Microsoft SharePointで特定条件に合う新商品の資料が格納されたら、OCRしてBASEに商品情報を登録する

■概要

新商品の資料をMicrosoft SharePointに格納した後、その情報を手作業でBASEの商品ページに登録する作業は、手間と時間がかかるのではないでしょうか？
特にOCR処理を挟む場合、工程が増え、入力ミスも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointで特定条件に合う新商品資料が格納されると、自動でOCR処理を行い、BASEへ商品情報を登録するため、これらの課題を解消し、業務効率の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとBASEを利用し、商品情報登録を手作業で行っているEC担当者の方
• 新商品資料のOCR処理とECサイトへの情報登録を迅速に行いたいと考えている方
• 手作業によるデータ入力ミスを減らし、商品登録の正確性を高めたいマーケティング担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへの資料格納からBASEへの商品登録までの一連の作業を自動化するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• OCRによるテキスト抽出と自動登録により、手入力に伴う転記ミスや登録漏れを防ぎ、商品情報の精度向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとBASEをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの最終更新日時や特定のキーワードの有無など、処理を実行するための条件を設定します。
4. 条件に合致した場合、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから商品情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでBASEの「商品情報の登録」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元に商品情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイトID、フォルダIDを実際の環境に合わせて候補から選択してください。
• 分岐機能の条件設定では、例えばファイルの最終更新日時が特定の日時以降であるか、ファイル名に「新商品」といった特定のキーワードが含まれるかなど、業務要件に応じて分岐条件を任意で設定してください。
• Microsoft SharePointでファイルをダウンロードするアクション設定では、対象となるサイトID、ドライブIDを実際のファイルが格納されている場所に合わせて候補から選択してください。
• OCR機能の設定では、文字数に応じたアクション、抽出したい項目（商品名、型番、説明文など）、使用するAIモデルの種類、読み取る言語などを、扱う資料の内容に合わせて任意で設定してください。
• BASEで商品情報を登録するアクション設定では、商品名、商品説明、価格、在庫数などの各項目に、OCRで抽出したどの情報を割り当てるか、または固定値を入力するかなどを任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、BASEのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。