■概要
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されるたびに、契約書を作成してOutlookで個別に送信する作業は、手間がかかり定型業務でありながらも負担に感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、Googleドキュメントでの契約書発行からOutlookでのメール送信までの一連の流れを自動化し、手作業による煩雑なプロセスを効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceの管理者で、ユーザー登録後の手作業に課題を感じている方
- GoogleドキュメントやOutlookを用いて、契約書の作成から送付までを自動化したい方
- ユーザー管理に関連する定型業務の時間を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録から契約書の作成、メール送信までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による書類の作成ミスや宛先の設定間違い、送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Workspace、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約書を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成した契約書を添付してメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションを設定する際に、メールの件名や本文、送信先アドレスなどを任意の内容に設定してください。
■注意事項
- Google Workspace、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。
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