ecforceで定期受注情報が登録されたら、請求書PDFを自動作成し顧客へメールを送付する

■概要

ecforceでの定期受注が発生するたび、手作業で請求書を作成し、顧客へ送付する業務は手間がかかるのではないでしょうか。特に件数が増えると、作業負荷の増大や入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、ecforceの請求書発行からメール送付までを自動化できるため、こうした手作業による非効率を削減し、より重要な業務に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

ecforceを利用しており、定期受注に関する請求書発行業務を自動化したいEC担当者の方
請求書の作成や送付を毎月手作業で行っており、業務の効率化を目指している経理担当者の方
手作業による請求書送付時の宛先間違いや、添付漏れなどのミスを減らしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

ecforceで定期受注が登録されると請求書の作成から送付までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
システムが自動で処理を行うことで、請求情報の転記ミスや送付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、ecforceとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
次に、トリガーでecforceを選択し、「定期受注情報が登録されたら」というアクションを設定します。
続いて、オペレーションでecforceの「定期受注詳細情報を取得する」アクションと「顧客情報を取得する」アクションを設定し、必要な情報を取得します。
次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションで取得した情報をもとに請求書PDFを作成します。
最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、作成した請求書PDFを添付して顧客にメールを送付します。

■このワークフローのカスタムポイント

「書類を発行する」オペレーションでは、請求書の雛形として利用するGoogle スプレッドシートのシートを任意で設定してください。
「メールを送る」オペレーションでは、送付先の顧客メールアドレスやメールの件名、本文などを、ecforceから取得した情報と固定テキストを組み合わせて自由に設定することが可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

Google スプレッドシートとecforceのそれぞれとYoomを連携してください。
ecforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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