BASEで商品が作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

■概要

オンラインストアBASEで新しい商品が作成されるたび、関連情報をMicrosoft SharePointのフォルダで管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
特に手作業では、フォルダの作成漏れや命名規則の不徹底といった課題も起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、BASEでの商品作成をトリガーに、Microsoft SharePointへ自動でフォルダを作成できるため、こうした課題をスムーズに解消し、商品管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BASEで商品情報を管理し、Microsoft SharePointで関連ドキュメントを整理しているEC担当者の方
• 商品ごとの資料管理において、手作業によるフォルダ作成の負担やミスを減らしたい方
• EC運営における反復作業を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• BASEで商品が作成されると、自動でMicrosoft SharePointにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BASEとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBASEを選択し、「商品が作成・更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、新しい商品に対応するフォルダが自動で作成されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションでは、フォルダを作成する対象のサイトIDおよびドライブIDを、Yoomの画面上に表示される候補から選択してください。
• フォルダを作成する際の親フォルダ名や、特定の親フォルダ内に作成したい場合はそのアイテムIDなどを、運用に合わせて任意で設定することが可能です。

■注意事項

• BASE、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。