・
「Apolloに新しいコンタクトを追加したら、その情報をTeamsの営業チャンネルに手動で投稿している…」
「毎回のコピー＆ペーストが地味に面倒だし、たまに通知を忘れてしまう…」
このように、営業支援ツールApolloとビジネスチャットツールMicrosoft Teams間での手作業による情報共有に、手間や課題を感じていませんか？
日々の業務で当たり前になっているその作業ですが、実は情報共有の遅れや転記ミスといったリスクを内包しています。
もし、<span class="mark-yellow">Apolloで新しいコンタクトが作成されたタイミングで、関連情報が自動的にMicrosoft Teamsの指定チャンネルへ通知される仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、チーム全体の情報共有スピードと業務精度を大きく向上させることができそうです。
これにより、営業担当者は迅速に新規リードへアプローチでき、機会損失を防ぐことにも繋がります。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
日々の定型業務を効率化し、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境を整えましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ApolloとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ApolloとMicrosoft TeamsのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報共有のプロセスを完全に自動化できます。
例えば、Apolloに新しいコンタクトが登録された際に、その情報を瞬時にTeamsの関連チャンネルへ通知する、といったことが可能になります。
これにより、チーム内の情報格差をなくし、迅速なアクションを促進します。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Apolloに新しいコンタクト情報が登録されると、その詳細を自動的にMicrosoft Teamsの指定チャンネルに通知する連携です。
<span class="mark-yellow">営業チーム全体がタイムリーに新規リードの発生を把握し、担当者の割り振りやアプローチ戦略の検討を開始できる</span>ため、対応のスピードが格段に向上し、機会損失のリスクを低減します。
Apolloに登録されたコンタクトの中から、例えば「特定の役職」や「特定の業界」など、あらかじめ設定した条件に合致するものだけを抽出し、Microsoft Teamsに通知します。
<span class="mark-yellow">対応すべき優先度の高いリード情報のみをチームに共有できるため、通知のノイズを減らし、重要な情報を見逃すことなく効率的な営業活動を実現</span>します。
それでは、実際にApolloとMicrosoft Teamsを連携した自動化フローを作成してみましょう。
今回は、専門的な知識がなくても直感的な操作で設定が進められるYoomを使用しますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Apolloでコンタクトが作成されたらMicrosoft Teamsに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomのワークスペース左側にあるマイアプリをクリックし、新規接続を選択しましょう。
アプリ一覧で連携したいアプリ名を選択する画面に進みます。
新規アプリを連携する時は、この手順で操作してください。
アプリ一覧でApolloをクリックします。
アカウント名は任意の名称を入力してください。
アクセストークンには、こちらからAPIキーを発行して、アクセストークンを設定しましょう。
これでApolloのマイアプリ登録が完了しました。
Microsoft Teamsの注意事項
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
注意事項を確認したら、Microsoft Teamsを連携していきましょう。
アプリ一覧でMicrosoft Teamsを選択しましょう。
連携するアカウントを選択してください。
パスワードを入力します。
これでMicrosoft Teamsのマイアプリ登録が完了しました。
ここではYoomで用意しているテンプレートを活用して、フローボットを構築していきます。
それでは下のバナーを「試してみる」をクリックしてください。
コピーできたと表示されたら、「OK」をクリックします。
これでテンプレートのコピー完了しました。
コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットを設定していきましょう！
先ほどコピーしたテンプレートの「コンタクトが作成されたら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面は、設定が完了していますので、以下を確認して、「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定を行い、ノーコードでApolloのコンタクト作成情報を取得しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、プランの最短の起動間隔にしておきましょう。
設定したら、Apolloに移動して、トリガーアクション（コンタクトが作成されたら）を実行してください。
トリガーを実行したら、Yoomに戻りテストをクリックしましょう。
テストが成功し、Apolloの情報が取得できたら保存してください。
※アウトプットとは
トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、
フローボットを起動する度に、変動した値となります。
ここでは、Apolloに作成されたコンタクト情報をMicrosoft Teamsに通知する設定を行ないます。
次に「チャネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定を行います。
チームID・チャネルIDは候補から選択してください。
メッセージはApolloの取得した値からMicrosoft Teamsに通知したい内容を選択しましょう。
取得した値は、フローボットが起動する毎に変動するのでとても便利です。
値やメッセージを手入力した情報は、繰り返し通知されることになりますので注意してください。
設定後、テストをクリックしてください。
テストが成功し、Microsoft Teamsにメッセージを送信できたら保存してください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に作動するか確認してください。
これでフローボットの設定ができました。
今回はApolloからMicrosoft Teamsへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft Teamsの情報をトリガーとしてApolloにデータを連携する自動化も可能です。
チャットでのやり取りから生まれたリード情報をスムーズに管理したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft Teamsの特定のチャンネルになされた投稿内容をトリガーとして、その情報を基にApolloへ新しいコンタクトを自動で作成する連携です。
<span class="mark-yellow">チャットでの議論から生まれた見込み客情報を手動で転記する手間をなくし、リード情報の登録漏れや入力ミスを防ぐ</span>ことで、効率的かつ正確な顧客管理を実現します。
Microsoft Teamsの投稿の中でも、「#新規リード」といった特定のキーワードやハッシュタグが含まれるものだけを対象として、Apolloにコンタクトを自動作成する連携です。
<span class="mark-yellow">関連性の高い情報のみをApolloに登録し、データの精度を保ちながら、リード管理の自動化を進める</span>ことができます。
今回ご紹介した連携以外でも、ApolloやMicrosoft TeamsのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
コンタクト情報を顧客管理ツールやデータベースに自動連携したり、コンタクトが更新された際にチャットツールに通知を送ったりできます。
また、フォームや決済ツールに新しい情報が登録された際に、コンタクトを自動で作成することも可能です。
手動でのデータ転記をなくし、最新情報を共有することで、営業活動の効率を大幅に向上させます。
チャットに投稿があったら、メールを自動送信したり、カレンダーに予定を作成したりします。
また、メッセージ送信をトリガーにプロジェクト管理ツールに課題を追加することも可能です。
チーム内のコミュニケーションやタスク管理を効率化し、手動でのデータ入力や情報共有の手間を削減しましょう。
ApolloとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたApolloとMicrosoft Teams間の情報転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、チームは常に最新の顧客情報を共有でき、営業担当者は迅速かつ正確な情報に基づいてアクションを起こせるようになるため、本来注力すべき顧客との関係構築や提案活動に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もしApolloとMicrosoft Teamsの連携による業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、その効果を体験してみてください！
Q：Microsoft Teamsへの通知内容はどこまで変えられますか？
A：改行したり、メンションをつけたり、事前にOneDriveにアップロードすれば添付ファイルを送ることもできます。
通知内容を自由にカスタムすることができるので、Apolloの取得した値を活用しながら、通知したい内容に設定してみましょう。
Q：コンタクトの「更新」時も通知できますか？
A：はい、できます。
Apolloのトリガーを「更新されたら」に設定することで実現可能です。
業務の内容に合わせて設定してみましょう！
Q：特定条件の場合にのみフローを起動することはできますか？
A：分岐のアクションを追加することで、例えばApolloで取得した値「役職」などが一致する場合にのみフローを進めるようにすることも可能です。
分岐は有料プランでのみ使用できます。
下記のように設定すると、作成されたコンタクトの役職が「課長」の場合にのみMicrosoft Teamsへ通知されます。
.png)
.avif){kind=small}
.webp)
.webp)
