boxにファイルがアップロードされたらファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送る
boxにファイルがアップロードされたらファイルを取得し、Microsoft Teamsと連携させて取得したファイルをチャットに送る
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Teams
と
Box
を自動連携できます。
■概要
Boxにファイルをアップロードした後、その都度Microsoft Teamsのチャットにファイルを共有する作業は手間がかかる上に、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの指定したフォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft Teamsと連携して該当ファイルを取得し、指定のチャットに送付することが可能です。ファイル共有に関する一連の業務を自動化し、チームのコミュニケーションを円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Teamsを併用しており、手作業でのファイル共有に手間を感じている方
- チーム内での迅速な情報共有を徹底し、共有漏れや遅延といった課題を解消したい方
- 定型的なファイル共有作業を効率化し、より創造的な業務に時間を充てたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードをきっかけに、自動でMicrosoft Teamsへファイルが共有されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動での共有作業が不要になることで、ファイルの共有漏れや誤ったチャットへの送付といったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャットにメッセージを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のチャットに送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsでチャットにメッセージを送る設定の際に、送付先のチャットIDやメッセージの本文を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Boxはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象ের アプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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