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BASEとMicrosoft SharePointを活用してECサイト運営や商品管理を行っているものの、双方のプラットフォーム間で情報を手作業で連携させることに多くの時間と労力を費やしていませんか？
例えば、BASEに新しい商品が登録されるたびに、関連する仕様書や画像をMicrosoft SharePointの適切なフォルダに手動でアップロードしたり、商品情報をリストに転記したりする作業は、日々の業務の中で大きな負担となりがちです。
単純作業であるが故の入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを引き起こす可能性も潜んでいます。
もし、<span class="mark-yellow">BASEの商品登録や更新といったアクションをトリガーとして、Microsoft SharePointに必要なフォルダが自動で作成されたら</span>、これらの手作業にまつわる悩みから解放され、業務の正確性とスピードを向上させることが期待できます。
結果として顧客満足度の向上や売上拡大にも繋がる貴重な時間を生み出せるかもしれません。
この記事では、プログラミングの専門知識がない方でも、直感的な操作で簡単にBASEとMicrosoft SharePoint間のデータ連携を自動化し、日々の業務を効率化するための具体的なステップとメリットを詳しく紹介します。
ぜひ最後までご覧いただき、作業の自動化による新しい働き方を実現しましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">BASEとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BASEとMicrosoft SharePointのAPIを連携することで、これまで手動で行っていた両者間のデータ移動や情報同期を自動化し、業務の効率を向上させることが可能です。
例えば、BASEでの商品登録や注文処理といったイベントに応じて、Microsoft SharePoint側に必要なフォルダを自動生成できるため、手作業による時間的コストの削減はもちろん、ヒューマンエラーの防止にも繋がり、より正確で迅速な情報共有体制を構築できます。
Yoomに用意されている連携テンプレートを使えば、複雑な設定なしにこれらの自動化をすぐに試すことができます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
BASEに新しい商品情報が登録されるたびに、その商品専用のフォルダをMicrosoft SharePoint内に自動で作成することで、<span class="mark-yellow">関連する契約書、仕様書、画像ファイルなどを一元的に管理し、必要な情報へのアクセスを迅速化します。</span>
手作業によるフォルダ作成の手間や作成漏れ、命名規則の不統一といった問題を解消し、商品管理とドキュメント管理の一貫性を高められるでしょう。
BASEに登録される商品の中から、例えば特定のカテゴリに属するものや、一定金額以上の高額商品など、あらかじめ設定した条件に合致する商品が作成された場合のみ、Microsoft SharePointに自動でフォルダを作成するよう設定できます。
<span class="mark-yellow">特に重要な商品群に関するドキュメント管理を徹底し、情報整理の精度を向上させられるでしょう。</span>
それでは、実際にBASEとMicrosoft SharePointを連携させる自動化フローをYoomを使って作成していきましょう。
プログラミングの知識は一切不要で、画面の指示に従って設定するだけで、誰でも簡単に連携を実現できますので、ぜひこの機会にチャレンジしてみてください。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はBASEで商品が作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
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今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
検索欄にBASEと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されますので、BASEのアカウントでログインを行います。
マイアプリにBASEが表示されればマイアプリ登録完了です。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
※Microsoft 365（旧Office 365）は一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
Microsoft 365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft SharePointが表示されます。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
BASEで商品が作成・更新されたことを自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するBASEのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
設定後BASEで商品を作成します。
その後フローボットに戻って「テスト」をクリックし、BASEの情報が取得した値に表示されているか確認しましょう。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
BASEで商品情報が作成・更新されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
サイトIDとドライブIDは以下のように表示される候補から選択しましょう。
フォルダ名はアウトプットから選択します。
入力後、「テスト」をクリックし実際にMicrosoft SharePointにフォルダが作成されているか確認しましょう。
確認ができたら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はBASEからMicrosoft SharePointへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にMicrosoft SharePointの情報をトリガーとしてBASEのデータを操作したい、例えば、SharePointにアップロードされた商品情報を基にBASEの商品登録を行いたいといったケースもあるでしょう。
Yoomではそうした逆方向の連携も簡単に実現できますので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft SharePointの指定されたフォルダに新商品のカタログや仕様書といった資料（PDFや画像ファイルなど）が格納されると、そのファイル内の文字情報をOCR機能で自動的にテキストデータとして抽出し、抽出された商品名、価格、説明文などをもとにBASEへ新しい商品として自動で登録することができます。
<span class="mark-yellow">資料からの面倒な情報転記作業を完全に自動化し、迅速かつ正確な商品登録を実現</span>できるはずです。
Microsoft SharePointに格納される多数の新商品資料の中から、ファイル名に特定のキーワードが含まれていたり、特定のフォルダにアップロードされたりといった、あらかじめ設定した条件に合致する資料のみを対象としてOCR処理を実行し、その結果をBASEに商品情報として自動登録することが可能です。
<span class="mark-yellow">大量の資料の中から必要な情報だけを効率的にピックアップして商品データ化し、不要な処理や誤登録のリスクを大幅に削減します。</span>
この記事では、BASEとMicrosoft SharePoint間のデータ連携をノーコードで自動化する方法と、それによって得られる具体的なメリットについて詳しく解説しました。
BASEの商品登録や更新といった日々の業務と、Microsoft SharePointでの関連ドキュメント管理や情報共有をシームレスに連携させることで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力、ファイル整理、情報転記といった煩雑な作業の手間を削減し、同時にヒューマンエラーの発生リスクを最小限に抑えることができます。</span>
これにより、担当者は単調な繰り返し作業から解放され、より戦略的で付加価値の高いコア業務、例えば新商品の企画開発、マーケティング施策の実行、顧客エンゲージメントの向上といった活動に集中できる貴重な時間を確保し、ECビジネス全体の生産性向上と成長を加速させることが期待できるでしょう。
今回ご紹介したような、異なるSaaSアプリケーション間のデータ連携や業務プロセスの自動化は、プログラミングの専門知識がない方でも、「Yoom」を利用すれば、直感的なインターフェース上で部品を組み合わせるような感覚で簡単に業務フローを構築できます。
もしBASEとMicrosoft SharePointの連携をはじめとする日々の業務効率化に少しでもご興味をお持ちいただけたならぜひ無料登録して、Yoomがもたらす新しい働き方の可能性を実際に体験してみてください！
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