■概要
Smartsheetで管理しているタスクやプロジェクト情報をもとに、Google ドキュメントで報告書や議事録を作成する業務は、手間がかかる定型業務の一つではないでしょうか。特に、手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、SmartsheetとGoogle ドキュメントの連携を自動化し、特定の行が追加されると自動でドキュメントが生成されるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetからGoogle ドキュメントへの情報転記を手作業で行っている方
- SmartsheetとGoogle ドキュメント（google docs）を用いた定型業務の効率化を目指す方
- 報告書や議事録作成など、ドキュメント作成業務の自動化に関心があるマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに行が追加されるだけでドキュメントが自動生成されるため、これまで手作業で行っていた転記や作成の時間を短縮できます
- 手動でのコピー＆ペースト作業がなくなることで、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとGoogle ドキュメントをYoomと連携します
- トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が進むようにします
- 条件に合致した場合のオペレーションとして、Google ドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します
- 最後に、同じくGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、Smartsheetから取得した情報をドキュメントに追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能で設定する条件は、Smartsheetの特定の列の値（例：ステータスが「完了」になったら、など）を元に、業務内容に合わせて任意で設定してください
- Google ドキュメントで作成するドキュメントのタイトルや本文に追加するテキスト内容は、Smartsheetの各列から取得した情報を利用して自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
- SmartsheetとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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