ecforceを利用したECサイト運営において、定期購入の受注が入るたびに請求書を作成し、手作業で顧客にメール送付する業務に追われていませんか？
請求書発行はミスが許されない重要な業務ですが、件数が増えるほど担当者の負担が大きくなり、他の重要な業務に支障をきたすこともあります。
もし、ecforceで定期受注情報が登録されると、請求書PDFが自動で作成され、顧客へメールを自動送信できる仕組みがあれば、定型業務から解放され、売上向上のための施策立案や顧客対応といった、より創造的な業務に集中できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはecforceの請求書発行を自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ecforceで定期受注情報が登録されたら、請求書PDFを自動作成し顧客へメールを送付する
試してみる
■概要
ecforceでの定期受注が発生するたび、手作業で請求書を作成し、顧客へ送付する業務は手間がかかるのではないでしょうか。 特に件数が増えると、作業負荷の増大や入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。 このワークフローを活用すれば、ecforceの請求書発行からメール送付までを自動化できるため、こうした手作業による非効率を削減し、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- ecforceを利用しており、定期受注に関する請求書発行業務を自動化したいEC担当者の方
- 請求書の作成や送付を毎月手作業で行っており、業務の効率化を目指している経理担当者の方
- 手作業による請求書送付時の宛先間違いや、添付漏れなどのミスを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ecforceで定期受注が登録されると請求書の作成から送付までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、請求情報の転記ミスや送付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ecforceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでecforceを選択し、「定期受注情報が登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでecforceの「定期受注詳細情報を取得する」アクションと「顧客情報を取得する」アクションを設定し、必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションで取得した情報をもとに請求書PDFを作成します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、作成した請求書PDFを添付して顧客にメールを送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 「書類を発行する」オペレーションでは、請求書の雛形として利用するGoogle スプレッドシートのシートを任意で設定してください。
- 「メールを送る」オペレーションでは、送付先の顧客メールアドレスやメールの件名、本文などを、ecforceから取得した情報と固定テキストを組み合わせて自由に設定することが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Google スプレッドシートとecforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- ecforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ecforceの請求書発行・送付を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、「ecforceで定期受注情報が登録されたら、請求書PDFを自動作成し顧客へメールを送付する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ecforce／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ecforceのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- ecforceのトリガー設定とecforce・Google スプレッドシート・メールのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ecforceで定期受注情報が登録されたら、請求書PDFを自動作成し顧客へメールを送付する
試してみる
■概要
ecforceでの定期受注が発生するたび、手作業で請求書を作成し、顧客へ送付する業務は手間がかかるのではないでしょうか。 特に件数が増えると、作業負荷の増大や入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。 このワークフローを活用すれば、ecforceの請求書発行からメール送付までを自動化できるため、こうした手作業による非効率を削減し、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- ecforceを利用しており、定期受注に関する請求書発行業務を自動化したいEC担当者の方
- 請求書の作成や送付を毎月手作業で行っており、業務の効率化を目指している経理担当者の方
- 手作業による請求書送付時の宛先間違いや、添付漏れなどのミスを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ecforceで定期受注が登録されると請求書の作成から送付までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、請求情報の転記ミスや送付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ecforceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでecforceを選択し、「定期受注情報が登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでecforceの「定期受注詳細情報を取得する」アクションと「顧客情報を取得する」アクションを設定し、必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションで取得した情報をもとに請求書PDFを作成します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、作成した請求書PDFを添付して顧客にメールを送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 「書類を発行する」オペレーションでは、請求書の雛形として利用するGoogle スプレッドシートのシートを任意で設定してください。
- 「メールを送る」オペレーションでは、送付先の顧客メールアドレスやメールの件名、本文などを、ecforceから取得した情報と固定テキストを組み合わせて自由に設定することが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Google スプレッドシートとecforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- ecforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：ecforceとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます！
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
続いて、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google スプレッドシートについては、先ほどのナビ内で解説しているので省略しますね！
1.ecforceのマイアプリ連携
※ecforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。
フリープラン・ミニプランの場合は、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができますので、ぜひお試しください！
アプリ一覧で、ecforceを検索し選択すると、下記の画面が表示されます。
アカウント名は、担当者など任意の名称を入力してください。
アクセストークンとドメインを入力して、「追加」をクリックします。
- アクセストークン
ecforceから取得できます。
ecforce公式ページの「②API接続用の認証トークンを発行」を参考にして、認証トークンを発行し、赤枠内に貼り付けてください。 - ドメイン
赤枠内の説明を参考にして入力してください。
これで、ecforceとYoomの連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
ecforceで定期受注情報が登録されたら、請求書PDFを自動作成し顧客へメールを送付する
試してみる
■概要
ecforceでの定期受注が発生するたび、手作業で請求書を作成し、顧客へ送付する業務は手間がかかるのではないでしょうか。 特に件数が増えると、作業負荷の増大や入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。 このワークフローを活用すれば、ecforceの請求書発行からメール送付までを自動化できるため、こうした手作業による非効率を削減し、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- ecforceを利用しており、定期受注に関する請求書発行業務を自動化したいEC担当者の方
- 請求書の作成や送付を毎月手作業で行っており、業務の効率化を目指している経理担当者の方
- 手作業による請求書送付時の宛先間違いや、添付漏れなどのミスを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ecforceで定期受注が登録されると請求書の作成から送付までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、請求情報の転記ミスや送付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ecforceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでecforceを選択し、「定期受注情報が登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでecforceの「定期受注詳細情報を取得する」アクションと「顧客情報を取得する」アクションを設定し、必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションで取得した情報をもとに請求書PDFを作成します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、作成した請求書PDFを添付して顧客にメールを送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- 「書類を発行する」オペレーションでは、請求書の雛形として利用するGoogle スプレッドシートのシートを任意で設定してください。
- 「メールを送る」オペレーションでは、送付先の顧客メールアドレスやメールの件名、本文などを、ecforceから取得した情報と固定テキストを組み合わせて自由に設定することが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Google スプレッドシートとecforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- ecforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
「OK」をクリックして設定を進めていきましょう！
ステップ3：ecforceのトリガー設定
「定期受注情報が登録されたら」をクリックします。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際のアカウント情報が記載されています。
トリガーアクションは、「定期受注情報が登録されたら」のままで次に進みましょう！
ここでまず、ecforceに移動して、テスト可能な顧客に定期受注を登録してください。
テスト可能な顧客に定期受注を登録したら、Yoomの操作画面に戻ります。
次に、Yoomがecforceで登録された定期受注を何分間隔で確認するかを設定します。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から任意の時間を選択してください。
ご利用プランにより選択できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
テストを実行し成功すると、取得した値の各項目の横にecforceに登録した定期受注の基本情報が表示されます。
「完了」をクリックして設定完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値として引用できます。
ステップ4：ecforceの定期受注詳細情報を取得する設定
次に、ecforceに登録した定期受注の詳細情報を取得する設定を行います。
「定期受注詳細情報を取得」をクリックしてください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「定期受注詳細情報を取得」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックして、取得した値の「定期受注情報が登録されたら」から「定期受注ID」を選択してください。
※デフォルトで入力されている「←トリガーで取得した値を設定してください」は削除してくださいね！
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動した値となります。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、ecforceで作成した定期受注の詳細情報を取得できました！
「完了」をクリックして設定完了です！
ステップ5：ecforceの顧客情報を取得する設定
次に、ecforceで作成した定期受注の顧客情報を取得する設定を行います。
「顧客情報を取得」をクリックしてください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「顧客情報を取得」のままで次に進みましょう！
