Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、ecforceで顧客情報を登録する

■概要

Microsoft Teamsでの顧客とのやり取りをecforceへ手動で登録する作業は、時間と手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に、多くのメッセージを処理する場合、その負担は大きくなりりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのメッセージ投稿をトリガーに、AIが情報を抽出してecforceへ顧客情報を自動登録するため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsとecforce間で顧客情報を手作業で転記している担当者
• 顧客対応のメッセージからecforceへの登録作業の効率化を目指すチームの方
• 手作業による顧客情報の登録ミスを減らしたいと考えているマネージャー

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのメッセージから自動でecforceに顧客情報が登録できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業による情報の転記ミスや登録漏れを防ぎ、顧客データの正確性を向上させ、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとecforceをYoomと連携する
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定する
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容から必要な顧客情報を抽出するように設定する
4. 最後に、オペレーションでecforceを選択し、「顧客情報を登録」アクションを設定し、抽出した情報を基にecforceへ顧客情報を登録する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能「テキストからデータを抽出する」では、Microsoft Teamsのメッセージから具体的にどの情報を抽出するか（例：氏名、会社名、連絡先など）や、抽出に関する指示内容をユーザーのニーズに合わせて設定できます。
• ecforceの「顧客情報を登録」アクションでは、登録する各項目に対して、固定の値を入力したり、事前に定義された選択肢から選んだり、前段のAI機能で抽出した値を動的に埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、ecforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 【ecforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。