Smartsheetで行が追加されたら、Google ドキュメントで新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理し、その内容をGoogle ドキュメントで報告書や議事録としてまとめる際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローは、SmartsheetとGoogle ドキュメントを連携させることで、こうした定型業務を自動化します。Smartsheetに行が追加されると、その情報を基にGoogle ドキュメントが自動で作成されるため、転記作業の手間やミスをなくし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Smartsheetで管理している情報を基に、Google ドキュメントで資料作成を行っている方
・SmartsheetとGoogle ドキュメント間の手作業でのデータ転記をなくし、業務を効率化したい方
・定型的なドキュメント作成業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・SmartsheetとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Smartsheetに新しいタスクを追加したら、関連する報告書をGoogleドキュメントで作成している」
「プロジェクトの進捗をSmartsheetで管理し、その内容をコピーして議事録のテンプレートに貼り付けている」
このように、SmartsheetとGoogleドキュメントを併用する中で、手作業でのデータ連携に手間や時間を取られていませんか？
定型的な作業でありながら、情報の正確性が求められるため、手動での繰り返し作業はミスの原因にもなりかねません。
もし、Smartsheetに新しい情報が追加されたタイミングで、必要な情報を盛り込んだGoogleドキュメントが自動的に作成される仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、ドキュメント作成の初動を早め、より創造的で重要な業務に集中できる時間を確保できます。
今回の記事でご紹介するノーコードでの自動化設定は、専門知識がなくても簡単に導入できます。
ぜひ日々の業務を効率化するための第一歩としてご活用ください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSmartsheetとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Smartsheetで行が追加されたら、Google ドキュメントで新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理し、その内容をGoogle ドキュメントで報告書や議事録としてまとめる際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローは、SmartsheetとGoogle ドキュメントを連携させることで、こうした定型業務を自動化します。Smartsheetに行が追加されると、その情報を基にGoogle ドキュメントが自動で作成されるため、転記作業の手間やミスをなくし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Smartsheetで管理している情報を基に、Google ドキュメントで資料作成を行っている方
・SmartsheetとGoogle ドキュメント間の手作業でのデータ転記をなくし、業務を効率化したい方
・定型的なドキュメント作成業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・SmartsheetとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
SmartsheetとGoogleドキュメントを連携してできること
SmartsheetとGoogleドキュメントのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたアプリケーション間のデータ転記や更新作業を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能になります。
例えば、Smartsheetのタスク情報を基に、Googleドキュメントで報告書や議事録を自動で作成したり、特定の条件を満たした情報のみをドキュメント化したりと、様々な業務を自動化できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetで行が追加されたら、Googleドキュメントで新しいドキュメントを作成する
この連携により、プロジェクト開始時のキックオフ議事録や、タスクごとの作業報告書のテンプレート作成などを自動化し、ドキュメントの作成漏れや遅れを防ぎます。
情報が登録された瞬間に必要な書類が準備されるため、迅速な情報共有と業務の標準化が実現します。
Smartsheetで行が追加されたら、Google ドキュメントで新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理し、その内容をGoogle ドキュメントで報告書や議事録としてまとめる際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローは、SmartsheetとGoogle ドキュメントを連携させることで、こうした定型業務を自動化します。Smartsheetに行が追加されると、その情報を基にGoogle ドキュメントが自動で作成されるため、転記作業の手間やミスをなくし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Smartsheetで管理している情報を基に、Google ドキュメントで資料作成を行っている方
・SmartsheetとGoogle ドキュメント間の手作業でのデータ転記をなくし、業務を効率化したい方
・定型的なドキュメント作成業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・SmartsheetとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、Googleドキュメントで新しいドキュメントを作成する
Smartsheetに追加された行の中から、「ステータスが“重要”」や「担当者が特定の人」など、特定の条件に合致するデータのみを抽出し、それに対応するGoogleドキュメントを自動で作成します。
この連携を活用することで、緊急性の高いタスクに関する報告書や、特定の承認者向けの申請書のみを自動生成でき、無駄なドキュメント作成を防ぎ、重要な業務に集中できる環境を整えます。
Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、Google ドキュメントで新しいドキュメントを作成する
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■概要
Smartsheetで管理しているタスクやプロジェクト情報をもとに、Google ドキュメントで報告書や議事録を作成する業務は、手間がかかる定型業務の一つではないでしょうか。特に、手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、SmartsheetとGoogle ドキュメントの連携を自動化し、特定の行が追加されると自動でドキュメントが生成されるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetからGoogle ドキュメントへの情報転記を手作業で行っている方
・SmartsheetとGoogle ドキュメント（google docs）を用いた定型業務の効率化を目指す方
・報告書や議事録作成など、ドキュメント作成業務の自動化に関心があるマネージャーの方
■注意事項
・SmartsheetとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
SmartsheetとGoogleドキュメントの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にSmartsheetとGoogleドキュメントを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとGoogleドキュメントの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Smartsheetで行が追加されたら、Googleドキュメントで新しいドキュメントを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- SmartsheetとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Smartsheetのトリガー設定およびGoogleドキュメントのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Smartsheetで行が追加されたら、Google ドキュメントで新しいドキュメントを作成する
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■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理し、その内容をGoogle ドキュメントで報告書や議事録としてまとめる際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローは、SmartsheetとGoogle ドキュメントを連携させることで、こうした定型業務を自動化します。Smartsheetに行が追加されると、その情報を基にGoogle ドキュメントが自動で作成されるため、転記作業の手間やミスをなくし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Smartsheetで管理している情報を基に、Google ドキュメントで資料作成を行っている方
・SmartsheetとGoogle ドキュメント間の手作業でのデータ転記をなくし、業務を効率化したい方
・定型的なドキュメント作成業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・SmartsheetとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Smartsheetの連携
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Googleドキュメントの連携
検索ボックスにGoogleドキュメントと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、「Sign in with Google」を選択してください。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」を押してください。
最後に、「続行」を選びましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Smartsheetで行が追加されたら、Google ドキュメントで新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Smartsheetでプロジェクトやタスクを管理し、その内容をGoogle ドキュメントで報告書や議事録としてまとめる際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローは、SmartsheetとGoogle ドキュメントを連携させることで、こうした定型業務を自動化します。Smartsheetに行が追加されると、その情報を基にGoogle ドキュメントが自動で作成されるため、転記作業の手間やミスをなくし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Smartsheetで管理している情報を基に、Google ドキュメントで資料作成を行っている方
・SmartsheetとGoogle ドキュメント間の手作業でのデータ転記をなくし、業務を効率化したい方
・定型的なドキュメント作成業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・SmartsheetとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Smartsheetのアクション設定
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
- タイトル：任意でわかりやすい名前に変更可能です。
- アカウント情報：ステップ1で設定した内容が入力されているので、変更せずそのままにしてください。
- アクション：テンプレート通りに「行が作成されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるSmartsheetの準備をしましょう。
なお、この後のテスト操作のために、カラムに作成日時を作成し、テスト用に行を1つ追加してください。(内容はテスト株式会社などの架空の情報でOKです)
今回は、下記のようなシートを準備しました。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を設定してください。
- トリガーの起動間隔：プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できます。特にこだわりがなければ、最短の起動間隔を選ぶのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- シートID：入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されます。先ほど作成したシートを選択してください。
- 作成日時のカラムID：こちらも入力欄をクリックして、日時を選択しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。Smartsheetのシート情報が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ステップ4：Googleドキュメントの作成設定
次に、Googleドキュメントで新しいドキュメントを作成する設定をします。まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションの選択画面になったら、前のステップと同じようにタイトルやアクションは、修正・確認をして次に進んでください。
設定が完了したら「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定に移るので、ドキュメントのタイトルを設定しましょう。
下記のように入力欄をクリックすると、Smartsheetのアウトプットが表示されます。
今回は下記のように設定しましたが、取得したアウトプットを自由に組み合わせて設定できるので業務用途に合わせてカスタマイズしてください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Google DriveのマイドライブにGoogleドキュメントが新規作成されているはずなので確認してみましょう!
下記のように、設定したタイトルのGoogleドキュメントが反映していればOKです!
「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：Googleドキュメントのテキスト追加設定
続いて、先ほど作成したGoogleドキュメントの文末にテキストを追加する設定を行います。下記の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
画面が切り替わり、API接続設定の画面になります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
- ドキュメントID：先ほど新規作成したGoogleドキュメントを候補から選択してください。
- 追加するテキスト：ここにはGoogleドキュメントに追加したい文章を入力しましょう。
今回はSmartsheetのアウトプットを活用して下記のように入力しましたが、用途に合わせて設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
成功すると、下記のようにGoogleドキュメントに指定したテキストが追加されているはずなのでチェックしてみましょう!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
GoogleドキュメントのデータをSmartsheetに連携したい場合
今回はSmartsheetからGoogleドキュメントへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogleドキュメントでのアクションを起点としてSmartsheetへデータを連携することも可能です。
例えば、定期的に作成されるドキュメントの情報をSmartsheetに集約したり、フォームからの申請内容をドキュメント化しつつSmartsheetで管理したりといった業務の自動化も実現できます。
指定日時にGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成して、Smartsheetに行を追加する
毎週月曜日の朝に定例会議の議事録テンプレートをGoogleドキュメントで自動作成し、同時にその議事録に対応するタスクをSmartsheetに自動で追加します。
この連携により、定期的なレポート作成やタスク登録といったルーティン業務の準備を完全に自動化し、作業の漏れや遅れを未然に防ぎ、計画的な業務遂行を強力にサポートします。
指定日時にGoogle ドキュメントで新しいドキュメントを作成して、Smartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
定期的なレポート作成などで、都度Google ドキュメントを準備し、Smartsheetでタスク管理を行うのは手間のかかる作業ではないでしょうか。こうした手作業は、対応漏れや更新忘れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、指定したスケジュールで自動的にGoogle ドキュメントのファイルを作成し、Smartsheetに行を追加することで、smartsheetとgoogle docsを用いた一連の業務を自動化し、定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとGoogle ドキュメントを連携させ、定型的なドキュメント作成や管理を行っている方
・手作業によるGoogle ドキュメントの作成やSmartsheetへの記録に手間を感じている方
・定期的なタスクの作成漏れを防ぎ、業務の抜け漏れをなくしたいと考えているプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・SmartsheetとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームの情報をもとにGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成して、Smartsheetに行を追加する
Yoomのフォーム機能を利用して受け付けた各種申請や依頼内容をもとに、Googleドキュメントで整形された申請書を自動で作成し、その申請情報をSmartsheetの管理台帳に素早く追加します。
この連携は、手動でのデータ入力や転記作業を一切不要にし、申請受付から管理台帳への登録までをシームレスに繋げることで、迅速かつ正確な情報管理を実現します。
フォームの情報をもとにGoogle ドキュメントで新しいドキュメントを作成して、Smartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
Smartsheetでのプロジェクト管理と、報告書などで用いるGoogle ドキュメントの作成を手作業で行っていませんか。フォームで受け付けた情報を都度コピーして、ドキュメントを作成し、さらにSmartsheetのシートを更新する作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすくなります。このワークフローは、フォームへの一度の入力で、SmartsheetとGoogle ドキュメントへの情報反映を自動化し、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SmartsheetとGoogle ドキュメント間の手動での情報転記に手間を感じている方
・フォーム入力を起点に定型的なドキュメント作成とタスク登録を自動化したい方
・SmartsheetとGoogle ドキュメントの連携により、報告業務の効率化を目指すチームリーダーの方
■注意事項
・SmartsheetとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
SmartsheetやGoogleドキュメントを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、SmartsheetやGoogleドキュメントのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Smartsheetを使った便利な自動化例
行の追加をトリガーとしてチャットツールやメールへの自動通知を実現します。
さらに、フォームの回答内容、新たなユーザー登録情報、リード情報などを自動でSmartsheetに登録することも可能です。
これまで手動で行っていたデータ入力や通知に伴う手間を削減し、情報管理の精度と業務全体の効率を向上させましょう。
Google Workspaceでユーザーが登録されたらSmartsheetにも追加する
試してみる
■概要
「Google Workspaceでユーザーが登録されたらSmartsheetにも追加する」フローは、Google WorkspaceとSmartsheetの連携を自動化する業務ワークフローです。新しいユーザーがGoogle Workspaceに登録されると、同時にSmartsheetにもその情報が自動で追加されるため、手動でのデータ入力や管理の手間を省けます。YoomのAPI連携機能を活用することで、スムーズかつ正確なデータ同期が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google WorkspaceとSmartsheetを日常的に利用している企業のIT担当者
・ユーザー管理を効率化し、手動作業を減らしたいと考えているチームリーダー
・データ連携の自動化を通じて業務プロセスを最適化したい経営者
■注意事項
・Google Workspace、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Googleフォームの回答内容をSmartsheetに登録する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容をSmartsheetに登録する」ワークフローは、アンケートや申請フォームのデータを自動的にSmartsheetに整理・管理する業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ入力や転記の手間を省き、迅速かつ正確なデータ管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで収集したデータをSmartsheetで一元管理したいビジネスユーザーの方
・手動でのデータ転記に時間を取られているチームリーダーや管理者の方
・データ管理の効率化を図り、ミスを減らしたい業務担当者の方
・Smartsheetを既に活用しており、Googleフォームとの連携を検討している方
■注意事項
・Googleフォーム、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Meta広告（Facebook）でリードが登録されたらSmartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
「Meta広告（Facebook）でリードが登録されたらSmartsheetに行を追加する」ワークフローは、広告キャンペーンから得られたリード情報を自動的にSmartsheetに転送し、管理をスムーズにする業務ワークフローです。これにより、手動でのデータ入力の手間を省き、迅速な対応が可能になります。特に複数の広告プラットフォームを利用している場合、この連携が大きな助けとなります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Meta広告（Facebook）を活用してリード獲得を行っているマーケティング担当者
・Smartsheetでリード情報を一元管理したい営業チームのリーダー
・広告データの手動入力に時間を取られている業務担当者
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Smartsheetで行が作成されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールとしてSmartsheetをご利用の際、新しいタスクや行が追加されるたびに、関係者へOutlookで通知する作業に手間を感じていませんか。この手作業は重要な一方で、連絡漏れや遅延のリリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Smartsheetに行が追加されると自動でOutlookからメールを送信できるため、smartsheetとoutlookを連携させた効率的な情報共有体制を構築し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Smartsheetでのタスク更新をOutlookを使い手動で関係者に通知している方
・SmartsheetとOutlook間での転記や連絡作業におけるミスや漏れをなくしたい方
・定型的な通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・SmartsheetとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Smartsheetで行が追加されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
「Smartsheetで行が追加されたらSlackに通知する」フローは、チームの連携を強化する業務ワークフローです。Smartsheetに新しい行が追加されると、即座にSlackへ通知が送信されるため、メンバー全員が迅速に最新情報を共有できます。これにより、情報の見落としや伝達ミスを防ぎ、スムーズなコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Smartsheetを日常的に活用しているプロジェクトマネージャー
・Slackでチームコミュニケーションを頻繁に行っている企業
・Smartsheetの更新情報を迅速にチームへ共有したい管理者
■注意事項
・Smartsheet、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleドキュメントを使った便利な自動化例
Web会議の自動文字起こしから議事録作成、チャット内容の自動追加ができます。
また、フォーム回答をトリガーとした雇用契約書の自動発行・メール送付や、受信したPDF資料からAIでテキストを抽出し、ドキュメントに転記することも可能です。
さらに、データベース情報をもとにGoogleドキュメントで見積書を作成し、メールで送信するといった業務も自動化できます。
手作業による文書作成と情報転記の手間を削減し、情報共有をスムーズにしましょう。
Google Chatでメッセージが送信されたら、投稿内容をGoogleドキュメントに追加する
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Google Chatでメッセージが送信されたら、投稿内容をGoogleドキュメントに追加するフローです。
■注意事項
・Google Chat、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Yoomフォームに回答があったら、雇用契約書を発行しメール送付する
試してみる
Yoomフォームに回答があった内容で雇用契約書を発行し、対象者にメールを送付するフローです。
Notionデータベースの情報でGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商談に関する情報を登録している方
・見積書作成のためのデータの管理を行う方
2.Google ドキュメントを業務に活用している企業
・帳票の雛形を作成し、業務に活用している方
3.Outlookを主なコミュニケーションツールとして活用している企業
・顧客企業との情報伝達手段に活用している方
■注意事項
・Notion、Google ドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をGoogleドキュメントに追加する
試してみる
■概要
Google Meetでの会議後、議事録をGoogleドキュメントへ手作業でまとめる作業に、手間や時間を取られていませんか。
このワークフローは、Google Meetでの会議が終了すると、録画された音声データからAIが自動で文字起こしを行い、要約したテキストを指定のGoogleドキュメントに追記します。
手作業による転記の手間や記載漏れのリスクをなくし、議事録作成業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetで頻繁に会議を行い、Googleドキュメントへの議事録作成に手間を感じている方
・会議の文字起こしを手作業で行っており、時間短縮や精度向上を目指している担当者の方
・チーム内での迅速な情報共有を実現し、プロジェクトの進行を円滑にしたいと考えている方
■注意事項
・Google Meet、Google Meet、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
メールで縦書きのPDF資料が届いたら、AIでテキストを抽出しGoogleドキュメントに内容を転記する
試してみる
縦書きのPDF資料をメールで受信したら、AIでテキストを抽出し、内容をGoogleドキュメントに転記するフローです。
まとめ
SmartsheetとGoogleドキュメントの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたSmartsheetからGoogleドキュメントへのデータ転記作業の手間を根本から削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、プロジェクト管理とドキュメント作成の連携がスムーズになり、担当者は常に最新かつ正確な情報に基づいて業務を進められるため、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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