■概要
ネットショップ運営において、BASEで特定条件に合致する新商品が作成されるたび、手作業でMicrosoft SharePointに商品ごとのフォルダを作成するのは手間がかかり、時には入力ミスやフォルダ作成漏れも発生しがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、BASEでの商品作成・更新をトリガーとして、Microsoft SharePointに自動でフォルダを作成する仕組みを構築でき、これらの課題を解消し業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BASEとMicrosoft SharePointを利用し、商品情報や関連資料の管理を行っているEC担当者の方
- 手作業によるフォルダ作成や情報整理に時間と手間を感じているチームや個人の方
- 商品が増えるたびに行う定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- BASEで特定条件の商品が作成・更新されると、Microsoft SharePointに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるフォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BASEとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBASEを選択し、「商品が作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようコマンドオペレーションを構成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、指定した場所にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、BASEから取得した商品情報（商品名、価格、カテゴリなど）を基に、フォルダ作成を実行する条件を任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成するアクションを設定する際に、フォルダを作成する先のサイトID、ドライブIDを候補から選択し、親フォルダ名や親フォルダのアイテムIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- BASE、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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