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「HRMOSに登録された社員の資格情報を、評価や配置のために一覧化したいけど、手作業での転記は時間がかかる…」
「新しい資格が取得されるたびに手動でリストを更新するのは面倒で、ミスも起きやすい…」
このように、従業員の資格情報管理の手作業に課題を感じていませんか？
もし、HRMOSに新しい資格情報が登録された際に、その内容を自動で取得してGoogle スプレッドシートなどのデータベースに記録する仕組みがあれば、手作業による転記の手間やヒューマンエラーをなくし、より戦略的な人事管理業務に集中できる時間を増やせます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHRMOSから従業員の資格情報を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HRMOSの資格情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローを作ってみよう
それでは例として、HRMOSから資格情報を取得して、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：HRMOSとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
こちらのナビでGoogle スプレッドシートの連携方法を紹介しているので、登録してみてくださいね。
HRMOSとYoomのマイアプリ連携
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」でHRMOSを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を行ってください。
Google スプレッドシートとHRMOSがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3：トリガーの設定
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「トリガー」と呼びます。
ここではHRMOSの社員詳細ページから操作し、フローボットが起動する設定をしていきましょう。
詳しくはChrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法もご参照ください。
①はじめにChrome拡張機能をインストールしましょう。
②HRMOSの社員詳細ページを開き、Chrome拡張機能を起動し、「フローボットの作成」をクリックしましょう。
③以下の画面に移動するので、今回のフローボットを選択します。
1つ目の工程をクリックしてください。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
起動ページのURLサンプルは、HRMOSの社員詳細ページのリンクを貼り付けてください。
設定したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し、「完了」をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：社員の資格情報を取得
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、社員の資格情報を取得する設定を行いますよ。
前項と同様に、この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
前項で取得した値から、「社員ID」を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
テストに成功すると、以下のように表示されます。
確認し「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：レコードを追加する
次に3つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Google スプレッドシートのレコードを追加する設定を行います。
テスト用に以下のGoogle スプレッドシートを準備しました！
HRMOSの資格情報から必要な情報を転記します。
前項と同様に、この画面では、以下の項目がすでに設定されているため下の項目に進みましょう。
スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名は候補から選択してください。
注釈に従ってテーブル範囲を入力したら「次へ」をクリックしましょう。
追加するレコードの値を設定します。
項目は連携したGoogle スプレッドシートの内容が反映されますよ！
今回は「社員コード」「資格ID」「資格名」「資格取得日」を、それぞれ取得した値から選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されます。
全て選択したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように表示され、Google スプレッドシートにレコードが追加されていますね！
確認し「完了」をクリックしてください。
ステップ6（最終）：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
HRMOSから資格情報を取得して、Google スプレッドシートに自動で追加する方法は以上です。
社員情報や職務経歴を取得し、電子契約サービスでNDAを自動作成・送付、ストレージに情報を格納、または業務DBへ情報を自動追加します。
また、外部システムでの社員登録、情報更新、メッセージ送信をトリガーに、人事管理システムへ社員情報を自動で登録・更新します。
入社時の登録・書類手続きを効率化し、人事データの一貫性と正確性を保ちます。
まとめ
HRMOSと各種ツールを連携し、資格情報の取得を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報収集や転記作業が減り、正確な人材データベースを構築できます。
これにより、人事担当者はデータの更新作業に追われることなく、マネジメントや戦略的な人員配置といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：資格情報以外にどんな人事データを取得できますか？
A：
「入社・退職情報」「個人基本情報」「銀行口座情報」などを取得することができます。
詳しくはHRMOSのAPIと今すぐ連携のページもご覧ください。
Q：Google スプレッドシート以外にも出力できますか？
A：
その他のデータベースと連携可能です。
その際はGoogle スプレッドシートのアクションを削除して、その他のツールをアプリ連携し、再度アクションを追加してください。
下記より連携できるアプリを確認できます。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：
連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
