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ecforceを利用したECサイト運営において、定期購入の受注が入るたびに請求書を作成し、手作業で顧客にメール送付する業務に追われていませんか？
請求書発行はミスが許されない重要な業務ですが、件数が増えるほど担当者の負担が大きくなり、他の重要な業務に支障をきたすこともあります。
もし、ecforceで定期受注情報が登録されると、請求書PDFが自動で作成され、顧客へメールを自動送信できる仕組みがあれば、定型業務から解放され、売上向上のための施策立案や顧客対応といった、より創造的な業務に集中できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはecforceの請求書発行を自動化する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、「ecforceで定期受注情報が登録されたら、請求書PDFを自動作成し顧客へメールを送付する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ecforce／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
続いて、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google スプレッドシートについては、先ほどのナビ内で解説しているので省略しますね！
1.ecforceのマイアプリ連携
※ecforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。
フリープラン・ミニプランの場合は、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができますので、ぜひお試しください！
アプリ一覧で、ecforceを検索し選択すると、下記の画面が表示されます。
アカウント名は、担当者など任意の名称を入力してください。
アクセストークンとドメインを入力して、「追加」をクリックします。
これで、ecforceとYoomの連携完了です！
下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
「OK」をクリックして設定を進めていきましょう！
「定期受注情報が登録されたら」をクリックします。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際のアカウント情報が記載されています。
トリガーアクションは、「定期受注情報が登録されたら」のままで次に進みましょう！
ここでまず、ecforceに移動して、テスト可能な顧客に定期受注を登録してください。
テスト可能な顧客に定期受注を登録したら、Yoomの操作画面に戻ります。
次に、Yoomがecforceで登録された定期受注を何分間隔で確認するかを設定します。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から任意の時間を選択してください。
ご利用プランにより選択できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
テストを実行し成功すると、取得した値の各項目の横にecforceに登録した定期受注の基本情報が表示されます。
「完了」をクリックして設定完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値として引用できます。
次に、ecforceに登録した定期受注の詳細情報を取得する設定を行います。
「定期受注詳細情報を取得」をクリックしてください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「定期受注詳細情報を取得」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックして、取得した値の「定期受注情報が登録されたら」から「定期受注ID」を選択してください。
※デフォルトで入力されている「←トリガーで取得した値を設定してください」は削除してくださいね！
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動した値となります。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功し、ecforceで作成した定期受注の詳細情報を取得できました！
「完了」をクリックして設定完了です！
次に、ecforceで作成した定期受注の顧客情報を取得する設定を行います。
「顧客情報を取得」をクリックしてください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「顧客情報を取得」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックして、「受注詳細情報を取得」から「顧客ID」を選択してください。
※デフォルトで入力されている「←取得した値を設定してください」は削除してくださいね！
ここまで設定できたら、テストを実行してください。
テストが成功して、ecforceで作成した定期受注の顧客情報を取得できました！
「完了」をクリックして設定完了です！
次に、Google スプレッドシートで作成した雛形をもとに請求書PDFを発行する設定を行います。
「書類を発行する」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
ecforceと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したGoogle スプレッドシートのアカウント情報が自動で表示されます。
まず、下記の手順に従って、請求書の雛形をGoogle スプレッドシートで作成しましょう。
今回は、下記のように雛形を作成しましたのでぜひ参考にしてください！
※背景が黄色になっているのは置換箇所を分かりやすくするためです。
※すでに使用したい雛形がある場合は、作成不要です。
請求書の雛形の作成が完了したら、Yoomの操作画面に戻ります。
編集欄をクリックするとGoogle スプレッドシートの候補が表示されるので、連携したいGoogle スプレッドシートを選択してください。
選択するとファイルIDが自動で入力されます。
次に、このフローボットで作成した請求書PDFを格納するGoogle Driveフォルダを指定します。
まだ対象のフォルダを作成していない場合は、このタイミングで作成し選択すればOKです！
こちらも編集欄をクリックすると、Google Driveのフォルダ候補が表示されるので、連携したいフォルダを選択してください。
選択するとフォルダIDが自動で入力されます。
出力する請求書PDFのファイル名を設定します。
編集欄をクリックして、「顧客情報を取得」から、ecforceで作成した定期受注の顧客情報を引用できます。
日付を含めたい場合は、編集欄をクリックし、「日付」から希望の形式を選択することで、フローボットの起動日が都度反映されます。
入力が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
【Tips】
テキストは固定値として扱われます。
そのため、毎回変動する情報（フルネームの一覧・日付など）には取得した値を活用することが重要です！
例えば、下記画像のように編集することができます。
これにより、毎回変動する情報は手動で入力する必要がなく、効率的に連携できます！
「置換情報を再取得」をクリックしてください。
雛形の情報が取得できたら、置換後の文字列を設定しましょう！
編集欄をクリックして、「定期受注情報が登録されたら」と「定期受注詳細情報を取得」と「顧客情報を取得」からecforceで作成した受注の情報を引用できます。
各項目に対応させたい値をそれぞれ設定しましょう！
【Tips】
置換後の文字列も、取得した値を活用することでフローボットを起動する度に変動する値となります！
作成日などは「日付」から希望の形式を選択することで、フローボットの起動日が都度反映されます。
置換後の文字列の入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
指定したGoogle Driveのフォルダに、ecforceで作成した定期受注の請求書PDFが格納されました！
最後に、作成した請求書PDFを顧客にメール送付する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
編集欄をクリックして、「顧客情報を取得」から定期受注を作成した顧客のメールアドレスを引用します。
【Tips】
動作確認のため、まずは自分のメールアドレスで設定することをおすすめします！
動作確認後、上記の説明の通り、顧客のメールアドレスに修正しておいてくださいね！
続いて、下記を任意で入力しましょう。
件名と本文はカスタマイズ可能です！
編集欄をクリックして、「定期受注情報が登録されたら」と「定期受注詳細情報を取得」と「顧客情報を取得」からecforceで作成した定期受注の情報を引用できます。
必要な情報を入力して、内容を調整しましょう！
【Tips】
ステップ6と同様に、取得した値はフローボットを起動する度に変動する値として扱われます。
テキストを直接入力した部分は固定値として処理されるため、毎回変動する情報{{フルネームの一覧}}や{{定期受注番号}}などは、取得した値を活用しましょう！
件名と本文編集が完了したら、「次へ」をクリックします。
【補足】
このメールはYoomのアドレスから送信されます。
こちらのメールアドレスは受信専用となっており、顧客からの返信には対応できませんので、その点を明記しておくことをおすすめします。
メールの送信内容が表示されます。
取得した値が正しく反映されていることを確認し、テストを実行しましょう！
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
指定したメールアドレスに通知が届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、ecforceで定期受注が確定したら、請求書PDFが自動でメール送付されるか確認してみてくださいね！
ecforceのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
ecforceで定期受注情報が登録された際、AIで要約してSlackへ通知したり、kintoneへ受注情報を自動格納したりできます。また、毎日広告集計レポートを取得してGoogle スプレッドシートに記載したり、スマレジの在庫変動に合わせてecforceの在庫情報を更新するなど、マーケティング分析から在庫管理まで幅広く自動化することが可能です。
ecforceの請求書発行から送付までを自動化することで、これまで手作業で行っていた請求書の作成やメール送付といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は煩雑な事務作業から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：請求書のレイアウトは変更できますか？
A：
はい、Google スプレッドシートの列に合わせて作成したものであれば変更可能です！連携するフォーマットを変更する場合は、テンプレート設定の修正が必要です。
Q：定期受注だけでなく、単発の受注にも対応できますか？
A：
はい、対応可能です！
こちらの「ecforceで注文が確定したら、請求書のPDFを作成しメールで送付する」というテンプレートが定期受注でなく単発の受注に対応しています。
ぜひこちらもお試しください！
Q：自動化の途中でエラーが起きたらどうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
