Googleフォームから回答が送信されたら、営業資料をAIで作成し、Gmailで送信する

■概要

Googleフォームに新しい回答が送信されるたび、手作業で営業資料を作成する過程でのヒューマンエラーが気になるといったことはありませんか。
このワークフローは、Googleフォームへの回答をきっかけに、AIが営業資料を自動で作成します。
さらに、Gmail経由で送信するまでの一連の流れを自動化することで、作業の効率化が見込めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームの回答に基づき、手作業で営業資料を作成・送信している方
• AIを活用して資料作成業務を効率化し、ミスを減らしたいと考えている方
• Gmailでの定型的なメール送信業務を自動化し、時間を有効活用したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を起点に、AIによる資料作成からGmailでの送信までを自動化することで、手作業にかかる時間を削減します。
• 一連のプロセスが自動で処理されるため、資料作成時の記載漏れやメール送信時の宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を抑えることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
2. トリガーとして、Googleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定することで、フォームへの新規回答を検知します。
3. 続いて、AI機能「テキストを生成する」アクションを設定し、Googleフォームから取得した回答内容に基づいて営業資料の原稿を作成します。
4. 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたテキストを用いて、あらかじめ用意した雛形から営業資料を発行します。
5. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された営業資料を添付ファイルとして、指定された宛先に自動でメール送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「テキストを生成する」の設定では、Googleフォームから取得した回答内容などの動的な情報を変数としてプロンプトに組み込むことで、個別の状況に応じたメッセージを含む営業資料の原稿を作成できます。
• Google スプレッドシートで書類を発行する際には、事前に実際の運用に合わせた内容で、営業資料の雛形となるテンプレートを作成しておく必要があります。
• Gmailでのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを任意に設定できるほか、メールの件名や本文に固定のテキストだけでなく、Googleフォームの回答内容など前段のステップで取得した値を活用して動的に作成できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924