたら、営業資料をAIで作成し、Gmailで送信する
試してみる
■概要
Googleフォームに新しい回答が送信されるたび、手作業で営業資料を作成する過程でのヒューマンエラーが気になるといったことはありませんか。
このワークフローは、Googleフォームへの回答をきっかけに、AIが営業資料を自動で作成します。
さらに、Gmail経由で送信するまでの一連の流れを自動化することで、作業の効率化が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームの回答に基づき、手作業で営業資料を作成・送信している方
- AIを活用して資料作成業務を効率化し、ミスを減らしたいと考えている方
- Gmailでの定型的なメール送信業務を自動化し、時間を有効活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に、AIによる資料作成からGmailでの送信までを自動化することで、手作業にかかる時間を削減します。
- 一連のプロセスが自動で処理されるため、資料作成時の記載漏れやメール送信時の宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を抑えることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- トリガーとして、Googleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定することで、フォームへの新規回答を検知します。
- 続いて、AI機能「テキストを生成する」アクションを設定し、Googleフォームから取得した回答内容に基づいて営業資料の原稿を作成します。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたテキストを用いて、あらかじめ用意した雛形から営業資料を発行します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された営業資料を添付ファイルとして、指定された宛先に自動でメール送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストを生成する」の設定では、Googleフォームから取得した回答内容などの動的な情報を変数としてプロンプトに組み込むことで、個別の状況に応じたメッセージを含む営業資料の原稿を作成できます。
- Google スプレッドシートで書類を発行する際には、事前に実際の運用に合わせた内容で、営業資料の雛形となるテンプレートを作成しておく必要があります。
- Gmailでのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを任意に設定できるほか、メールの件名や本文に固定のテキストだけでなく、Googleフォームの回答内容など前段のステップで取得した値を活用して動的に作成できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
入力情報を基にAIで営業資料を自動作成・連携する方法
日々の業務で利用するGoogleフォームなどの入力情報を基に、AIを活用して営業資料を自動で作成し、さらにその資料を様々なツールへ連携する自動化フローは、業務効率を大幅に向上させます。
ここでは、具体的な自動化のパターンをいくつか紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
AIで作成した営業資料をメールツールに自動連携する
Googleフォームなどから送信された回答内容をトリガーとして、AIがパーソナライズされた営業資料を自動で作成し、Gmailなどのメールツールを通じて指定のアドレスに即座に送信することができます。
顧客への迅速な情報提供や社内でのスムーズな情報共有が実現し、営業サイクルの短縮にも繋がるはずです。
Googleフォームから回答が送信されたら、営業資料をAIで作成し、Gmailで送信する
試してみる
■概要
Googleフォームに新しい回答が送信されるたび、手作業で営業資料を作成する過程でのヒューマンエラーが気になるといったことはありませんか。
このワークフローは、Googleフォームへの回答をきっかけに、AIが営業資料を自動で作成します。
さらに、Gmail経由で送信するまでの一連の流れを自動化することで、作業の効率化が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームの回答に基づき、手作業で営業資料を作成・送信している方
- AIを活用して資料作成業務を効率化し、ミスを減らしたいと考えている方
- Gmailでの定型的なメール送信業務を自動化し、時間を有効活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に、AIによる資料作成からGmailでの送信までを自動化することで、手作業にかかる時間を削減します。
- 一連のプロセスが自動で処理されるため、資料作成時の記載漏れやメール送信時の宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を抑えることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- トリガーとして、Googleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定することで、フォームへの新規回答を検知します。
- 続いて、AI機能「テキストを生成する」アクションを設定し、Googleフォームから取得した回答内容に基づいて営業資料の原稿を作成します。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたテキストを用いて、あらかじめ用意した雛形から営業資料を発行します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された営業資料を添付ファイルとして、指定された宛先に自動でメール送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストを生成する」の設定では、Googleフォームから取得した回答内容などの動的な情報を変数としてプロンプトに組み込むことで、個別の状況に応じたメッセージを含む営業資料の原稿を作成できます。
- Google スプレッドシートで書類を発行する際には、事前に実際の運用に合わせた内容で、営業資料の雛形となるテンプレートを作成しておく必要があります。
- Gmailでのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを任意に設定できるほか、メールの件名や本文に固定のテキストだけでなく、Googleフォームの回答内容など前段のステップで取得した値を活用して動的に作成できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
AIで作成した営業資料をチャットツールに自動連携する
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
Googleフォームなどからの入力情報を基にAIが生成した営業資料を、Slackなどのビジネスチャットツールに自動で通知・共有できます。
チーム内での情報伝達が迅速化され、リアルタイムでのフィードバックや次のアクションへの移行がスムーズになり、対応漏れの防止や意思決定の迅速化に貢献できるかもしれません。
フォームから回答が送信されたら、営業資料をAIで作成し、Slackに送信する
試してみる
■概要
手作業で営業資料を作成し、関係者にSlackで共有する、といった定型業務に時間を取られていませんか。
これらの作業は手間がかかる上に、ヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、フォームからの回答送信をきっかけに、AIが営業資料を自動で作成します。
さらに、Slackへ送信するまでの一連の流れを自動化でき、業務の効率化と品質向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム回答後の資料作成やSlack通知に手間を感じている方
- AIを活用して、個別の回答内容に応じた営業資料作成を効率化したいと考えている方
- Slackを活用したチーム内の情報共有を、より迅速かつ正確に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から資料作成、Slackへの送信までを自動化することで、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- AIによる資料作成とシステムによる自動通知を行うため、手作業による作成ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートおよびSlackをYoomと連携します。
- トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」を設定します。これにより、指定したフォームに回答が送信されるとフローが起動します。
- 次に、「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームの回答内容を元に営業資料のテキストを作成します。
- 続いて、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたテキストを元に、営業資料（PDFなど）を作成します。
- 最後に、Slackの「ファイルを送る」アクションを設定し、作成された営業資料を指定したチャンネルや担当者に自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストを生成する」アクションを設定する際、プロンプトにフォームから取得した回答内容を変数として埋め込むことで、回答者ごとにパーソナライズされた動的なテキストを生成できます。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージの宛先を任意で指定可能です。また、通知メッセージの本文も固定値だけでなく、フォームの回答内容やAIが生成したテキストの一部を変数として挿入し、状況に応じたメッセージを作成できます。
■注意事項
フォームからの情報を基にAIで営業資料を作成し、各種サービスに保存・連携する
Zoho Formsのような様々なフォーム作成ツールで受け付けた回答や、その他のデータソースからの情報を活用してAIが営業資料を自動生成し、その資料をBoxのようなオンラインストレージサービスに整理して保存したり、必要に応じてデータベースやCRMシステムに情報を連携したりすることができます。
資料の一元管理とデータ活用の効率化が図れ、チーム全体の生産性向上に役立つはずです。
Zoho Formsから回答が送信されたら、営業資料をAIで作成し、Boxに格納する
試してみる
■概要
Zoho Formsで受け付けた顧客からの回答をもとに、営業資料を作成してBoxへ格納する作業は、手間と時間がかかります。
特に、回答ごとに内容をカスタマイズして資料を作成する場合、その負担は大きくなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Zoho Formsへの回答送信をトリガーとして、AIが顧客情報に基づいた営業資料のテキストを生成します。
さらに、Google スプレッドシートで資料として発行、そしてBoxへ自動的に格納するため、何度もツールを行き来する必要がなくなるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Formsで収集した情報を元にした営業資料作成に時間を要している方
- AIを活用してパーソナライズされた資料を効率的に作成し、Boxで管理したいと考えている方
- 手作業による資料作成や格納作業でのミスを減らし、業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Formsへの回答後、AIによる資料作成からBoxへの格納までが自動化されるため、手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報入力の漏れや、資料の格納ミスといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho Forms、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
- トリガーでZoho Formsの「フォームの回答が送信されたら」といったアクションを設定し、特定のフォームを指定します。
- 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Zoho Formsから取得した回答内容を元に営業資料のテキストを作成します。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたテキストや回答者の情報を用いて、事前に用意したテンプレートから営業資料を発行します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行された営業資料を指定したフォルダへ自動的に格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で営業資料のテキストを生成する際、Zoho Formsから取得した回答内容（例えば、顧客の興味関心や課題など）を変数としてプロンプトに埋め込むことで、個別の顧客に合わせた動的なメッセージや提案内容を含む資料を作成するように設定できます。
- Boxへファイルをアップロードする際、前段のオペレーションで取得した顧客名や日付などの情報をファイル名に含めたり、特定のルールに基づいて格納先フォルダを動的に変更したりするなど、ファイル管理をより効率的に行うための設定が可能です。
■注意事項
Googleフォームの回答からAIで営業資料を自動作成しGmailで送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答が送信された際に、その情報を基にAIが営業資料を自動で作成し、作成された資料をGmailで指定のメールアドレスに送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォーム・Googleドキュメント・Gmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定、AIによるテキスト生成の設定、 Googleドキュメントのアクション設定、Gmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで交通費の情報を受信したら、Google スプレッドシートの精算用シートに自動追加する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailに届く交通費の報告メールを、一件ずつ確認しながらGoogle スプレッドシートの精算用シートへ手入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に月末月初などの繁忙期には、この作業が大きな負担となることもあります。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いた交通費関連のメールを受信した際に、AI機能がメール本文から必要な情報を抽出し、Google スプレッドシートへ自動で追加するため、転記作業の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する交通費情報を手作業で転記し、負担を感じている経理担当者の方
- Google スプレッドシートを用いた経費精算業務の効率化を図りたいと考えている方
- 手作業による入力ミスを削減し、経費処理の正確性を向上させたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した交通費情報をAIが自動でGoogle スプレッドシートに転記するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、経費精算業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで交通費関連のメールに付与するラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から交通費に関する情報（日付、金額、利用区間、摘要など）を抽出するように指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで抽出した各データを、指定したスプレッドシートの対応する列に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動処理の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、受信するメールのフォーマットに合わせて、どの情報（例：利用日、訪問先、交通手段、金額など）を抽出項目として設定するかを定義できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、データを追加する対象のスプレッドシートIDやシート名、そしてAI機能で抽出した各データ項目をシートのどの列に紐付けるかを設定します。また、特定の列に固定値を入力する設定も可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Googleフォーム・Google スプレッドシート・Gmailをマイアプリ連携
それぞれのアプリとYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Googleフォームのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogleフォームと入力し、Googleフォームを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
すると、マイアプリにGoogleフォームが追加されます。これでGoogleフォームの登録は完了です！
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
先ほどと同様に、Yoomのマイページの「新規接続」ボタンをクリックし、Google スプレッドシートを選択します。
Google スプレッドシートを選択すると、以下のような画面が表示されます。
赤枠部分の「Sign with Google」を押下してください。
以下のような画面が表示されたら、今回連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、次の画面で「続行」を選択します。
これで、Google スプレッドシートのマイアプリ登録が完了です！
【Gmailのマイアプリ連携】
続いて、Gmailのマイアプリ連携を行います。
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったら、ページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
マイアプリの一覧にそれぞれのアプリのアイコンが表示されていたら、次のステップに進みましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Googleフォームから回答が送信されたら、営業資料をAIで作成し、Gmailで送信する
試してみる
■概要
Googleフォームに新しい回答が送信されるたび、手作業で営業資料を作成する過程でのヒューマンエラーが気になるといったことはありませんか。
このワークフローは、Googleフォームへの回答をきっかけに、AIが営業資料を自動で作成します。
さらに、Gmail経由で送信するまでの一連の流れを自動化することで、作業の効率化が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームの回答に基づき、手作業で営業資料を作成・送信している方
- AIを活用して資料作成業務を効率化し、ミスを減らしたいと考えている方
- Gmailでの定型的なメール送信業務を自動化し、時間を有効活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に、AIによる資料作成からGmailでの送信までを自動化することで、手作業にかかる時間を削減します。
- 一連のプロセスが自動で処理されるため、資料作成時の記載漏れやメール送信時の宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を抑えることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- トリガーとして、Googleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定することで、フォームへの新規回答を検知します。
- 続いて、AI機能「テキストを生成する」アクションを設定し、Googleフォームから取得した回答内容に基づいて営業資料の原稿を作成します。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたテキストを用いて、あらかじめ用意した雛形から営業資料を発行します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された営業資料を添付ファイルとして、指定された宛先に自動でメール送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストを生成する」の設定では、Googleフォームから取得した回答内容などの動的な情報を変数としてプロンプトに組み込むことで、個別の状況に応じたメッセージを含む営業資料の原稿を作成できます。
- Google スプレッドシートで書類を発行する際には、事前に実際の運用に合わせた内容で、営業資料の雛形となるテンプレートを作成しておく必要があります。
- Gmailでのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを任意に設定できるほか、メールの件名や本文に固定のテキストだけでなく、Googleフォームの回答内容など前段のステップで取得した値を活用して動的に作成できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：トリガーとなるGoogleフォームの設定
最初の設定です！まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
※Googleフォームトリガーで回答内容を取得する方法についての詳細説明はこちらをご確認ください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
連携するアカウント情報には、マイアプリ連携が済んでいるアカウント情報が反映されています。
タイトルは必要に応じて修正し、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしましょう！
ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定を行います。
今回はこのようなフォームを用意しました！
フォームの用意ができたら、必ずフォームに回答をしてくださいね。
※フォームに回答しないとテストに成功しませんので、ご注意ください。
Googleフォームの回答まで完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
- 「トリガーの起動時間」は任意で設定してください。ここでは、5分で設定をしています。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
- 「フォームID」は入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
※「フォームID」は該当のフォームURL内から取得ができます。「https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDです。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット（取得した値）が表示されます。
もし、下図の「最終回答日時」のように、項目横に文字が入っていない場合は、「＋取得する値を追加」をクリックしましょう。
※下図は、「提案サービス」などの項目横に文字が入っていないため、「＋取得する値を追加」から追加する必要があります。
詳しくはこちらをご確認ください。
以下の画面が表示されたら、追加したい内容が記載された、横にある赤枠に囲まれた「＋」ボタンをクリックしてください。
すると、画面右の「追加する値」に選択した項目が表示されます。
追加ができたら、忘れずに「追加」をクリックしましょう。
最後に、「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。
先ほどテスト回答した内容が「取得した値」に表示されたかを確認してください。問題なければ、次のステップに進みましょう！
ステップ4：テキストを生成する設定
「テキストを生成する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→テキストを生成する
- 「アクション」→プルダウンから選択
次に進むと、以下のような詳細設定の画面に遷移します。
ここでは、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
テンプレートを使用しているため、プロンプトに文章が設定してありますが、自由に設定してくださいね。
以下の画像のように、任意で作成した文章と先ほど取得した値を組み合わせて設定してください。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。テストが成功し、取得した値に表示されました。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
これで、AIを用いてテキストを生成する設定は完了です！
ステップ5：書類を発行する設定
以下の赤枠をクリックしましょう！
次の画面で、連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
タイトルは変更せず、画面を下にスクロールしましょう！
スクロールし、雛形書類を準備してください。
今回は以下のような雛形書類を準備しました。
※雛形書類についてはこちらをご確認ください。
Yoom画面に戻り、「スプレッドシートのファイルID」を設定しましょう。
以下の画像のように、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
次に、発行書類の設定を行いましょう。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、候補から設定できます。
「出力ファイル名」は、直接入力するか、アウトプットを活用して設定してください。
下図のようにアウトプットを活用すると、顧客名や会社名が記載されたファイル名を作成できます。
※下図はアウトプット活用の例です。ただし、以下のように「対象顧客」の項目横に取得した値が表示されていない場合は、「_営業資料」と表示されてしまうので、ご注意ください。
設定できたら、「次へ」をクリックしましょう。
続いて、置換条件の設定画面に遷移したら、設定方法を確認してください。
「置換後の文字列」は、以下の画像のように「取得した値」を引用して入力してください。
「テスト」をクリックしましょう！
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックして次の設定に進んでください。
ステップ6：Gmailに通知する設定
最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
タイトルは任意で編集し、アクションはそのままで、画面を下にスクロールしましょう！
すると、以下の画面が表示されます。
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
-
To：通知先となるメールアドレスを設定
※入力欄をクリックして表示されるアウトプットから引用可能です。
-
CC/BCC：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
-
差出人の名前：差出人の名前を設定
-
件名：通知されるメールの件名を任意で設定
「本文」の欄には、任意で作成した文章を設定してください。
添付ファイルを以下のように設定し、「次へ」をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう！
最後に、Gmailにメールが届いているかを確認します。
無事に通知されましたね。
以上で【Googleフォームから回答が送信されたら、営業資料をAIで作成し、Gmailに送信する】フローボットの完成です！ここまでお疲れ様でした！
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
書類発行機能を使ったその他の自動化例
書類発行機能を活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば、以下のような自動化はいかがでしょうか。
DocuSignで契約が完了したら、帳票をDiscordに送信する
試してみる
■概要
DocuSignでの電子契約は便利ですが、契約完了後に社内への通知や帳票の共有を手作業で行うのは手間がかかる作業ではないでしょうか。通知漏れや共有の遅延が発生し、ビジネスのスピードを損なうこともあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignで契約が完了すると同時に、契約書をDiscordの指定チャンネルへ自動で送信し、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後、手作業での通知や共有に課題を感じている方
- 契約関連の情報を迅速にチーム内で共有し、業務の透明性を高めたい方
- 契約締結から社内共有までの一連のプロセスを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了をトリガーに、自動で通知とファイル共有が実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや、誤ったファイル・宛先への送信といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約の詳細情報を取得します。
- さらに、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションを設定し、契約書ファイルをYoom上に取得します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordへファイルを送信するアクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定することが可能です。
- 送信するメッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、前のステップでDocuSignから取得した契約書の情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- DocuSign、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
Google Driveに帳票がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
取引先から受領した請求書などの帳票をGoogle Driveに保存した後、内容を目視で確認しながらGoogle スプレッドシートに転記する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Google Driveに特定のファイルがアップロードされると、OCR機能が帳票の文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、こうした転記作業の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存した請求書や注文書の内容を手作業で転記している経理や営業事務の方
- 紙やPDFの帳票からのデータ入力を自動化し、入力ミスをなくしたいと考えている方
- 毎月発生する定型的な書類管理業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りから転記までが自動処理されるため、手作業でのデータ入力時間を短縮できます。
- 目視確認や手入力による転記ミス・漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を担保することで、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した帳票ファイルをダウンロードします。
- さらに、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから会社名や金額などの必要な情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のスプレッドシートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で指定することが可能です。
- OCR機能では、読み取りたい帳票のフォーマットに合わせて、日付や金額、発行元といった抽出項目を自由に設定できます。
- Google スプレッドシートにデータを追加する際、記録先のシートや、OCRで読み取ったどの情報をどの列に記録するかのマッピングを任意で設定できます。
■注意事項
- Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してOutlookに送信する
試してみる
■概要
新しい担当者の追加や従業員の入社に伴い、Google Workspaceへのユーザー登録後、契約書を作成してOutlookで送付するといった定型業務に追われていませんか？手作業での書類作成やメール送信は、時間がかかるだけでなく、宛先ミスや添付漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、契約書の作成からOutlookでのメール送信までを自動化し、これらの業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceでユーザー管理を行い、手作業で契約書を作成・送付している方
- 新人や取引先のオンボーディングプロセスを自動化し、効率を上げたいと考えている方
- 手作業による書類の作成ミスやメールの送信漏れなどのリスクをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録から契約書作成、Outlookでの送信までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による書類作成のミスや、メールの宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Workspace、Google ドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションでフローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」を設定し、登録されたユーザーの情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」を設定し、取得した情報をもとに契約書のひな形から書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、作成した契約書を添付して該当のユーザーに自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- YoomのGoogle Workspace連携は、チームプランおよびサクセスプランでご利用いただけます。フリープラン、ミニプランではご利用いただけませんのでご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、Google Workspace連携を含む全ての機能をお試しいただけます。
Microsoft Teamsに特定条件のメッセージが投稿されたら、書類を作成しMicrosoft SharePointに保存する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsに特定条件のメッセージが投稿されたら、書類を作成しMicrosoft SharePointに保存する」フローは、コミュニケーションの中で重要な情報を自動的に整理・保管する業務ワークフローです。
このフローを導入すれば、情報の整理整頓がスムーズになり、業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsを活用して日常的にコミュニケーションを行っている企業のIT担当者
- チーム内で共有される重要な情報を効率的に管理・保存したいプロジェクトマネージャー
- 情報の検索性を高め、業務の生産性を向上させたい中小企業の経営者
- Microsoft SharePointを既に導入しており、Microsoft Teamsとの連携を強化したいユーザー
- 業務フローの自動化を進めるための具体的なソリューションを探しているビジネス担当者
■このテンプレートを使うメリット
- 情報管理の効率化：特定のハッシュタグを活用することで、必要な情報を自動的にSharePointに保存。手動での整理が不要になります。
- 検索性の向上：保存された情報はSharePoint上で整理されるため、必要なデータを迅速に検索・参照できます。
- 業務の自動化による時間節約：定型的な情報保存作業を自動化することで、従業員はより付加価値の高い業務に集中できます。
まとめ
Googleフォームなどの入力情報をトリガーとしてAIによる営業資料作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた資料作成の時間を大幅に削減し、入力ミスや内容の不備といったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者は個々の顧客に合わせた資料を迅速に提供できるようになり、より戦略的な営業活動や顧客とのコミュニケーションに集中できる時間が増え、結果として提案の質向上や成約率アップにも繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的なインターフェースを通じて簡単に業務フローを構築できます。
もし営業資料作成の自動化やAI活用に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
