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「Googleフォームで受け付けた情報から、個別の営業資料を作るのが大変…」
「毎回同じような内容で資料を作り直していて、もっと効率化したい…」
このように、営業資料の作成に関する手作業や繰り返し業務に多くの時間を費やし、本来注力すべき顧客対応や戦略立案の時間が圧迫されていると感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">フォームに入力された情報を基にAIがパーソナライズされた営業資料を自動で作成し、関係者へ即座に共有できる仕組み</span>があれば、資料作成にかかる膨大な手間と時間を削減し、ヒューマンエラーのリスクも軽減することで、より質の高い営業活動に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、プログラミングの知識も不要なので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">入力情報を基にAIで営業資料を自動作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日々の業務で利用するGoogleフォームなどの入力情報を基に、AIを活用して営業資料を自動で作成し、さらにその資料を様々なツールへ連携する自動化フローは、業務効率を大幅に向上させます。
ここでは、具体的な自動化のパターンをいくつか紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどから送信された回答内容をトリガーとして、AIがパーソナライズされた営業資料を自動で作成し、Gmailなどのメールツールを通じて指定のアドレスに即座に送信する</span>ことができます。
顧客への迅速な情報提供や社内でのスムーズな情報共有が実現し、営業サイクルの短縮にも繋がるはずです。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどからの入力情報を基にAIが生成した営業資料を、Slackなどのビジネスチャットツールに自動で通知・共有できます。</span>
チーム内での情報伝達が迅速化され、リアルタイムでのフィードバックや次のアクションへの移行がスムーズになり、対応漏れの防止や意思決定の迅速化に貢献できるかもしれません。
<span class="mark-yellow">Zoho Formsのような様々なフォーム作成ツールで受け付けた回答や、その他のデータソースからの情報を活用してAIが営業資料を自動生成し、その資料をBoxのようなオンラインストレージサービスに整理して保存したり、必要に応じてデータベースやCRMシステムに情報を連携したりする</span>ことができます。
資料の一元管理とデータ活用の効率化が図れ、チーム全体の生産性向上に役立つはずです。
それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答が送信された際に、その情報を基にAIが営業資料を自動で作成し、作成された資料をGmailで指定のメールアドレスに送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
それぞれのアプリとYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Googleフォームのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogleフォームと入力し、Googleフォームを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
すると、マイアプリにGoogleフォームが追加されます。これでGoogleフォームの登録は完了です！
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
先ほどと同様に、Yoomのマイページの「新規接続」ボタンをクリックし、Google スプレッドシートを選択します。
Google スプレッドシートを選択すると、以下のような画面が表示されます。
赤枠部分の「Sign with Google」を押下してください。
以下のような画面が表示されたら、今回連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、次の画面で「続行」を選択します。
これで、Google スプレッドシートのマイアプリ登録が完了です！
【Gmailのマイアプリ連携】
続いて、Gmailのマイアプリ連携を行います。
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったら、ページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
マイアプリの一覧にそれぞれのアプリのアイコンが表示されていたら、次のステップに進みましょう！
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
※Googleフォームトリガーで回答内容を取得する方法についての詳細説明はこちらをご確認ください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
連携するアカウント情報には、マイアプリ連携が済んでいるアカウント情報が反映されています。
タイトルは必要に応じて修正し、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしましょう！
ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定を行います。
今回はこのようなフォームを用意しました！
フォームの用意ができたら、必ずフォームに回答をしてくださいね。
※フォームに回答しないとテストに成功しませんので、ご注意ください。
Googleフォームの回答まで完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット（取得した値）が表示されます。
もし、下図の「最終回答日時」のように、項目横に文字が入っていない場合は、「＋取得する値を追加」をクリックしましょう。
※下図は、「提案サービス」などの項目横に文字が入っていないため、「＋取得する値を追加」から追加する必要があります。
詳しくはこちらをご確認ください。
以下の画面が表示されたら、追加したい内容が記載された、横にある赤枠に囲まれた「＋」ボタンをクリックしてください。
すると、画面右の「追加する値」に選択した項目が表示されます。
追加ができたら、忘れずに「追加」をクリックしましょう。
最後に、「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。
先ほどテスト回答した内容が「取得した値」に表示されたかを確認してください。問題なければ、次のステップに進みましょう！
「テキストを生成する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
次に進むと、以下のような詳細設定の画面に遷移します。
ここでは、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
テンプレートを使用しているため、プロンプトに文章が設定してありますが、自由に設定してくださいね。
以下の画像のように、任意で作成した文章と先ほど取得した値を組み合わせて設定してください。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。テストが成功し、取得した値に表示されました。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
これで、AIを用いてテキストを生成する設定は完了です！
以下の赤枠をクリックしましょう！
次の画面で、連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
タイトルは変更せず、画面を下にスクロールしましょう！
スクロールし、雛形書類を準備してください。
今回は以下のような雛形書類を準備しました。
※雛形書類についてはこちらをご確認ください。
Yoom画面に戻り、「スプレッドシートのファイルID」を設定しましょう。
以下の画像のように、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
次に、発行書類の設定を行いましょう。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、候補から設定できます。
「出力ファイル名」は、直接入力するか、アウトプットを活用して設定してください。
下図のようにアウトプットを活用すると、顧客名や会社名が記載されたファイル名を作成できます。
※下図はアウトプット活用の例です。ただし、以下のように「対象顧客」の項目横に取得した値が表示されていない場合は、「_営業資料」と表示されてしまうので、ご注意ください。
設定できたら、「次へ」をクリックしましょう。
続いて、置換条件の設定画面に遷移したら、設定方法を確認してください。
「置換後の文字列」は、以下の画像のように「取得した値」を引用して入力してください。
「テスト」をクリックしましょう！
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックして次の設定に進んでください。
最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
タイトルは任意で編集し、アクションはそのままで、画面を下にスクロールしましょう！
すると、以下の画面が表示されます。
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
「本文」の欄には、任意で作成した文章を設定してください。
添付ファイルを以下のように設定し、「次へ」をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう！
最後に、Gmailにメールが届いているかを確認します。
無事に通知されましたね。
以上で【Googleフォームから回答が送信されたら、営業資料をAIで作成し、Gmailに送信する】フローボットの完成です！ここまでお疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
書類発行機能を活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば、以下のような自動化はいかがでしょうか。
Googleフォームなどの入力情報をトリガーとしてAIによる営業資料作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた資料作成の時間を大幅に削減し、入力ミスや内容の不備といったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者は個々の顧客に合わせた資料を迅速に提供できるようになり、より戦略的な営業活動や顧客とのコミュニケーションに集中できる時間が増え、結果として提案の質向上や成約率アップにも繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的なインターフェースを通じて簡単に業務フローを構築できます。
もし営業資料作成の自動化やAI活用に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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