Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、Apolloにコンタクトを作成する

■概要

Microsoft Teamsのチャネルで共有される見込み顧客情報を、営業支援ツールであるApolloへ都度手作業で転記するのは手間がかかる作業です。また、この手作業は情報の転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft TeamsとApolloを連携させ、特定の投稿内容をもとにApolloへコンタクト情報を自動で作成できるため、こうした定型業務を効率化できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• ApolloとMicrosoft Teamsを活用し、リード管理の効率化を目指す営業担当者の方
• Microsoft Teamsで共有された情報をApolloへ手入力する作業に手間を感じている方
• Apollo Microsoft Team連携によるデータ入力の自動化で、ヒューマンエラーをなくしたいと考えているチームリーダーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿をトリガーにApolloへ自動でコンタクトが作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。
• 手動での転記作業が不要になることで、入力ミスや共有された情報の見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、ApolloとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能を使い、特定のキーワードが含まれる投稿のみを処理するように設定します。
4. 続いて、テキスト抽出機能を使い、投稿されたメッセージから会社名や担当者名などの必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでApolloを選択し、「コンタクトを作成する」アクションを設定して、抽出した情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知したい任意のチームIDおよびチャネルIDを設定してください。
• 分岐条件は、「新規リード」といった特定のキーワードを含む投稿のみを対象にするなど、運用に合わせて任意で設定が可能です。

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■注意事項

• Microsoft Teams、ApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。