■概要
日々の業務でGmailに届く交通費の報告メールを、一件ずつ確認しながらGoogle スプレッドシートの精算用シートへ手入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に月末月初などの繁忙期には、この作業が大きな負担となることもあります。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いた交通費関連のメールを受信した際に、AI機能がメール本文から必要な情報を抽出し、Google スプレッドシートへ自動で追加するため、転記作業の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する交通費情報を手作業で転記し、負担を感じている経理担当者の方
- Google スプレッドシートを用いた経費精算業務の効率化を図りたいと考えている方
- 手作業による入力ミスを削減し、経費処理の正確性を向上させたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した交通費情報をAIが自動でGoogle スプレッドシートに転記するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、経費精算業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで交通費関連のメールに付与するラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から交通費に関する情報（日付、金額、利用区間、摘要など）を抽出するように指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで抽出した各データを、指定したスプレッドシートの対応する列に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動処理の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、受信するメールのフォーマットに合わせて、どの情報（例：利用日、訪問先、交通手段、金額など）を抽出項目として設定するかを定義できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、データを追加する対象のスプレッドシートIDやシート名、そしてAI機能で抽出した各データ項目をシートのどの列に紐付けるかを設定します。また、特定の列に固定値を入力する設定も可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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