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「Boxに重要なファイルをアップロードしたのに、チームへの共有を忘れてしまった…」
「ファイルのアップロード後、毎回Discordを開いて共有リンクを投稿するのが地味に面倒…」
クラウドストレージのBoxとコミュニケーションツールのDiscordを併用する中で、このような手作業による情報共有の手間や、共有漏れのリスクに悩まされていませんか？
そこで活用したいのが、<span class="mark-yellow">Boxにファイルがアップロードされたタイミングで、関連情報を自動的にDiscordの指定チャンネルへ通知する仕組み</span>！
この仕組みを使えば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的なプログラミング知識を必要としないノーコードで簡単にできます。
ぜひこの機会に導入して、日々の反復作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとDiscordを連携し、様々な業務フローを自動化できる</span>テンプレートがすでに用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
BoxとDiscordのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル共有に関する通知業務を自動化できます。
例えば、Boxに特定のファイルがアップロードされた際に、そのファイル名や共有リンクをDiscordのチャンネルに自動投稿することが可能になり、手作業による共有漏れや遅延を防ぎ、チーム全体の情報共有をスムーズにできるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、<span class="mark-yellow">ファイル名や共有リンクといった情報を自動でDiscordの指定チャンネルに通知</span>できます。
手作業での連絡や共有漏れを防ぎ、チーム内での迅速な情報共有の実現をサポートします。
より高度な自動化として、特定の条件を満たすファイルがアップロードされた時だけ通知を送る設定も可能です。
例えば、ファイル名に「請求書」や「報告書」といったキーワードが含まれるファイルがアップロードされた時だけ通知を送ることで、<span class="mark-yellow">不要な通知を減らし、重要な情報だけを確実にチームへ共有</span>するのに役立つでしょう。
それでは、さっそく実際にBoxとDiscordを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとDiscordの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Boxでファイルがアップロードされたら、Discordに送信する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Boxのマイアプリ登録】
検索窓でBoxと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
Yoomと連携するBoxアカウントの「メールアドレス」と「パスワード」を入力し、「承認」をクリックしてください。
次の画面で「Boxへのアクセスを許可」を押せば、連携完了です！
【Discordのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓にDiscordと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
「アカウント名」は任意の管理用の値を入力し、「アクセストークン」はYoomと連携するDiscordアカウントから取得して入力しましょう。
入力後、「追加」を押して連携は完了です！
※Discordのマイアプリ登録について、詳しくはこちらをご覧ください。
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用しています。
以下のバナーをクリックして、まずはテンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Boxの特定のフォルダ内にファイルがアップロードされた際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
タイトルは自由に編集できるので、必要に応じて変更してみてくださいね！
連携するアカウント情報は、フローで使用するアカウントであることを確認します。基本的には、ステップ1で入力した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、フローが起動するきっかけとなるBoxのフォルダを指定します。
「フォルダのコンテンツID」を、入力欄下に記載されている注釈を参考に入力しましょう。
ここで指定したフォルダにファイルがアップロードされると、フローが起動するようになりますよ！
※この時に指定するフォルダは、Yoomで使用していないフォルダを指定してください。
使用済みのフォルダを指定するとWebhookが重複するため、連携エラーの原因となります。
(使用しているかわからないことも多いと思うので、新規フォルダを使用するのがおすすめです)
▼参考：BoxのフォルダコンテンツID 該当箇所▼
設定が完了したら、指定したBoxのフォルダとYoomの連携チェックを行います。
「テスト」をクリックし、下図のように「テスト成功」と表示されたら「次へ」を押しましょう。
次に、指定したフォルダ内にアップロードされたファイルを検知するテストを行います。
先ほど「フォルダのコンテンツID」に設定したBoxのフォルダに、テスト用のファイルをアップロードしてください。
テストなので、架空の情報を使用したファイル（「テスト書類」など）でOKです！
アップロードしたらYoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほどアップロードしたファイルの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、指定のBoxフォルダにアップロードされたファイルを、ダウンロードする設定を行います。
「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はステップ3と同じものであることを確認しましょう。
アクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、「コンテンツID」を下図のようにアウトプットを使って設定します。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、Boxにアップロードされたファイルがダウンロードできることを確認しましょう。
テストが成功すると下図のように「ダウンロード」ボタンが表示されるので、クリックしてステップ3でテスト用にアップしたファイルがダウンロードできていることを確認してみてくださいね！
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
最後に、ステップ4でダウンロードしたファイルを、Discordに送信する設定を行います。
「ファイルを送信」をクリックしてください。
タイトルは任意で編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので間違いないか確認しましょう。
アクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
「チャンネルID」は、入力欄下の注釈を参考に手入力して設定してください。
「メッセージ内容」は「ファイルがアップロードされました。」など、送信するメッセージの内容を設定します。
ユーザーをメンションする場合は、<@USER_ID>などの形式で設定し、全員をメンションする場合は、@everyone を使用してくださいね！
※メンションで使うユーザーIDの取得方法について、詳しくはこちらをご覧ください。
ファイルの添付方法は、ステップ4でダウンロードしたBoxのファイルを添付するので、下図のように設定しましょう。
設定完了後は「テスト」をクリックし、実際にDiscordの指定したチャンネルに、ファイルが添付された状態でメッセージが届くことを確認してみてくださいね！
確認したらYoomの画面に戻って「保存する」を押し、設定完了です。
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローが正常に動作するかをチェックしましょう！
以上が、「Boxでファイルがアップロードされたら、Discordに送信する」フローの作成手順でした！
今回はBoxからDiscordへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDiscordからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、コミュニケーションの中から生まれたタスクや情報を、シームレスにストレージ管理へと繋げることが可能になるでしょう。
この連携を活用すれば、Discordの特定のチャンネルで新しいプロジェクトに関する投稿があった際に、<span class="mark-yellow">そのプロジェクト名のフォルダを自動でBox上に作成</span>できます。
関連資料を整理・保管する手間を省き、スムーズなプロジェクト開始をサポートするでしょう。
メッセージに「#新規案件」といった特定のハッシュタグが含まれている場合のみフォルダを作成するといった運用が可能です。
<span class="mark-yellow">意図しないフォルダが乱立するのを防ぎ、ストレージを整理された状態に保つのに役立つでしょう。</span>
今回ご紹介した連携以外でも、BoxやDiscordのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
ファイルがアップロードされたことをトリガーに、メールを送信したり、チャットツールに通知したりします。
また、特定の条件を満たすファイルが格納されたら、CRMツールにレコードを作成する連携も可能です。
異なるオンラインストレージ間のデータ同期も実現することで、手動でのファイル管理や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
メッセージが送信されたら、デザインツールにフォルダを自動作成したり、投稿内容をもとにレコードを更新したりします。
また、CRMツールに新規コンタクトが登録されたら通知したり、オンライン会議の終了後にレコーディングURLを通知したりといった連携も可能です。
これにより、チーム内の情報共有を効率化し、手動でのデータ入力やタスク管理の手間を削減します。
いかがでしたか？
BoxとDiscordの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル共有の通知作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。</span>
これにより、チームメンバーは常に最新の情報をタイムリーに受け取ることができ、より迅速かつ正確な業務遂行が可能となり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです。
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組みがノーコードで構築できるのも魅力ですよね。
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
フローは柔軟にカスタマイズできるので、様々な業務フローに合わせた内容で構築できます。
業務効率化の第一歩としてまずは1つ、BoxとDiscordの連携からぜひスタートしてみてくださいね！
Q：通知メッセージにファイル名以外の情報（フォルダ名やアップロードしたユーザー名など）も自動で含めることはできますか？
A：はい、可能です。
Discordのファイル送信設定内にある「メッセージ内容」の設定時に、アウトプットを使って「フォルダ名」や「ユーザー名」を入れることで実現できます。
Q：複数のBoxフォルダを監視対象にしたい場合はどうすればいいですか？
A：監視対象としたいそれぞれのBoxフォルダをトリガーとしたフローボットを作成頂くことで、実現可能です。
例えば3つ監視対象にしたい場合、3つフローボットを作成する必要があります。
Q：この連携は無料プランで使えますか？
A：はい、この連携は無料プランでご利用頂けます。
無料プランでは最大5個のフローボットを作成することができ、最大100回までタスクを実行することができます。
ミニプランなどにアップすると、より高度で細やかなフローボットの構築が可能になり、使用可能なタスク実行数も3,000回までアップしますよ！
各プランの違いについて、詳しくはこちらをご覧ください。
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