フォームの情報をもとにGoogle ドキュメントで新しいドキュメントを作成して、Smartsheetに行を追加する

‍■概要

Smartsheetでのプロジェクト管理と、報告書などで用いるGoogle ドキュメントの作成を手作業で行っていませんか。フォームで受け付けた情報を都度コピーして、ドキュメントを作成し、さらにSmartsheetのシートを更新する作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすくなります。このワークフローは、フォームへの一度の入力で、SmartsheetとGoogle ドキュメントへの情報反映を自動化し、こうした定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartsheetとGoogle ドキュメント間の手動での情報転記に手間を感じている方
• フォーム入力を起点に定型的なドキュメント作成とタスク登録を自動化したい方
• SmartsheetとGoogle ドキュメントの連携により、報告業務の効率化を目指すチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信をトリガーに、Google ドキュメントの作成とSmartsheetへの行追加が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
• SmartsheetとGoogle ドキュメントへの二重入力が不要になり、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ドキュメントとSmartsheetをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでYoomのフォーム機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでGoogle ドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、フォームの値をもとにドキュメントを生成します。
4. さらに、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、フォームで受け付けた詳細な情報をドキュメントに追記します。
5. 最後に、オペレーションでSmartsheetの「行を追加」を設定し、フォーム情報や作成したドキュメントのURLなどを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるYoomのフォームで設定する質問項目は、収集したい情報に応じて任意で設定・変更してください。
• Google ドキュメントに追加するテキスト内容や、Smartsheetの各列に追加する情報は、フォームで取得した値を元に自由にマッピング可能です。

■注意事項‍

• SmartsheetとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。