・
「Smartsheetに新しいタスクを追加したら、関連する報告書をGoogleドキュメントで作成している」
「プロジェクトの進捗をSmartsheetで管理し、その内容をコピーして議事録のテンプレートに貼り付けている」
このように、SmartsheetとGoogleドキュメントを併用する中で、手作業でのデータ連携に手間や時間を取られていませんか？
定型的な作業でありながら、情報の正確性が求められるため、手動での繰り返し作業はミスの原因にもなりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetに新しい情報が追加されたタイミングで、必要な情報を盛り込んだGoogleドキュメントが自動的に作成される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、ドキュメント作成の初動を早め、より創造的で重要な業務に集中できる時間を確保できます。
今回の記事でご紹介するノーコードでの自動化設定は、専門知識がなくても簡単に導入できます。
ぜひ日々の業務を効率化するための第一歩としてご活用ください。
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとGoogleドキュメントのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたアプリケーション間のデータ転記や更新作業を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能になります。
例えば、Smartsheetのタスク情報を基に、Googleドキュメントで報告書や議事録を自動で作成したり、特定の条件を満たした情報のみをドキュメント化したりと、様々な業務を自動化できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
この連携により、<span class="mark-yellow">プロジェクト開始時のキックオフ議事録や、タスクごとの作業報告書のテンプレート作成などを自動化し、ドキュメントの作成漏れや遅れを防ぎます。</span>
情報が登録された瞬間に必要な書類が準備されるため、迅速な情報共有と業務の標準化が実現します。
Smartsheetに追加された行の中から、「ステータスが“重要”」や「担当者が特定の人」など、特定の条件に合致するデータのみを抽出し、それに対応するGoogleドキュメントを自動で作成します。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">緊急性の高いタスクに関する報告書や、特定の承認者向けの申請書のみを自動生成でき、無駄なドキュメント作成を防ぎ、重要な業務に集中できる環境を整えます。</span>
それでは、さっそく実際にSmartsheetとGoogleドキュメントを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとGoogleドキュメントの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Smartsheetで行が追加されたら、Googleドキュメントで新しいドキュメントを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
検索ボックスにGoogleドキュメントと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、「Sign in with Google」を選択してください。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」を押してください。
最後に、「続行」を選びましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるSmartsheetの準備をしましょう。
なお、この後のテスト操作のために、カラムに作成日時を作成し、テスト用に行を1つ追加してください。(内容はテスト株式会社などの架空の情報でOKです)
今回は、下記のようなシートを準備しました。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。Smartsheetのシート情報が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
次に、Googleドキュメントで新しいドキュメントを作成する設定をします。まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションの選択画面になったら、前のステップと同じようにタイトルやアクションは、修正・確認をして次に進んでください。
設定が完了したら「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定に移るので、ドキュメントのタイトルを設定しましょう。
下記のように入力欄をクリックすると、Smartsheetのアウトプットが表示されます。
今回は下記のように設定しましたが、取得したアウトプットを自由に組み合わせて設定できるので業務用途に合わせてカスタマイズしてください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Google DriveのマイドライブにGoogleドキュメントが新規作成されているはずなので確認してみましょう!
下記のように、設定したタイトルのGoogleドキュメントが反映していればOKです!
「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
続いて、先ほど作成したGoogleドキュメントの文末にテキストを追加する設定を行います。下記の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
画面が切り替わり、API接続設定の画面になります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
成功すると、下記のようにGoogleドキュメントに指定したテキストが追加されているはずなのでチェックしてみましょう!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はSmartsheetからGoogleドキュメントへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogleドキュメントでのアクションを起点としてSmartsheetへデータを連携することも可能です。
例えば、定期的に作成されるドキュメントの情報をSmartsheetに集約したり、フォームからの申請内容をドキュメント化しつつSmartsheetで管理したりといった業務の自動化も実現できます。
毎週月曜日の朝に定例会議の議事録テンプレートをGoogleドキュメントで自動作成し、同時にその議事録に対応するタスクをSmartsheetに自動で追加します。
この連携により、<span class="mark-yellow">定期的なレポート作成やタスク登録といったルーティン業務の準備を完全に自動化し、作業の漏れや遅れを未然に防ぎ、計画的な業務遂行を強力にサポートします。</span>
Yoomのフォーム機能を利用して受け付けた各種申請や依頼内容をもとに、Googleドキュメントで整形された申請書を自動で作成し、その申請情報をSmartsheetの管理台帳に素早く追加します。
この連携は、<span class="mark-yellow">手動でのデータ入力や転記作業を一切不要にし、申請受付から管理台帳への登録までをシームレスに繋げることで、迅速かつ正確な情報管理を実現します。</span>
今回ご紹介した連携以外でも、SmartsheetやGoogleドキュメントのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
行の追加をトリガーとしてチャットツールやメールへの自動通知を実現します。
さらに、フォームの回答内容、新たなユーザー登録情報、リード情報などを自動でSmartsheetに登録することも可能です。
これまで手動で行っていたデータ入力や通知に伴う手間を削減し、情報管理の精度と業務全体の効率を向上させましょう。
Web会議の自動文字起こしから議事録作成、チャット内容の自動追加ができます。
また、フォーム回答をトリガーとした雇用契約書の自動発行・メール送付や、受信したPDF資料からAIでテキストを抽出し、ドキュメントに転記することも可能です。
さらに、データベース情報をもとにGoogleドキュメントで見積書を作成し、メールで送信するといった業務も自動化できます。
手作業による文書作成と情報転記の手間を削減し、情報共有をスムーズにしましょう。
SmartsheetとGoogleドキュメントの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたSmartsheetからGoogleドキュメントへのデータ転記作業の手間を根本から削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、プロジェクト管理とドキュメント作成の連携がスムーズになり、担当者は常に最新かつ正確な情報に基づいて業務を進められるため、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
.webp)
.webp)
