Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してOutlookに送信する

■概要

新しい担当者の追加や従業員の入社に伴い、Google Workspaceへのユーザー登録後、契約書を作成してOutlookで送付するといった定型業務に追われていませんか？手作業での書類作成やメール送信は、時間がかかるだけでなく、宛先ミスや添付漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、契約書の作成からOutlookでのメール送信までを自動化し、これらの業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceでユーザー管理を行い、手作業で契約書を作成・送付している方
• 新人や取引先のオンボーディングプロセスを自動化し、効率を上げたいと考えている方
• 手作業による書類の作成ミスやメールの送信漏れなどのリスクをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceへのユーザー登録から契約書作成、Outlookでの送信までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業による書類作成のミスや、メールの宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Workspace、Google ドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションでフローが起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」を設定し、登録されたユーザーの情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」を設定し、取得した情報をもとに契約書のひな形から書類を作成します。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、作成した契約書を添付して該当のユーザーに自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• YoomのGoogle Workspace連携は、チームプランおよびサクセスプランでご利用いただけます。フリープラン、ミニプランではご利用いただけませんのでご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、Google Workspace連携を含む全ての機能をお試しいただけます。