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「Googleフォームで受け付けた情報から、個別の営業資料を作るのが大変…」
「毎回同じような内容で資料を作り直していて、もっと効率化したい…」
このように、営業資料の作成に関する手作業や繰り返し業務に多くの時間を費やし、本来注力すべき顧客対応や戦略立案の時間が圧迫されていると感じていませんか？
もし、フォームに入力された情報を基にAIがパーソナライズされた営業資料を自動で作成し、関係者へ即座に共有できる仕組みがあれば、資料作成にかかる膨大な手間と時間を削減し、ヒューマンエラーのリスクも軽減することで、より質の高い営業活動に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、プログラミングの知識も不要なので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには入力情報を基にAIで営業資料を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Googleフォームに回答が送信されると、Yoomを活用してAIが自動的に営業資料を作成し、Gmailで送信する業務ワークフローです。
これにより、営業プロセスの自動化と効率化を図ることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使って営業リードを管理している営業担当者の方
・営業資料の作成に時間を費やしているビジネスパーソンの方
・業務プロセスの自動化で効率化を目指している企業の運営者・管理者の方
・AIを活用して営業活動を強化したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
入力情報を基にAIで営業資料を自動作成・連携する方法
日々の業務で利用するGoogleフォームなどの入力情報を基に、AIを活用して営業資料を自動で作成し、さらにその資料を様々なツールへ連携する自動化フローは、業務効率を大幅に向上させます。
ここでは、具体的な自動化のパターンをいくつか紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
AIで作成した営業資料をメールツールに自動連携する
Googleフォームなどから送信された回答内容をトリガーとして、AIがパーソナライズされた営業資料を自動で作成し、Gmailなどのメールツールを通じて指定のアドレスに即座に送信することができます。
顧客への迅速な情報提供や社内でのスムーズな情報共有が実現し、営業サイクルの短縮にも繋がるはずです。
■概要
Googleフォームに回答が送信されると、Yoomを活用してAIが自動的に営業資料を作成し、Gmailで送信する業務ワークフローです。
これにより、営業プロセスの自動化と効率化を図ることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使って営業リードを管理している営業担当者の方
・営業資料の作成に時間を費やしているビジネスパーソンの方
・業務プロセスの自動化で効率化を目指している企業の運営者・管理者の方
・AIを活用して営業活動を強化したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
AIで作成した営業資料をチャットツールに自動連携する
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。
Googleフォームなどからの入力情報を基にAIが生成した営業資料を、Slackなどのビジネスチャットツールに自動で通知・共有できます。
チーム内での情報伝達が迅速化され、リアルタイムでのフィードバックや次のアクションへの移行がスムーズになり、対応漏れの防止や意思決定の迅速化に貢献できるかもしれません。
■概要
「フォームから回答が送信されたら、営業資料をAIで作成し、Slackに送信する」ワークフローは、営業活動の効率化と資料作成の自動化を実現する業務ワークフローです。
フォームへの回答をトリガーに、AIを活用してスムーズに営業資料を生成し、チーム内での共有をSlackに自動送信します。
これにより、手作業での資料作成や共有の手間を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・営業チームの業務効率化を図りたい営業担当者の方
・フォームからのデータを活用して自動的に資料を作成したいマーケティング担当者の方
・AIを活用した営業資料作成に興味があり、導入を検討している企業の経営者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を自動化したいIT担当者の方
・Slackを活用してチーム内でスムーズに情報共有を行いたいプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・SlackとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
フォームからの情報を基にAIで営業資料を作成し、各種サービスに保存・連携する
Zoho Formsのような様々なフォーム作成ツールで受け付けた回答や、その他のデータソースからの情報を活用してAIが営業資料を自動生成し、その資料をBoxのようなオンラインストレージサービスに整理して保存したり、必要に応じてデータベースやCRMシステムに情報を連携したりすることができます。
資料の一元管理とデータ活用の効率化が図れ、チーム全体の生産性向上に役立つはずです。
■概要
「Zoho Formsから回答が送信されたら、営業資料をAIで作成し、Boxに格納する」ワークフローは、営業プロセスの効率化をサポートします。
Zoho Formsで収集した情報を自動的にAIが解析・整理し、営業資料を生成します。
その後、生成された資料を安全にBoxに保存することで、共有や管理がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Formsを活用して顧客情報を収集している営業担当者
・営業資料の作成に時間を取られ、より戦略的な業務に時間を割きたい方
・AIを活用して営業プロセスを自動化し、業務効率を向上させたい企業
・Boxを使用して営業資料を安全に管理・共有したいチーム
・手作業による資料作成でエラーが発生しやすく、品質向上を目指している方
■注意事項
・Zoho Forms、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Googleフォームの回答からAIで営業資料を自動作成しGmailで送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答が送信された際に、その情報を基にAIが営業資料を自動で作成し、作成された資料をGmailで指定のメールアドレスに送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「Gmailで交通費の情報を受信したら、Google スプレッドシートの精算用シートに自動追加する」ワークフローは、経費情報の集約を容易にします。
Gmailで受信した内容がシートへ自動反映されるため、転記作業の手間が減ります。
■このテンプレートをおすすめする方
・交通費の精算をGoogle スプレッドシートで管理している方
・社内でGmailを利用して交通費の申請や承認をやり取りしている方
・手動で交通費データをシートへ転記する手間を減らしたい方
・毎回の交通費申請についてGoogle スプレッドシートへの記入忘れや入力ミスを防ぎたい方
・交通費精算業務をよりスピーディに進めたい経理担当の方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Googleフォーム・Google スプレッドシート・Gmailをマイアプリ連携
それぞれのアプリとYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
【Googleフォームのマイアプリ連携】
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGoogleフォームと入力し、Googleフォームを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
以下の画面が表示されたら、記載事項を確認し、アカウントが正しければ「次へ」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら「続行」をクリックします。
すると、マイアプリにGoogleフォームが追加されます。これでGoogleフォームの登録は完了です！
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
先ほどと同様に、Yoomのマイページの「新規接続」ボタンをクリックし、Google スプレッドシートを選択します。
Google スプレッドシートを選択すると、以下のような画面が表示されます。
赤枠部分の「Sign with Google」を押下してください。
以下のような画面が表示されたら、今回連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、次の画面で「続行」を選択します。
これで、Google スプレッドシートのマイアプリ登録が完了です！
【Gmailのマイアプリ連携】
続いて、Gmailのマイアプリ連携を行います。
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にGmailと入力し、Gmailを選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
アカウント選択画面になるので、連携するアカウントをクリックします。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、以下の画面でYoomがアクセスできる情報の選択を求められるので「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったら、ページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
マイアプリの一覧にそれぞれのアプリのアイコンが表示されていたら、次のステップに進みましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
■概要
Googleフォームに回答が送信されると、Yoomを活用してAIが自動的に営業資料を作成し、Gmailで送信する業務ワークフローです。
これにより、営業プロセスの自動化と効率化を図ることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使って営業リードを管理している営業担当者の方
・営業資料の作成に時間を費やしているビジネスパーソンの方
・業務プロセスの自動化で効率化を目指している企業の運営者・管理者の方
・AIを活用して営業活動を強化したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：トリガーとなるGoogleフォームの設定
最初の設定です！まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
※Googleフォームトリガーで回答内容を取得する方法についての詳細説明はこちらをご確認ください。
クリックすると以下のような画面に移ります。
連携するアカウント情報には、マイアプリ連携が済んでいるアカウント情報が反映されています。
タイトルは必要に応じて修正し、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしましょう！
ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定を行います。
今回はこのようなフォームを用意しました！
フォームの用意ができたら、必ずフォームに回答をしてくださいね。
※フォームに回答しないとテストに成功しませんので、ご注意ください。
Googleフォームの回答まで完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット（取得した値）が表示されます。
もし、下図の「最終回答日時」のように、項目横に文字が入っていない場合は、「＋取得する値を追加」をクリックしましょう。
※下図は、「提案サービス」などの項目横に文字が入っていないため、「＋取得する値を追加」から追加する必要があります。
詳しくはこちらをご確認ください。
以下の画面が表示されたら、追加したい内容が記載された、横にある赤枠に囲まれた「＋」ボタンをクリックしてください。
すると、画面右の「追加する値」に選択した項目が表示されます。
追加ができたら、忘れずに「追加」をクリックしましょう。
最後に、「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。
先ほどテスト回答した内容が「取得した値」に表示されたかを確認してください。問題なければ、次のステップに進みましょう！
ステップ4：テキストを生成する設定
「テキストを生成する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
次に進むと、以下のような詳細設定の画面に遷移します。
ここでは、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
テンプレートを使用しているため、プロンプトに文章が設定してありますが、自由に設定してくださいね。
以下の画像のように、任意で作成した文章と先ほど取得した値を組み合わせて設定してください。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。テストが成功し、取得した値に表示されました。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
これで、AIを用いてテキストを生成する設定は完了です！
ステップ5：書類を発行する設定
以下の赤枠をクリックしましょう！
次の画面で、連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
タイトルは変更せず、画面を下にスクロールしましょう！
スクロールし、雛形書類を準備してください。
今回は以下のような雛形書類を準備しました。
※雛形書類についてはこちらをご確認ください。
Yoom画面に戻り、「スプレッドシートのファイルID」を設定しましょう。
以下の画像のように、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
次に、発行書類の設定を行いましょう。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、候補から設定できます。
「出力ファイル名」は、直接入力するか、アウトプットを活用して設定してください。
下図のようにアウトプットを活用すると、顧客名や会社名が記載されたファイル名を作成できます。
※下図はアウトプット活用の例です。ただし、以下のように「対象顧客」の項目横に取得した値が表示されていない場合は、「_営業資料」と表示されてしまうので、ご注意ください。
設定できたら、「次へ」をクリックしましょう。
続いて、置換条件の設定画面に遷移したら、設定方法を確認してください。
「置換後の文字列」は、以下の画像のように「取得した値」を引用して入力してください。
「テスト」をクリックしましょう！
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックして次の設定に進んでください。
ステップ6：Gmailに通知する設定
最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
タイトルは任意で編集し、アクションはそのままで、画面を下にスクロールしましょう！
すると、以下の画面が表示されます。
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
「本文」の欄には、任意で作成した文章を設定してください。
添付ファイルを以下のように設定し、「次へ」をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう！
最後に、Gmailにメールが届いているかを確認します。
無事に通知されましたね。
以上で【Googleフォームから回答が送信されたら、営業資料をAIで作成し、Gmailに送信する】フローボットの完成です！ここまでお疲れ様でした！
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
書類発行機能を使ったその他の自動化例
書類発行機能を活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば、以下のような自動化はいかがでしょうか。
■概要
「DocuSignで契約が完了したら、帳票をDiscordに送信する」ワークフローは、契約後の帳票共有を自動化し、業務の効率化を図る業務ワークフローです。DocuSignで契約が締結された瞬間に、関連する帳票が自動的にDiscordチャンネルに送信されるため、手動での情報共有作業を減らし、迅速なコミュニケーションを実現します。このフローを活用することで、チーム全体の情報共有がスムーズになり、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignを利用して契約管理を行っているビジネス担当者
・Discordを活用してチーム内コミュニケーションを行っている企業
・契約後の帳票送信プロセスを自動化したい業務担当者
■注意事項
・DocuSign、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Google Driveに帳票がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」フローを利用すると、帳票の情報が効率的に管理できます。
OCRで読み取った内容が自動でGoogle スプレッドシートに追加されるため、手間が省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に使用して帳票管理を行っている方
・Google Driveにアップロードされた帳票を迅速に処理したい方
・OCR技術を活用して手書きの帳票をデジタル化したいと考えている方
・Google スプレッドシートを利用してデータ管理を行っている方
・手入力の手間を省き、スピーディに帳票データを整理したい方
■注意事項
・Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
このワークフローでは、Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してOutlookに送信することが可能です。この自動化によって、日常の業務フローをスムーズに運用するためのサポートが実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
• Google Workspaceを導入しており、新規ユーザーの登録時に自動で契約書を作成・送信したいIT担当者の方
• 契約書の作成や送信に時間を取られ、業務効率化を図りたい経営者やマネージャーの方
• Outlookを利用しており、Google Workspaceとの連携を強化したい方
• API連携や自動化ツールに興味があり、Yoomを活用して業務ワークフローを最適化したい方
• 契約書の正確性を高め、ヒューマンエラーを減少させたい人事・法務担当者の方
• 日常業務の標準化を目指し、新しい担当者への引き継ぎを簡素化したいチームリーダーの方
■注意事項
・Google Workspace、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。
■概要
「Microsoft Teamsに特定条件のメッセージが投稿されたら、書類を作成しMicrosoft SharePointに保存する」フローは、コミュニケーションの中で重要な情報を自動的に整理・保管する業務ワークフローです。
このフローを導入すれば、情報の整理整頓がスムーズになり、業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを活用して日常的にコミュニケーションを行っている企業のIT担当者
・チーム内で共有される重要な情報を効率的に管理・保存したいプロジェクトマネージャー
・情報の検索性を高め、業務の生産性を向上させたい中小企業の経営者
・Microsoft SharePointを既に導入しており、Microsoft Teamsとの連携を強化したいユーザー
・業務フローの自動化を進めるための具体的なソリューションを探しているビジネス担当者
■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Googleフォームなどの入力情報をトリガーとしてAIによる営業資料作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた資料作成の時間を大幅に削減し、入力ミスや内容の不備といったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者は個々の顧客に合わせた資料を迅速に提供できるようになり、より戦略的な営業活動や顧客とのコミュニケーションに集中できる時間が増え、結果として提案の質向上や成約率アップにも繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的なインターフェースを通じて簡単に業務フローを構築できます。
もし営業資料作成の自動化やAI活用に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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