BoxにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Salesforceにレコードを作成する

■概要

Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容を、Salesforceへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした定型的な入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスを招く原因にもなります。このワークフローを活用すれば、BoxとSalesforceの連携をスムーズに実現し、ファイルがアップロードされるとOCRで内容を読み取り、自動でSalesforceへレコードを作成します。これにより、データ入力作業を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとSalesforceを利用しており、日々のデータ入力作業に負担を感じている営業や営業事務の方
• Boxに保管した契約書などの内容をSalesforceに転記する際の入力ミスをなくしたいと考えている方
• SalesforceとBoxの連携を通じて、書類管理から顧客情報の登録までを一気通貫で自動化したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのファイルアップロードをトリガーにSalesforceへのレコード作成が自動化され、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• OCRによる自動読み取りとデータ登録によって、手入力による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとSalesforceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで指定したファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでファイルからテキストデータを抽出します
5. 最後に、オペレーションでSalesforceの「カスタムオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、抽出した情報を元にレコードを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceでレコードを作成するアクションでは、対象となるカスタムオブジェクトのAPI参照名を任意で設定してください
• Salesforceとの連携設定を行う際は、ご自身の環境に合わせたマイドメインURLを設定する必要があります

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■注意事項

• Box、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。