■概要

定期的なレポート作成などで、都度Google ドキュメントを準備し、Smartsheetでタスク管理を行うのは手間のかかる作業ではないでしょうか。こうした手作業は、対応漏れや更新忘れといったミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、指定したスケジュールで自動的にGoogle ドキュメントのファイルを作成し、Smartsheetに行を追加することで、smartsheetとgoogle docsを用いた一連の業務を自動化し、定型業務の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartsheetとGoogle ドキュメントを連携させ、定型的なドキュメント作成や管理を行っている方
• 手作業によるGoogle ドキュメントの作成やSmartsheetへの記録に手間を感じている方
• 定期的なタスクの作成漏れを防ぎ、業務の抜け漏れをなくしたいと考えているプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時にGoogle ドキュメントが自動作成され、Smartsheetへの記録も完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるドキュメントの作成忘れやSmartsheetへの記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ドキュメントとSmartsheetをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
4. 続けて、Google ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションで、ドキュメントに記載したい定型文などを設定します。
5. 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」アクションを設定し、ドキュメントを作成した旨を記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるスケジュール機能では、ワークフローを起動したい日時や曜日、間隔などを任意で設定してください。
• Google ドキュメントに追加するテキスト情報や、Smartsheetに追加する行の内容は、実際の業務に合わせて自由に設定可能です。

■注意事項‍

• SmartsheetとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。