フォームの情報をもとにGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成して、Smartsheetに行を追加する
フォームの情報をもとにGoogleドキュメントで新しいドキュメントを作成して、Smartsheetに行を追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleドキュメント
と
Smartsheet
を自動連携できます。
■概要
Smartsheetでのプロジェクト管理と、報告書などで用いるGoogleドキュメントの作成を手作業で行っていませんか。フォームで受け付けた情報を都度コピーして、ドキュメントを作成し、さらにSmartsheetのシートを更新する作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすくなります。このワークフローは、フォームへの一度の入力で、SmartsheetとGoogleドキュメントへの情報反映を自動化し、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとGoogleドキュメント間の手動での情報転記に手間を感じている方
- フォーム入力を起点に定型的なドキュメント作成とタスク登録を自動化したい方
- SmartsheetとGoogleドキュメントの連携により、報告業務の効率化を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をトリガーに、Googleドキュメントの作成とSmartsheetへの行追加が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- SmartsheetとGoogleドキュメントへの二重入力が不要になり、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとSmartsheetをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomのフォーム機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、フォームの値をもとにドキュメントを生成します。
- さらに、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、フォームで受け付けた詳細な情報をドキュメントに追記します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」を設定し、フォーム情報や作成したドキュメントのURLなどを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるYoomのフォームで設定する質問項目は、収集したい情報に応じて任意で設定・変更してください。
- Googleドキュメントに追加するテキスト内容や、Smartsheetの各列に追加する情報は、フォームで取得した値を元に自由にマッピング可能です。
■注意事項
- SmartsheetとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
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例えば、Smartsheetに登録された情報をSalesforceやGoogle Sheetsなどの他サービスに連携したり、メールや入力フォームの情報をSmartsheetに自動的に登録するといったことが可能です。
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行を追加
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行を取得
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シートを作成
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行にファイルを添付
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フローボットオペレーション
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フローボットオペレーション
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