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「Todoistでタスクを管理しているけど、プロジェクト全体の進捗はSmartsheetで確認しているから、情報を手作業で転記するのが面倒…」
「毎日のタスク情報をSmartsheetにコピー＆ペーストしていると、どうしても入力ミスや転記漏れが発生してしまう…」
このように、TodoistとSmartsheetを併用する中で、手作業でのデータ連携に非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Todoistにあるタスク情報を、設定したタイミングで自動的にSmartsheetに登録する仕組み</span>があれば、日々の面倒な転記作業から解放され、ヒューマンエラーのリスクをなくし、より重要なプロジェクト管理や戦略的な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、これまで自動化を試したことがない方でもすぐに業務の効率化を図れます！
ぜひこの機会に導入して、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">TodoistとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
TodoistとSmartsheetのAPIを連携すれば、Todoistで管理しているタスク情報を様々な条件でSmartsheetに自動で追加することが可能になります。
これにより、手作業による情報共有や進捗報告の手間を削減し、チーム全体の生産性を向上させることに繋がります。
ここでは具体的な自動化例を複数紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
毎日Todoistで「今日が期限」のタスクを確認し、Smartsheetのプロジェクトシートに手動で転記する作業を自動化する連携です。
<span class="mark-yellow">毎朝のルーチンワークをなくして転記漏れを防ぎ、プロジェクト全体の進捗管理を正確かつ効率的に行う</span>ことができるはずです。
定期的にTodoist上で期限が過ぎたタスクを抽出し、フォローアップのためにSmartsheetにリストアップする作業を自動化する連携です。
<span class="mark-yellow">対応漏れに素早く気づき、状況報告のためのリスト作成にかかる手間を削減</span>できるため、迅速なリカバリーアクションへと繋がります。
それでは、さっそく実際にTodoistとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでTodoistとSmartsheetの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「毎日Todoistから今日が期限のタスクを取得してSmartsheetに行を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Todoistのマイアプリ連携】
アプリ一覧で検索窓にTodoistと入力し、選択してください。
次の画面が表示されたら、「メールアドレス」と「パスワード」を入力し、ログインをクリックします。
以上で、Todoistのマイアプリ連携が完了です。
【Smartsheetのマイアプリ連携】
アプリ一覧でSmartsheetと入力し、選択しましょう。
下記の画面でSmartsheetにログインしてください。
次の画面で、「許可」をクリックし、マイアプリ連携が完了です！
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です。
ここから「毎日Todoistから今日が期限のタスクを取得してSmartsheetに行を追加する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
※スケジュール設定については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
まずは、スケジュールトリガーの「タイトル」を設定します。
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOKです！
続いて、「スケジュール設定」でフローボットを起動したい日付や曜日を設定しましょう。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
最後に「保存する」をクリックしてください。
赤枠部分をクリックしましょう！
ここでは、Todoistの今日が期限のタスク一覧を取得する設定を行います。
次の画面で、以下の内容を確認し、次に進みましょう！
ここで、Todoistの画面に移り、テスト用に今日が期限のタスクを作成してください。
作成後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テスト成功の表示を確認できたら、アウトプットを確認しましょう！
このアウトプットはこの後の設定で活用します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
最後に「保存する」をクリックし、次のステップに進んでください。
続いて、赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
※繰り返し処理の詳しい設定方法については、こちらをご参照ください。
次の画面で、分岐の条件を指定していきます！
まずは、「タイトル」を必要に応じて修正します。
「繰り返し対象の取得した値」の「オペレーション」は、「今日が期限のタスク一覧取得」を選択してください。
「取得した値」は「content」を選択しましょう！
今回は、ContentとURLをSmartsheetに記録するため、以下のように設定しました。
他の情報を記録する場合は、「取得した値を追加」から追加ができるので、運用に合わせて設定してください。
最後に「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう！
最後の設定です！
ここでは、Smartsheetに行を追加する設定を行います。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウントが合っているか確認します。
アクションはそのままで次に進みましょう！
次の画面で、必須項目を設定していきます！
設定を完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
以上で、「毎日Todoistから今日が期限のタスクを取得してSmartsheetに行を追加する」フローの完成です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回はTodoistからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetでの更新をトリガーにTodoistへタスクを作成するようなデータ連携も可能です。
プロジェクト管理の起点となるSmartsheetからTodoistのタスクリストへスムーズに連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Smartsheetで新しいプロジェクトやタスクの行が追加されるたびに、担当者がTodoistに手動でタスクを作成する手間を削減できます。
<span class="mark-yellow">プロジェクト計画と個人のToDoリストを自動で同期させることで、タスクの割り当て漏れや実行の遅延の防止</span>に繋がります。
Smartsheetに追加された行の中から「優先度：高」など特定の条件に一致するものだけを自動で抽出し、Todoistに連携する自動化です。
<span class="mark-yellow">重要なタスクのみをTodoistに連携することで、ノイズを減らし、本当に注力すべき業務に集中できる環境を整える</span>ことができるはずです。
TodoistやSmartsheetのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
他のタスク管理アプリやフォームアプリと連携することで、Todoistへのタスク登録作業を自動化することもできます。
手作業でタスクを転記する作業を削減できるため、業務の効率化が課題のときは、以下のテンプレートを試してみてください！
他のデータベースやメールアプリと連携することで、Smartsheetに行が追加されたら、転記したり通知したりする業務を自動化できます。
テンプレートを設定するだけで手作業での転記や通知作業を削減できるため、人為的ミスを防ぎ、スムーズな情報共有を実現したいときにおすすめです。
TodoistとSmartsheetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク情報とプロジェクトシート間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は日々発生するタスクの進捗を正確かつスムーズに共有でき、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも、画面をクリックしていくだけの直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：同じタスクが重複して登録されませんか？
A：はい、タスクが重複して登録されることはありませんので、安心してご利用ください。
解説したテンプレートでは、期限でタスクの一覧を取得し、一覧データを一件ずつSmartsheetに登録するため、同じタスクが同日に二回登録されたり、同じタスクが日付をまたいで二回登録されたりすることはありません。
Q：タスク名以外の情報も連携できますか？
A：はい、タスク名だけではなく期日、担当者、優先度といったTodoistの詳細情報を引き出して連携することができます。
Yoomではデータ項目ごとに「どの情報をSmartsheetのどの列に入れるか」をマッピング設定できるので、たとえば「期日→期限列」「担当者→担当者列」「優先度→優先度列」というように割り当てられます。
これにより、Smartsheet上で見やすい管理表を自動で整備でき、チームの進捗把握もスムーズになります。
Q：連携が失敗した場合の通知や対処法は？
A：フローボットでエラーが発生すると、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知にはエラーが起きたオペレーションや詳細のリンクが記載されており、すぐに原因を確認できます。
まずは通知内容を確認し、設定の修正が必要な場合はYoomヘルプページを参照してください。
それでも解決しない場合は、お問い合わせ窓口からサポートにご連絡ください。
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