BASEで商品が作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
BASEとMicrosoft SharePointを活用してECサイト運営や商品管理を行っているものの、双方のプラットフォーム間で情報を手作業で連携させることに多くの時間と労力を費やしていませんか？
もし、BASEの商品登録や更新といったアクションをトリガーとして、Microsoft SharePointに必要なフォルダが自動で作成されたら 、これらの手作業にまつわる悩みから解放され、業務の正確性とスピードを向上させることが期待できます。
結果として顧客満足度の向上や売上拡大にも繋がる貴重な時間を生み出せるかもしれません。
この記事では、プログラミングの専門知識がない方でも、直感的な操作で簡単にBASEとMicrosoft SharePoint間のデータ連携を自動化し、日々の業務を効率化するための具体的なステップとメリットを詳しく紹介します。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBASEとMicrosoft SharePointを連携するためのテンプレート が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BASEで商品が作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
BASEとMicrosoft SharePoint を連携してできること
BASEとMicrosoft SharePointのAPIを連携することで、これまで手動で行っていた両者間のデータ移動や情報同期を自動化し、業務の効率を向上させることが可能です。
Yoomに用意されている連携テンプレートを使えば、複雑な設定なしにこれらの自動化をすぐに試すことができます。
BASEで商品が作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
BASEに新しい商品情報が登録されるたびに、その商品専用のフォルダをMicrosoft SharePoint内に自動で作成することで、関連する契約書、仕様書、画像ファイルなどを一元的に管理し、必要な情報へのアクセスを迅速化します。
手作業によるフォルダ作成の手間や作成漏れ、命名規則の不統一といった問題を解消し、商品管理とドキュメント管理の一貫性を高められるでしょう。
BASEで商品が作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
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BASEで特定条件に合う商品が作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
BASEに登録される商品の中から、例えば特定のカテゴリに属するものや、一定金額以上の高額商品など、あらかじめ設定した条件に合致する商品が作成された場合のみ、Microsoft SharePointに自動でフォルダを作成するよう設定できます。
特に重要な商品群に関するドキュメント管理を徹底し、情報整理の精度を向上させられるでしょう。
BASEで特定条件に合う商品が作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
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BASEとMicrosoft SharePoint の連携フローを作ってみよう
それでは、実際にBASEとMicrosoft SharePointを連携させる自動化フローをYoomを使って作成していきましょう。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はBASEで商品が作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
BASEとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
BASEのトリガー設定およびMicrosoft SharePointのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
BASEで商品が作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
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ステップ1：BASEとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
1．BASEのマイアプリ登録
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
検索欄にBASEと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されますので、BASEのアカウントでログインを行います。
マイアプリにBASEが表示されればマイアプリ登録完了です。
2．Microsoft SharePointのマイアプリ登録
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
Microsoft 365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft SharePointが表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
BASEで商品が作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるBASEの設定
BASEで商品が作成・更新されたことを自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するBASEのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
※ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
設定後BASEで商品を作成します。
その後フローボットに戻って「テスト」をクリックし、BASEの情報が取得した値に表示されているか確認しましょう。こちら をご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：フォルダを作成する
BASEで商品情報が作成・更新されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するための設定を行います。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
サイトIDとドライブIDは以下のように表示される候補から選択しましょう。
フォルダ名はアウトプットから選択します。
入力後、「テスト」をクリックし実際にMicrosoft SharePointにフォルダが作成されているか確認しましょう。
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Microsoft SharePointのデータをBASEに連携したい場合
今回はBASEからMicrosoft SharePointへデータを連携する方法をご紹介しました。
Yoomではそうした逆方向の連携も簡単に実現できますので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft SharePointに新商品の資料が格納されたら、OCRしてBASEに商品情報を登録する
Microsoft SharePointの指定されたフォルダに新商品のカタログや仕様書といった資料（PDFや画像ファイルなど）が格納されると、そのファイル内の文字情報をOCR機能で自動的にテキストデータとして抽出し、抽出された商品名、価格、説明文などをもとにBASEへ新しい商品として自動で登録することができます。
資料からの面倒な情報転記作業を完全に自動化し、迅速かつ正確な商品登録を実現 できるはずです。
Microsoft SharePointに新商品の資料が格納されたら、OCRしてBASEに商品情報を登録する
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Microsoft SharePointで特定条件に合う新商品の資料が格納されたら、OCRしてBASEに商品情報を登録する
Microsoft SharePointに格納される多数の新商品資料の中から、ファイル名に特定のキーワードが含まれていたり、特定のフォルダにアップロードされたりといった、あらかじめ設定した条件に合致する資料のみを対象としてOCR処理を実行し、その結果をBASEに商品情報として自動登録することが可能です。
大量の資料の中から必要な情報だけを効率的にピックアップして商品データ化し、不要な処理や誤登録のリスクを大幅に削減します。
Microsoft SharePointで特定条件に合う新商品の資料が格納されたら、OCRしてBASEに商品情報を登録する
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BASEを使った自動化例
Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、BASEに商品を作成する
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Notionでページが作成されたら、BASEに商品情報を登録する
試してみる
Outlookの投稿内容をもとに、BASEに商品を作成する
試してみる
Microsoft SharePointを使った自動化例
Notionの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
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Salesforceでファイルがアップロードされたら、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
フォームから送信されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
定期的にMicrosoft ExcelファイルをMicrosoft SharePointへアップロードする
試してみる
まとめ
この記事では、BASEとMicrosoft SharePoint間のデータ連携をノーコードで自動化する方法と、それによって得られる具体的なメリットについて詳しく解説しました。これまで手作業で行っていたデータ入力、ファイル整理、情報転記といった煩雑な作業の手間を削減し、同時にヒューマンエラーの発生リスクを最小限に抑えることができます。
これにより、担当者は単調な繰り返し作業から解放され、より戦略的で付加価値の高いコア業務、例えば新商品の企画開発、マーケティング施策の実行、顧客エンゲージメントの向上といった活動に集中できる貴重な時間を確保し、ECビジネス全体の生産性向上と成長を加速させることが期待できるでしょう。
今回ご紹介したような、異なるSaaSアプリケーション間のデータ連携や業務プロセスの自動化は、プログラミングの専門知識がない方でも、「Yoom」を利用すれば、直感的なインターフェース上で部品を組み合わせるような感覚で簡単に業務フローを構築できます。
無料でYoomのアカウントを発行する
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