Google Workspaceでユーザーが登録されたら、契約書を作成してOutlookに送信する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google Workspace

を自動連携できます。

■概要

Google Workspaceに新しいユーザーを登録するたび、関連する契約書を作成してOutlookで個別に送付する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローは、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、契約書の自動作成からOutlookでのメール送信まで一連の流れを自動化するためのものです。手作業による非効率な業務を解消し、よりスムーズなユーザーオンボーディングを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

Google Workspaceでユーザー管理を行い、入社手続きなどを担当している方
契約書の作成からOutlookでの送付までを手作業で行っている法務・総務担当者の方
ユーザー登録から始まる一連のオンボーディングプロセスを自動化したいと考えている管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

Google Workspaceへのユーザー登録を起点に契約書の発行と送信が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
手作業による情報の転記ミスや宛先の設定間違い、書類の添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Google Workspace、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携する
次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定する
次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの情報を取得する
次に、オペレーションでYoomの書類発行機能を活用し、事前に用意したテンプレートから契約書を自動で発行する
最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した書類を添付してメールを送信する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレスとなる宛先や件名を任意の値で設定してください。
メールの本文には、固定の文章だけでなく、前のステップで取得したユーザー名などの情報を組み込んで、パーソナライズされた内容を作成することが可能です。

■注意事項

Google Workspace、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleドキュメントで契約書を発行すると、自動でGoogle Driveに格納されます。

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使用しているアプリについて

Google Workspace

YoomではGoogle WorkspaceのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。例えば、新入社員の入社時にGoogle Workspaceのアカウントを自動的に発行するといったことができます。また、YoomのデータベースにGoogle Workspaceの従業員情報を自動的に同期し、様々な用途で活用することが可能です。

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