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「Boxに保存した請求書の内容を、Googleドキュメントに手で書き写している…」
「議事録のPDFをテキスト化して、Googleドキュメントに貼り付ける作業が地味に面倒…」
このように、手作業でBoxとGoogleドキュメントの情報連携を行うのに非効率を感じていませんか？単純な転記作業であっても件数が増えれば大きな負担となり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。
もし<span class="mark-yellow">Boxにファイルが追加された際、その内容を自動で読み取ってGoogleドキュメントにテキストとして追加してくれる仕組み</span>があればこうした定型作業から解放されますね。本来時間をかけるべき企画立案や分析といったコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定はプログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化に触れたことがない方でも心配ありません。ぜひこの記事を参考にして、日々の業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとGoogleドキュメントのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたファイル内容の転記や整理といった作業を自動化できます。
例えば、Boxに格納された請求書や議事録などのファイルから自動でテキストを抽出し、指定のGoogleドキュメントに追記するといったことが可能です。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Boxに保存された請求書・契約書・議事録などの画像やPDFファイルの内容を、Googleドキュメントに自動で転記するフローです。
この連携では、OCR（光学的文字認識）機能によってファイル内のテキストを自動で抽出し、指定したGoogleドキュメントに追記します。<span class="mark-yellow">面倒な文字起こしやデータ入力作業が不要になり、転記ミスを防ぐ</span>ことができますね。
Boxに保存された長文のレポートや会議の議事録などを、Googleドキュメントに要約してまとめるフローです。
OCRでファイル内容をテキスト化した後、更にAIがその内容を自動で要約してGoogleドキュメントに追加します。<span class="mark-yellow">長文資料の内容を短時間で把握するのに役立ち、報告書作成などの時間を大幅に削減</span>できるでしょう。
それでは実際に、BoxとGoogleドキュメントを連携したフローを作成してみましょう。
今回は業務自動化をノーコードで実現できるツール、Yoomを使用して連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Boxに格納されたファイルをOCRで読み取って、Googleドキュメントにテキストを追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
まずは、設定の流れを確認しましょう。
さっそく設定に進みます。
Boxを検索してみましょう！
つぎに、お使いのメールアドレスとパスワードを入力し「承認」をクリック。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
同様にGoogleドキュメントを検索してください。以下の画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleドキュメントのマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
まず準備として、ファイルをアップロードするためのフォルダを用意しておきましょう。
今回は例として「契約書」フォルダを作成しました。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォルダにファイルがアップロードされたら」のまま「次へ」をクリックします。
テキストボックス下部の説明を参考に、フォルダのコンテンツIDを入力してテストしてください。
成功したら「次へ」をクリック。これで指定したフォルダとYoomの連携が確認出来ました。
※エラーが表示された場合はこちらをご確認ください。
ここで一旦Boxに移り、先ほど作成したフォルダにファイルをアップロードしましょう。
例として業務委託契約書のPDFファイルを追加しました。
アップロードしたらYoomの設定画面に戻り、再度「テスト」をクリック。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
先ほど取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードする設定をします。
「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
ステップ3と同様タイトルを確認して、アクションは「ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリックします。
コンテンツIDが予め設定されているので、そのままテストしてください。
成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
※ご利用プランによって、利用できる機能や制限が異なります。OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
ダウンロードしたファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。「OCRで文字を抽出」の設定方法、「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないことも併せてご参照ください。
「OCRで文字を抽出」をクリック。
タイトルを必要に応じて修正して、アクションは文字数やタスク数に応じて選択をしたら「次へ」をクリックしましょう。
詳細設定に入ります。「ファイルの添付方法」は予め設定されている通りでOKです。
「抽出したい項目」も予め設定されていますが、編集・追加する場合はカンマ区切りで入力してください。
あとは任意で「使用するAI」と「言語」を選択してテストしましょう。
成功したら保存してください。PDFファイルの内容をテキストとして抽出できました！
指定したドキュメントに抽出したテキストを追加します。
「文末にテキストを追加」をクリックしましょう。
これまでのステップと同様、アクションは「文末にテキストを追加」のまま「次へ」をクリック。
まずドキュメントIDを候補から選択してください。
例として「契約管理」というドキュメントの文末に抽出したテキストを追加します。
追加するテキストは予め設定されていますが、必要に応じて編集可能です。
以下のようにこれまで取得してきたアウトプットを選択すると変数として利用できるので、追加したい形式で設定してみましょう。
ドキュメントの文末に追加した際に読みやすくなるよう、一番上は空行にしてあります。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。
抽出した内容がGoogleドキュメントの文末に追加されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Boxに格納されたファイルをOCRで読み取って、Googleドキュメントにテキストを追加する方法でした！
BoxやGoogleドキュメントを使った自動化を取り入れると、日々の情報整理や書類作成がぐっと楽になります。手間のかかる作業を自動化することで、業務効率が上がり、安心して本来の仕事に集中できるようになります。
Boxを利用すれば、ファイルの保存や共有だけでなく、他のツールと組み合わせて幅広い自動化が可能です。たとえば、ファイルを別のクラウドに転送したり、OCRや翻訳を組み合わせてSlackに通知したりすることで、情報整理や共有の手間を大幅に減らせます。
特にPDFやフォルダ管理を自動化すれば、作業ミスを防ぎながら業務の効率化につながります。
Googleドキュメントは、文章の作成や共有だけでなく、フォームやメールと組み合わせることで書類作成の効率化に役立ちます。会議の記録を保存したり、契約書や資料を自動生成したりする仕組みを取り入れれば、情報整理と共有のスピードが高まり、作業の抜け漏れも防げます。
AIを活用したテキスト抽出やGoogle スプレッドシート連携も、非エンジニアにとって心強いサポートになります。
BoxとGoogleドキュメントを連携することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた文字起こしやデータ転記の手間をまるごと削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより担当者は、より正確な情報にもとづいて迅速に業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
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