Outlookの投稿内容をもとに、Klaviyoでプロフィールを作成する

■概要

Outlookで受信した顧客からの問い合わせ情報を、マーケティングツールであるKlaviyoへ手入力で登録する作業に手間を感じていませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。

このワークフローは、KlaviyoとOutlookの連携を自動化し、受信したメール内容をもとにKlaviyoのプロフィールを自動で作成するものです。
手作業による情報登録の手間を解消し、迅速で正確な顧客情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• KlaviyoとOutlookを併用しており、顧客情報の登録を手作業で行っている方
• Outlookに届く問い合わせから、Klaviyoの顧客リストを効率的に作成したいマーケティング担当者の方
• 手作業によるデータ入力ミスをなくし、マーケティング活動の質を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をきっかけにKlaviyoへプロフィールが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮します
• システムが自動で処理を行うことで、手動での情報入力に伴う氏名や連絡先の登録ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとKlaviyoをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の件名や差出人など、起動条件を細かく指定します
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文から氏名や会社名、問い合わせ内容などを抽出します
4. 最後に、オペレーションでKlaviyoの「プロフィールを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を紐付けて新しいプロフィールを自動で作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」設定では、受信メールの本文から抽出したい項目（例：氏名、会社名、電話番号など）を任意で指定してください
• Klaviyoでプロフィールを作成する際、AIが抽出した情報を各項目にマッピングするだけでなく、特定のタグなどを固定値として付与する設定も可能です

■注意事項

• Outlook、KlaviyoのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。‍