Salesforceでファイルがアップロードされたら、Microsoft SharePointに格納する

■概要

Salesforceに日々アップロードされる重要なファイルを、手作業でMicrosoft SharePointへ移動させるのは手間がかかり、時にはファイル名の間違いや格納漏れといったミスも発生しがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Salesforceにファイルがアップロードされると自動でMicrosoft SharePointへ格納されるようになり、これらの課題をスムーズに解消し、業務の正確性と効率を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとMicrosoft SharePoint間でファイルを手動で移動している営業担当者の方
• ファイルの格納作業におけるヒューマンエラーを減らし、業務品質を向上させたいと考えているマネージャーの方
• 定型的なファイル管理業務から解放され、より戦略的な業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへのファイルアップロードをトリガーに、Microsoft SharePointへの格納が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの移動やリネームといった作業が不要になるため、入力間違いや格納漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。これにより、Salesforceに新しいファイルが追加されたことを検知します。
3. 次に、オペレーションでSalesforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定の場所に格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceのトリガー設定で「ファイルがアップロードされたら」を選択する際、ご自身のSalesforce環境のマイドメインURLを任意で設定してください。
• Salesforceのオペレーション「ファイルをダウンロード」では、処理対象としたいファイルのコンテンツバージョンIDを任意で設定してください。
• Microsoft SharePointのオペレーション「ファイルをアップロード」では、ファイルの格納先となるサイトID、ドライブID、格納先フォルダ名、格納先フォルダのアイテムIDなどを、ご利用の環境に合わせて任意で設定してください。

■注意事項

• Salesforce、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。