Microsoft Teamsの特定条件の投稿内容をもとに、Apolloにコンタクトを作成する

■概要

Microsoft Teamsのチャネルで共有される見込み客の情報を、都度Apolloへ手作業で登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Microsoft Teamsの特定の投稿をきっかけに、Apolloへのコンタクト作成を自動化します。ApolloとMicrosoft Teams間の連携を強化し、リード管理の初動をスムーズにすることで、営業活動の効率化に貢献します。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsからApolloへの手作業でのデータ入力に手間を感じている営業担当者の方
• ApolloとMicrosoft Teamsを連携させ、リード情報を迅速かつ正確に管理したいと考えている方
• 営業チーム全体の情報共有から顧客管理までを一貫して効率化したいマネージャーの方

‍

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsでの情報共有後、自動でApolloにコンタクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、リード情報の正確性を保ちます。

‍

■フローボットの流れ

1. はじめに、ApolloとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を追加し、投稿されたメッセージが特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
4. その後、テキスト抽出機能を用いて、メッセージ本文から氏名や会社名といったコンタクト作成に必要な情報を抽出します。
5. 最後に、Apolloの「コンタクトを作成する」アクションを設定し、抽出した情報を元に新しいコンタクトを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知したいチームIDおよびチャネルIDを任意のものに変更して設定してください。
• 分岐条件は柔軟に設定できます。例えば「【新規リード】」といった特定の文言が含まれるメッセージのみを処理の対象とする設定が可能です。

‍

■注意事項

• Microsoft Teams、ApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。