「HubSpotで管理しているチケット情報をもとに、Eventbriteでイベントを作成したい！」
「イベントのたびにHubSpotからデータを転記するのはで手間がかかるし、入力ミスも起きそう…」

顧客管理とイベント管理を別々のツールで行うことで発生する、このような手作業でのデータ連携に限界を感じていませんか？

そんな時、<span class="mark-yellow">HubSpotのチケット作成や更新をきっかけに、自動でEventbriteにイベントを作成する仕組み</span>があれば便利ですよね！イベント準備のリードタイム短縮や入力ミスの削減も実現し、より戦略的な顧客エンゲージメント活動に集中できる時間も生み出せるはずです。

今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
日々の定型業務をすぐに効率化できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには<span class="mark-yellow">HubSpotとEventbriteを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックすることで早速スタートできますよ！

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HubSpotとEventbriteを連携してできること

HubSpotとEventbriteのAPIを連携することで、ツール間の情報転記を自動化し、イベント運営の効率を向上させることが可能です！

気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにHubSpotとEventbriteの連携を体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、気になる内容があれば早速お試しください！

HubSpotでチケットが作成されたら、Eventbriteでイベントを作成する

HubSpotでチケットが作成されたタイミングで、そのチケット情報から必要なデータを抽出し、Eventbriteに新しいイベントを自動作成。手作業による情報入力の手間やミスを削減できます。

<span class="mark-yellow">イベントの企画から作成までのプロセスが迅速化</span>し、イベント担当者はよりスムーズに準備を進めることができるでしょう。

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HubSpotでチケットが指定のステータスに更新されたら、Eventbriteでイベントを作成する

こちらは、チケットのステータスが「イベント化決定」などに更新されたことをトリガーとしてイベントを作成するフローです。

こうしたフィルタリングを用いることで、<span class="mark-yellow">イベント化が必要なチケットだけを対象に処理を実行できる</span>ため、意図しないイベントが作成されるのを防ぎ、より的確で効率的なイベント管理を実現できます。

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HubSpotとEventbriteの連携フローを作ってみよう

ここからは、HubSpotとEventbriteを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※ 今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Eventbrite

[Yoomとは]

フローの作成方法

この記事では、先程ご紹介した「HubSpotでチケットが作成されたら、Eventbriteでイベントを作成する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• HubSpotとEventbriteのマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• HubSpotのトリガー設定と各アクション（データ抽出・イベント作成）の設定
• フロー稼働の準備

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ステップ1：HubSpotとEventbriteのマイアプリ連携

Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

それでは、今回のフローで使用するHubSpotとEventbriteのマイアプリ登録方法を解説していきます。

① HubSpotのマイアプリ登録

登録方法は以下のナビをご参照ください。

HubSpot側での権限追加の手順：HubSpotのマイアプリ登録方法

マイアプリ画面にHubSpotが追加されたら、次のアプリの登録に進みましょう！

② Eventbriteのマイアプリ登録

1. アプリ一覧画面でEventbriteを検索して選択。

2. Eventbriteのログイン画面が表示されます。
   連携させるアカウントでログインしてください。
   ※ 既にログイン済みのアカウントがある場合、この画面はスキップされます。

3. YoomからEventbriteへのアクセス許可を求める画面に移ります。
   内容を確認し、「Allow」をクリック。

4. 連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。

Eventbriteも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録はおわりです！

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。

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そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。

以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。

ステップ3：HubSpotのトリガー設定

先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。

1. HubSpotの「チケットが作成されたら」をクリック。

2. 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
   アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
3. 連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
   複数のアカウントと連携している場合には、このフローで用いるアカウントをプルダウンから選択してください。
4. アクションを確認して、「次へ」をクリック。

5. 「トリガーの起動間隔」をプルダウンの「5分・10分・15分・30分・60分」から選択。
   そのプランの最短の起動間隔にすることで、チケット作成時により早くイベント作成が行えるようになります。
   ※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるためご注意ください。
   参考：ポーリングトリガーの仕組みについて

6. トリガーが正常に動作するか確かめるため、HubSpotでテスト用のチケットを作成してください。
   ※ テスト用チケットの例

7. フローボットの「テスト」をクリック。

8. テストに成功すると、「取得した値」に最新のチケット情報が追加されます。
   これらの値は、以降のアクションで動的な値（フローが稼働する度に更新される値）として使用可能です。
   詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。

9. テスト用に作成したチケットが取得できていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
   トリガー設定が完了し、アクションの選択画面に戻ります。

ステップ4：データ抽出の設定

取得したチケット情報から、イベント作成に使用するデータを抽出していきます。

1. AIオペレーションの「テキストからデータを抽出する」をクリック。

2. 適宜「タイトル」を変更。
3. 目的に応じて「変換タイプ」を選択。
   データを抽出するテキストの文字数によって消費するタスク数が変わります。
   長文テキストからデータを抽出する場合には「変更する」をクリックし、任意の変換タイプを選択してください。

4. 「次へ」をクリック。
5. 「対象のテキスト」にはデフォルトで、取得したチケットの説明が設定されています。
   消してしまった場合には、入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションメニューから「チケットの説明」を選択してください。

6. 「抽出したい項目」に、イベント作成で用いる項目を設定。
   イベント名・開始日時・終了日時などはイベント作成時の必須項目です。
7. 必要に応じて「指示内容」に抽出時の指示を設定。
   日時はタイムゾーンに合わせた形式で抽出されるように指示しましょう。
8. 設定を終えたら「テスト」をクリック

9. テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目が対象のテキストから抽出され、「取得した値」に追加されます。
   ※ 期待する値が抽出されていない場合には、「抽出したい項目」の名称や「指示内容」を変更して再度お試しください。

10. ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ5：イベントの作成

それでは、抽出したデータを使ってEventbriteにイベントを作成しましょう。

1. Eventbriteの「イベントを作成」をクリック。

2. 「タイトル」を任意で変更。
3. 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。

4. 「組織ID」にイベントを作成する組織のIDを設定。
   入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるため、対象となる組織を選択してください。

5. 「イベント名」に作成するイベントのタイトルを設定。
   入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションのメニューから、タイトルに使用する項目を選択してください。
   項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
   ※ この動的な値を使用せずに固定テキストで設定してしまうと、フローが稼働する度に同じイベントが作成されてしまうためご注意ください。

6. 以降の項目も同じように設定していきましょう。
   プルダウンから選択する項目や固定テキストはイベントごとには変更できない点にご注意ください。

7. 設定を終えたら「テスト」をクリック。
   Eventbriteにイベントが作成されます。

8. テストに成功すると、取得した値に作成されたイベント情報が追加されます。
   作成されたイベントをEventbriteで確認しましょう。

9. 期待通りにイベントが作成されていれば、Yoom画面ページ下部の「保存する」をクリック。

ステップ6：フロー稼働の準備

アクション選択画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。

あとで稼働させる場合は、アクション選択画面のトリガースイッチをクリックしてください。

トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
HubSpotでチケットを作成し、そのチケット情報から抽出したデータでEventbriteにイベントが自動作成されていれば成功です。

今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！是非、Yoomの便利な機能をお試しください。

EventbriteのデータをHubSpotに連携したい場合

今回はHubSpotからEventbriteへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にEventbriteからHubSpotへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
イベント後のフォローアップ活動などを効率化できます。

Eventbriteでイベントが作成されたら、HubSpotにチケットを作成する

Eventbriteで新しいイベントが作成された際に、そのイベント情報を基にしてHubSpotにフォローアップ用のチケットを自動で作成します。

イベント開催後のタスク管理を自動化することで、<span class="mark-yellow">参加者への連絡やアンケート送付などの対応漏れを防ぐ</span>のに役立ち、一貫した顧客体験の提供をサポートするでしょう。

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Eventbriteで特定のイベントが作成されたら、HubSpotにチケットを作成する

逆方向の連携でもフィルタリングを活用できます。

例えば、「セミナー」や「説明会」といったキーワードがイベント名に含まれる場合にのみHubSpotにチケットを作成することで、<span class="mark-yellow">重要なイベントに関連するタスクだけを自動で起票できる</span>ため、HubSpot内のチケット管理が煩雑になるのを防ぎ、優先度の高い業務に集中できるようになります。

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HubSpotやEventbriteを使ったその他の自動化例

今回ご紹介した連携以外でも、HubSpotやEventbriteのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！

HubSpotを使った便利な自動化例

HubSpotと他のツールの連携により、業務の効率化を実現できます。
例えば、HubSpotに新規コンタクトが追加された際に、Gmailでメールを送信することで、リードへの素早い対応が可能です。

また、Jotformの入力内容を基にHubSpotで取引を作成する設定を活用すれば、問い合わせ対応や商談進行がスムーズに進み、業務が効率化されるでしょう。

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Eventbriteを使った便利な自動化例

イベント管理の効率化を目指すなら、Eventbriteと他のツールを連携させることで、手作業によるデータ転記の手間を削減できます。
例えば、Eventbriteでイベントが作成されたら、Googleカレンダーに自動で予定が作成され、イベント情報を逃さず管理可能です。

また、SalesforceやGoogleフォームと連携することで、データがスピーディーに反映され、マーケティング業務や運営準備の負担を軽減できるでしょう。

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まとめ

HubSpotとEventbriteの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまでイベントごとに発生していた顧客情報やイベント内容のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーも防ぐことができます。</span>

イベント担当者は迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきイベントコンテンツの企画や顧客とのコミュニケーションといったコア業務に集中できる環境を整えられるでしょう！

今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：Eventbriteの参加者情報をHubSpotに自動で戻せますか？

A：Eventbriteのトリガーアクションには、参加者の登録/更新やチェックインを検知してフローを稼働させるものがあります。
ここで取得できる参加者情報を用いて、HubSpotでコンタクトを作成するといったことが可能です。
参考：EventbriteのAPIと今すぐ連携／HubSpotのAPIと今すぐ連携

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Q：チケットの種類によってイベントの内容を分岐できますか？

A：ミニプラン以上で利用できる「分岐」オペレーションを使うことで、チケットの種類（優先度やカテゴリー）ごとに作成するイベントの内容を分けられます。
複数の条件を組み合わせて設定することも可能なため、イベント名に含まれるキーワードやカテゴリー、開催日時などが全て特定の条件に一致するチケットだけを有料イベントとし、他は無料イベントとして作成する、といった運用もできます。
参考：「分岐」の設定方法

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Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？

A：作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。
通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
また、フローの修正を行う際にはYoomのヘルプセンターでエラー内容の検索をかけてみることをおすすめします。
参考：エラー時の対応方法について