「Squareで発行した請求書の情報を毎回手動でタスク管理ツールに転記するのが面倒…」
「請求書の処理状況の確認漏れ・二重対応などのミスが発生してる…」
このように、Squareの請求書管理に関する手作業に多くの時間と手間を奪われていませんか？
もし、指定した日時にSquareから請求書情報を自動で取得し、Trelloなどのタスク管理ツールに連携して担当者への依頼タスクを自動で作成できる仕組みがあればどうでしょう。
入力ミスなどを防ぐだけでなく、手作業から解放されることで今まで以上にコア業務に集中できる時間を確保できるかもしれません！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法です。
ぜひこの機会に導入して、日々の請求書管理業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSquareから請求書情報を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
指定日時にSquareの請求書情報を取得して、Trelloにカードを追加する
試してみる
■概要
Squareで発行した請求書の管理はどのように行っていますか？請求情報を一件ずつ確認し、手作業でタスク管理ツールに転記するのは手間がかかり、抜け漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でSquareから請求書情報を取得し、Trelloへカードとして追加することが可能です。手作業による情報取得や転記作業から解放され、請求管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareを利用した請求書発行後のタスク管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのSquareの請求書情報取得とTrelloへの転記に手間を感じている方
- 請求管理の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい経理や営業の担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的にSquareの請求書情報を自動で取得しTrelloに連携するため、手作業での確認や転記作業にかかる時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションで計算処理機能を設定し、取得対象とする請求書の期間を指定します。
- 次に、Yoomデータベースから指定期間に該当するレコードを取得し、繰り返し機能で一件ずつ処理を行います。
- 繰り返し処理の中で、Squareから「特定の請求書情報を取得」アクションで詳細情報を取得します。
- 最後に、Trelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、取得した情報をもとにカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動させたい曜日や時間帯を任意で設定してください。
- 計算処理機能では、日付変数を使用して、トリガー起動より3日後や7日後などの特定の日付を割り出すことができます。
- Yoomデータベースから請求書データを取得する際に、日付変数と計算した期限日などを使用して、取得対象とするデータを任意で設定することが可能です。
- Trelloにカードを作成する際、追加先のボードやリスト、カードのタイトルや説明文などの内容を任意で設定してください。各項目の設定は、固定テキストや前段で取得した情報を使用して自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Square、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Squareの請求書情報を取得してTrelloに連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、指定した日時にSquareの請求書情報を自動で取得し、Trelloにカード（タスク）として追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Square／Trello
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- SquareとTrelloのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガー設定とSquare・Trelloのアクション設定
- フローをテストし、正常に動作するかを確認
指定日時にSquareの請求書情報を取得して、Trelloにカードを追加する
試してみる
■概要
Squareで発行した請求書の管理はどのように行っていますか？請求情報を一件ずつ確認し、手作業でタスク管理ツールに転記するのは手間がかかり、抜け漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でSquareから請求書情報を取得し、Trelloへカードとして追加することが可能です。手作業による情報取得や転記作業から解放され、請求管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareを利用した請求書発行後のタスク管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのSquareの請求書情報取得とTrelloへの転記に手間を感じている方
- 請求管理の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい経理や営業の担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的にSquareの請求書情報を自動で取得しTrelloに連携するため、手作業での確認や転記作業にかかる時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションで計算処理機能を設定し、取得対象とする請求書の期間を指定します。
- 次に、Yoomデータベースから指定期間に該当するレコードを取得し、繰り返し機能で一件ずつ処理を行います。
- 繰り返し処理の中で、Squareから「特定の請求書情報を取得」アクションで詳細情報を取得します。
- 最後に、Trelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、取得した情報をもとにカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動させたい曜日や時間帯を任意で設定してください。
- 計算処理機能では、日付変数を使用して、トリガー起動より3日後や7日後などの特定の日付を割り出すことができます。
- Yoomデータベースから請求書データを取得する際に、日付変数と計算した期限日などを使用して、取得対象とするデータを任意で設定することが可能です。
- Trelloにカードを作成する際、追加先のボードやリスト、カードのタイトルや説明文などの内容を任意で設定してください。各項目の設定は、固定テキストや前段で取得した情報を使用して自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Square、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：SquareとTrelloをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それでは、アプリごとに連携方法を解説していきます！
SquareとYoomの連携方法
以下の手順をご参照ください。
TrelloとYoomの連携方法
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
- 下のバナーの「試してみる」を押す。
- Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
指定日時にSquareの請求書情報を取得して、Trelloにカードを追加する
試してみる
■概要
Squareで発行した請求書の管理はどのように行っていますか？請求情報を一件ずつ確認し、手作業でタスク管理ツールに転記するのは手間がかかり、抜け漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時に自動でSquareから請求書情報を取得し、Trelloへカードとして追加することが可能です。手作業による情報取得や転記作業から解放され、請求管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareを利用した請求書発行後のタスク管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのSquareの請求書情報取得とTrelloへの転記に手間を感じている方
- 請求管理の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい経理や営業の担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的にSquareの請求書情報を自動で取得しTrelloに連携するため、手作業での確認や転記作業にかかる時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションで計算処理機能を設定し、取得対象とする請求書の期間を指定します。
- 次に、Yoomデータベースから指定期間に該当するレコードを取得し、繰り返し機能で一件ずつ処理を行います。
- 繰り返し処理の中で、Squareから「特定の請求書情報を取得」アクションで詳細情報を取得します。
- 最後に、Trelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、取得した情報をもとにカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動させたい曜日や時間帯を任意で設定してください。
- 計算処理機能では、日付変数を使用して、トリガー起動より3日後や7日後などの特定の日付を割り出すことができます。
- Yoomデータベースから請求書データを取得する際に、日付変数と計算した期限日などを使用して、取得対象とするデータを任意で設定することが可能です。
- Trelloにカードを作成する際、追加先のボードやリスト、カードのタイトルや説明文などの内容を任意で設定してください。各項目の設定は、固定テキストや前段で取得した情報を使用して自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Square、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合のみ「マイプロジェクト」から設定作業を再開してください。）
「スケジュールトリガー」をクリックします。
フローボットを起動したいタイミング（Trelloにカードを追加したいタイミング）を入力していきます。
テンプレートでは「毎週月曜日9時」にフローボットが起動される設定となっていますが、日付や時間は必要に応じて変更してください！
設定を確認したら「保存する」をクリックします。
※「Cronの設定」では、起動する時刻を分単位での設定など、細かな設定が可能です。
設定の詳しい設定方法はCron設定の設定方法をご確認ください。
ステップ4：計算処理設定
このステップでは、Trelloに連携する請求書を絞り込むための設定をしていきます！
今回は例として「7日以内」に支払期限が設定されている請求書をピックアップしたいと思います！
詳しい解説は日数・時間を指定してX日後・X日前を取得するをご確認ください。
「日時・日付の加算減算」をクリックします。
まずは「変換対象の日時・日付」を設定します。
入力欄をクリックすると、日付という欄が表示されるので、本日の日付を選んでください。
次に「加算/減算数設定」を設定します。
今回は7日後の日付を設定したいので下の画像のように設定しましたが、業務に合わせて自由に設定してください！
「変換対象の日付・日付形式」と「変換後の形式」は
設定が完了したらテストをクリックします。
テストに成功すると、先ほど指定した日付が反映されるので、確認できたら「完了」をクリックしてください。
「取得した値」の表示された項目は今後の設定時に使用していきます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ5：Yoomデータベースのレコード取得
「複数のレコードを取得する（最大500件）」をクリックします。
必要箇所を確認していきます。
「タイトル」は必要に応じて変更可能です。
「アクション」はデフォルトで「複数のレコードを取得する」が選択されているのでそのままでOKです！
「データベースの連携」設定をします。
今回はテスト用に下の画像の通りYoomのデータベースを作成しました。
（同じ内容の請求書もSpuareに登録済みです。）
※請求書IDはSquareのデータを取得するために必要なので、必ず入力しておいてください！
IDはURLから取得できます！
例：inv:0-ChAMwUtGJbnLcQ1i_7agcErkEOYK
テスト用のデータベースの準備が整ったら、「プロジェクト」「データベース」「テーブル」それぞれ、入力欄をクリックすると、候補一覧が表示されるので連携したいデータベース情報を選んでください。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
「取得したレコードの条件」を設定します。
「支払い期日が計算した日付（7日）以前」と設定したいので、ステップ4で取得した値を埋め込みます。
手入力で日付を入れてしまうと、フローボットが起動する度に同じ日付ばかりが反映されてしまうので、必ず取得した値を埋め込んでください。
【取得した値を埋め込む方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「日時・日付の加算減算」をクリック
③「計算後の値」を選択
テストをクリックして、条件に一致するYoomのレコードが反映されていればOKです！
「完了」をクリックしてください。
ステップ6：繰り返し処理の設定
「同じ処理を繰り返す」をクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
