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「Outlookで受け取った顧客情報を、マーケティング施策のためにKlaviyoに登録したい!」
「Outlookのメール内容をもとにKlaviyoのプロフィールを手動で作成・更新しているけれど、件数が多くて時間がかかるし、入力ミスも心配…」
このように、OutlookとKlaviyoという優れたツールを使いながらも、両者間のデータ連携が手作業であるために、非効率を感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで受信したメールなどの情報をもとに、Klaviyoのプロフィールやイベントを自動で作成・更新する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、顧客とのエンゲージメントを高めるための戦略立案やコンテンツ作成といった、より創造的な業務に時間を使うことができます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務の効率化に繋がるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう!
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとKlaviyoを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!
OutlookとKlaviyoのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたデータ入力を自動化し、業務効率の向上を図ることが可能になります。
例えば、Outlookで受信した特定のメール内容をトリガーに、Klaviyoのプロフィールやイベントを自動で作成するといった連携が実現できます。
ここでは、いくつかの自動化例をご紹介するので、気になるものがあれば、ぜひクリックしてみてください!
Outlookで特定のメールを受信した際に、その内容から必要な情報を自動で抽出し、Klaviyoに特定のイベントとして登録する連携です。この自動化により、<span class="mark-yellow">手動でイベントを作成する手間が減り、スムーズな顧客アクションの記録が可能になる</span>ため、マーケティング活動の精度向上に繋がります。
Outlookで受信した新規顧客からの問い合わせメールなどの情報をもとに、Klaviyoに新しいプロフィールを自動で作成する連携です。手作業による顧客情報の転記ミスを防ぎ、<span class="mark-yellow">スムーズかつ正確に顧客リストを拡充できる</span>ため、機会損失を防ぎ、効率的なマーケティングアプローチに繋がります。
それでは、さっそく実際にOutlookとKlaviyoを連携したフローを作成してみましょう!
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください!
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
では、Outlookからマイアプリ登録していきましょう!
Outlookで検索してアイコンをクリックします。
なお、Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。ご注意ください。
1.事前にMicrosoft 365にログインしておくと、入力を行わなくても瞬時にマイアプリ登録が完了します。
ログインしていない場合は、以下の画面が出てきます。
連携するアカウントでログインしてください。
次に、Klaviyoも同じく検索します。
1.ログイン画面が出てきます。
連携したいアカウントでログインしましょう。
2.ログインを進めると、以下のような認証画面が表示されます。
許可をすると、Klaviyoのマイアプリ登録は完了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にOutlookとKlaviyoのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
まず、一番上の「メールを受信したら」のアイコンをクリックします。
Outlookと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーアクションには「メールを受信したら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
設定が終わったら、Outlookにメールを送信しましょう。
今回は以下のようにメールを作成し、送信しました。
メールの送信が終わったら、Yoomに戻ってテストをクリックしましょう。
テストが成功すると、「テスト成功」という画面が表示され、Outlookから取得した情報をYoomで引用できるようになります。
詳しくはこちらを参照してみてくださいね。
最後に「保存する」をクリックすれば完了です。
次に、「テキストからデータを抽出する」のアイコンをクリックします。
タイトルと変換タイプを設定します。
なお、デフォルトのアクションでは、2タスクが使われます。
タスク実行数について詳しくはこちらを参考にしてみてください。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参考にしてみてくださいね。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法
各項目を設定していきます。
その他の項目は任意ですが、必要なら注釈を見ながら入力してみてください。
設定が終わったら「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、保存するのを忘れないようにしましょう。
最後に、「イベントの作成」のアイコンをクリックします。
アクションに「イベントの作成」を選んだら、次へ進みます。
各項目を設定していきます。
※必須と記載の項目は忘れず設定しましょう。
なお、Klaviyoでイベントを作成する際には、プロフィールID、メールアドレス、電話番号のうち少なくとも1つを設定しておく必要があります。
本記事では抽出したメールアドレスを設定しました。
項目は多いですが無理に全部埋めなくても大丈夫です。気になるところは注釈を見ながら設定してみてください。
設定が終わったらテストをして、問題がなければ保存しましょう。
テスト後は、きちんとKlaviyoの画面でイベントが作成されているか確認しておくと安心です。
おつかれさまでした!以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Outlookのメール内容をもとに、Klaviyoでイベントを作成する方法でした!
今回はOutlookからKlaviyoへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にKlaviyoからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、Klaviyo上での顧客のアクションをスムーズに関係者に共有するなど、さらに幅広い業務の自動化が可能になります。
Klaviyoに新しいプロフィールが作成されたら、その情報をOutlookに自動で通知する連携です。この仕組みにより、<span class="mark-yellow">新規顧客の登録をスムーズに把握できるため、営業担当者への迅速な情報共有やフォローアップアクションを促す</span>ことができます。
Klaviyoで顧客からSMSを受信した際に、その内容をOutlookに自動で通知する連携です。SMSでの問い合わせを見逃すことなく、<span class="mark-yellow">担当者が普段利用しているOutlook上で一元管理できる</span>ため、顧客対応のスピード向上に繋がります。
OutlookやKlaviyoのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね!
他のアプリをトリガーとして連携したテンプレートを使うことで、Outlookでのメール送信業務を自動化できます。
これにより、手動でのメール作成と送信作業が削減されるため、人為的ミスを防ぎ、通知業務の精度向上を図りたいときにおすすめです。
データベースアプリなどと連携すれば、顧客情報を登録した際にKlaviyoにプロフィールを自動で作成できます。
手作業で登録する手間が減るため、業務の効率化が課題のときは以下のテンプレートを試してみてください!
OutlookとKlaviyoの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたOutlookからKlaviyoへのデータ転記作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は正確な顧客情報に基づいて業務を進められるようになり、面倒なデータ入力作業から解放され、本来注力すべきマーケティング戦略の立案や顧客とのコミュニケーションといったコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!
Q:特定のメールだけをKlaviyoに連携できますか?
A:はい、可能です!
Outlookの「メールを受信したら」のトリガーアクションで対象のメール専用フォルダを作成し、そのメールフォルダIDを設定すればOKです。
また、トリガーアクションで「特定の件名のメールを受信したら」を選択することで、件名に特定のキーワードが含まれる場合にのみ、Klaviyoに連携することもできます。
他にも、Yoomの「分岐」機能を使えば、さらに高度な条件分岐が可能になるため、必要なイベントだけをすっきり整理して作成できます。
詳しくは以下のリンク先をご覧ください。
「分岐」の設定方法
Q:この自動化で消費するYoomのタスク数の目安は?
A:Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、プランによって割り当てられたタスクの上限が異なります。
無料プランでは毎月100タスクまで利用可能です。
今回紹介したOutlookとKlaviyoの連携だと、1回の起動で最低3タスク消費するため、月33回以内であれば問題ありません。
詳しくは以下のリンク先を参考にしてみてください。
「タスク実行数」のカウント方法について
また、フリープランだとトリガーの最短起動間隔が15分なので、すぐにイベントを作成したいときは有料プランもご検討ください。
Q:連携がエラーになった場合、通知や再実行は可能ですか?
A:連携がエラーになった場合、Yoomの画面でアプリの連携が失敗したことが表示されます。
まずは下記の記事を参考に、もう一度マイアプリの連携をお試しください。
エラー時の対応方法について