Google Driveに帳票がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

取引先から受領した請求書などの帳票をGoogle Driveに保存した後、内容を目視で確認しながらGoogle スプレッドシートに転記する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Google Driveに特定のファイルがアップロードされると、OCR機能が帳票の文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加するため、こうした転記作業の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存した請求書や注文書の内容を手作業で転記している経理や営業事務の方
• 紙やPDFの帳票からのデータ入力を自動化し、入力ミスをなくしたいと考えている方
• 毎月発生する定型的な書類管理業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りから転記までが自動処理されるため、手作業でのデータ入力時間を短縮できます。
• 目視確認や手入力による転記ミス・漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を担保することで、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知した帳票ファイルをダウンロードします。
4. さらに、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから会社名や金額などの必要な情報を抽出します。
5. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のスプレッドシートに記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で指定することが可能です。
• OCR機能では、読み取りたい帳票のフォーマットに合わせて、日付や金額、発行元といった抽出項目を自由に設定できます。
• Google スプレッドシートにデータを追加する際、記録先のシートや、OCRで読み取ったどの情報をどの列に記録するかのマッピングを任意で設定できます。

■注意事項

• Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。