Boxに格納されたファイルをOCRで読み取って、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
Boxに保管している請求書や議事録などのファイル内容を、手作業でGoogle ドキュメントに転記する作業に手間を感じていませんか。こうした単純作業は、時間がかかるだけでなくコピー＆ペーストのミスを誘発する可能性もあります。
このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、指定のGoogle ドキュメントにテキストを追加します。BoxとGoogle ドキュメントを連携させることで、面倒な手作業をなくし、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードしたファイルの内容を、Google ドキュメントで管理・共有している方
- ファイル内のテキスト情報を手作業で転記しており、入力ミスや作業時間に課題を感じている方
- BoxとGoogle ドキュメント間での定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、文字抽出からGoogle ドキュメントへのテキスト追加までが自動処理されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます
- 人の手によるコピー＆ペーストや入力作業をなくすことで、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの正確性を維持します
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle ドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを指定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を読み取ります
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のドキュメントに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にフローを起動させるか、対象フォルダを任意で設定してください
- Google ドキュメントへテキストを追加するオペレーションでは、テキストを追加したい特定のドキュメントを任意で選択し、OCR機能で抽出した情報の中から、どのテキスト情報を追加するかを設定してください
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- BoxとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
「Boxに保存した請求書の内容を、Googleドキュメントに手で書き写している…」
「議事録のPDFをテキスト化して、Googleドキュメントに貼り付ける作業が地味に面倒…」
このように、手作業でBoxとGoogleドキュメントの情報連携を行うのに非効率を感じていませんか？単純な転記作業であっても件数が増えれば大きな負担となり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。
もしBoxにファイルが追加された際、その内容を自動で読み取ってGoogleドキュメントにテキストとして追加してくれる仕組みがあればこうした定型作業から解放されますね。
本来時間をかけるべき企画立案や分析といったコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定はプログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化に触れたことがない方でも心配ありません。ぜひこの記事を参考にして、日々の業務をもっと楽にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取って、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
Boxに保管している請求書や議事録などのファイル内容を、手作業でGoogle ドキュメントに転記する作業に手間を感じていませんか。こうした単純作業は、時間がかかるだけでなくコピー＆ペーストのミスを誘発する可能性もあります。
このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、指定のGoogle ドキュメントにテキストを追加します。BoxとGoogle ドキュメントを連携させることで、面倒な手作業をなくし、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードしたファイルの内容を、Google ドキュメントで管理・共有している方
- ファイル内のテキスト情報を手作業で転記しており、入力ミスや作業時間に課題を感じている方
- BoxとGoogle ドキュメント間での定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、文字抽出からGoogle ドキュメントへのテキスト追加までが自動処理されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます
- 人の手によるコピー＆ペーストや入力作業をなくすことで、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの正確性を維持します
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle ドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを指定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を読み取ります
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のドキュメントに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にフローを起動させるか、対象フォルダを任意で設定してください
- Google ドキュメントへテキストを追加するオペレーションでは、テキストを追加したい特定のドキュメントを任意で選択し、OCR機能で抽出した情報の中から、どのテキスト情報を追加するかを設定してください
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- BoxとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
BoxとGoogleドキュメントを連携してできること
BoxとGoogleドキュメントのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたファイル内容の転記や整理といった作業を自動化できます。
例えば、Boxに格納された請求書や議事録などのファイルから自動でテキストを抽出し、指定のGoogleドキュメントに追記するといったことが可能です。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取って、Googleドキュメントにテキストを追加する
Boxに保存された請求書・契約書・議事録などの画像やPDFファイルの内容を、Googleドキュメントに自動で転記するフローです。
この連携では、OCR（光学的文字認識）機能によってファイル内のテキストを自動で抽出し、指定したGoogleドキュメントに追記します。
面倒な文字起こしやデータ入力作業が不要になり、転記ミスを防ぐことができますね。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取って、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
Boxに保管している請求書や議事録などのファイル内容を、手作業でGoogle ドキュメントに転記する作業に手間を感じていませんか。こうした単純作業は、時間がかかるだけでなくコピー＆ペーストのミスを誘発する可能性もあります。
このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、指定のGoogle ドキュメントにテキストを追加します。BoxとGoogle ドキュメントを連携させることで、面倒な手作業をなくし、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードしたファイルの内容を、Google ドキュメントで管理・共有している方
- ファイル内のテキスト情報を手作業で転記しており、入力ミスや作業時間に課題を感じている方
- BoxとGoogle ドキュメント間での定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、文字抽出からGoogle ドキュメントへのテキスト追加までが自動処理されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます
- 人の手によるコピー＆ペーストや入力作業をなくすことで、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの正確性を維持します
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle ドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを指定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を読み取ります
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のドキュメントに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にフローを起動させるか、対象フォルダを任意で設定してください
- Google ドキュメントへテキストを追加するオペレーションでは、テキストを追加したい特定のドキュメントを任意で選択し、OCR機能で抽出した情報の中から、どのテキスト情報を追加するかを設定してください
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- BoxとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、AIで要約してGoogleドキュメントにテキストを追加する
Boxに保存された長文のレポートや会議の議事録などを、Googleドキュメントに要約してまとめるフローです。
OCRでファイル内容をテキスト化した後、更にAIがその内容を自動で要約してGoogleドキュメントに追加します。
長文資料の内容を短時間で把握するのに役立ち、報告書作成などの時間を削減できるでしょう。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、AIで要約してGoogle ドキュメントにテキストを追加する
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■概要
Boxに保存した資料の内容を確認し、手作業でGoogle ドキュメントに要約を転記する業務は、時間がかかる上に転記ミスも発生しがちです。このワークフローを活用することで、Boxへのファイルアップロードをトリガーとして、AIがOCRで内容を読み取り、要約したテキストを自動でGoogle ドキュメントへ追加できます。BoxとGoogle ドキュメントを連携させた定型業務を自動化し、情報管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle ドキュメントを日常的に利用し、連携作業に手間を感じている方
- AI-OCRを活用して、Box内のPDFや画像ファイルから効率的に情報抽出を行いたい方
- ドキュメント作成の時間を短縮し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードだけで、内容の読み取りからGoogle ドキュメントへの転記までが自動で完結し、手作業に費やしていた時間を短縮します
- AIが自動でテキスト抽出と要約を行うため、手作業による転記ミスや要点の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle ドキュメントをYoomと連携します
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 続けて、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 次に、AI機能の「要約する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを指定した内容で要約します
- 最後に、Google ドキュメントの「文末にテキストを追加」を設定し、AIが要約したテキストを任意のドキュメントに追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCRや要約のアクションでは、プロンプトを編集することで、特定の項目のみを抽出したり、任意の形式で要約したりといったカスタマイズが可能です
- AI機能の「要約する」アクションでは、要約後の文字数を任意の値に設定することができます
- Google ドキュメントに追加するテキストは、AIの要約結果だけでなく、Boxから取得したファイル名などを組み合わせて自由に設定できます
■注意事項
- BoxとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
BoxとGoogleドキュメントの連携フローを作ってみよう
それでは実際に、BoxとGoogleドキュメントを連携したフローを作成してみましょう。
今回は業務自動化をノーコードで実現できるツール、Yoomを使用して連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は、Boxに格納されたファイルをOCRで読み取って、Googleドキュメントにテキストを追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- BoxとGoogleドキュメントのマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定およびアクション設定、OCR設定、Googleドキュメントのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取って、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
Boxに保管している請求書や議事録などのファイル内容を、手作業でGoogle ドキュメントに転記する作業に手間を感じていませんか。こうした単純作業は、時間がかかるだけでなくコピー＆ペーストのミスを誘発する可能性もあります。
このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、指定のGoogle ドキュメントにテキストを追加します。BoxとGoogle ドキュメントを連携させることで、面倒な手作業をなくし、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードしたファイルの内容を、Google ドキュメントで管理・共有している方
- ファイル内のテキスト情報を手作業で転記しており、入力ミスや作業時間に課題を感じている方
- BoxとGoogle ドキュメント間での定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、文字抽出からGoogle ドキュメントへのテキスト追加までが自動処理されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます
- 人の手によるコピー＆ペーストや入力作業をなくすことで、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの正確性を維持します
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle ドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを指定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を読み取ります
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のドキュメントに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にフローを起動させるか、対象フォルダを任意で設定してください
- Google ドキュメントへテキストを追加するオペレーションでは、テキストを追加したい特定のドキュメントを任意で選択し、OCR機能で抽出した情報の中から、どのテキスト情報を追加するかを設定してください
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- BoxとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
ステップ1：BoxとGoogleドキュメントのマイアプリ連携
まずは、設定の流れを確認しましょう。
さっそく設定に進みます。
Boxを検索してみましょう！
つぎに、お使いのメールアドレスとパスワードを入力し「承認」をクリック。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
同様にGoogleドキュメントを検索してください。以下の画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleドキュメントのマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取って、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
Boxに保管している請求書や議事録などのファイル内容を、手作業でGoogle ドキュメントに転記する作業に手間を感じていませんか。こうした単純作業は、時間がかかるだけでなくコピー＆ペーストのミスを誘発する可能性もあります。
このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、指定のGoogle ドキュメントにテキストを追加します。BoxとGoogle ドキュメントを連携させることで、面倒な手作業をなくし、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードしたファイルの内容を、Google ドキュメントで管理・共有している方
- ファイル内のテキスト情報を手作業で転記しており、入力ミスや作業時間に課題を感じている方
- BoxとGoogle ドキュメント間での定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、文字抽出からGoogle ドキュメントへのテキスト追加までが自動処理されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます
- 人の手によるコピー＆ペーストや入力作業をなくすことで、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの正確性を維持します
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle ドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを指定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を読み取ります
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のドキュメントに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にフローを起動させるか、対象フォルダを任意で設定してください
- Google ドキュメントへテキストを追加するオペレーションでは、テキストを追加したい特定のドキュメントを任意で選択し、OCR機能で抽出した情報の中から、どのテキスト情報を追加するかを設定してください
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- BoxとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Boxのトリガー設定
まず準備として、ファイルをアップロードするためのフォルダを用意しておきましょう。
今回は例として「契約書」フォルダを作成しました。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォルダにファイルがアップロードされたら」のまま「次へ」をクリックします。
テキストボックス下部の説明を参考に、フォルダのコンテンツIDを入力してテストしてください。
成功したら「次へ」をクリック。これで指定したフォルダとYoomの連携が確認出来ました。
※エラーが表示された場合はこちらをご確認ください。
ここで一旦Boxに移り、先ほど作成したフォルダにファイルをアップロードしましょう。
例として業務委託契約書のPDFファイルを追加しました。
アップロードしたらYoomの設定画面に戻り、再度「テスト」をクリック。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
ステップ4：Boxのアクション設定
先ほど取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードする設定をします。
「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
ステップ3と同様タイトルを確認して、アクションは「ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリックします。
コンテンツIDが予め設定されているので、そのままテストしてください。
成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
ステップ5：OCR設定
※ご利用プランによって、利用できる機能や制限が異なります。OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
ダウンロードしたファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。「OCRで文字を抽出」の設定方法、「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないことも併せてご参照ください。
「OCRで文字を抽出」をクリック。
タイトルを必要にステップ3・4と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリックしましょう。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。料金プランについて
詳細設定に入ります。「ファイルの添付方法」は予め設定されている通りでOKです。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
「抽出したい項目」も予め設定されていますが、編集・追加する場合はカンマ区切りで入力してください。
あとは任意で「使用するAI」と「言語」を選択してテストしましょう。
成功したら保存してください。PDFファイルの内容をテキストとして抽出できました！
ステップ6：Googleドキュメントのアクション設定
指定したドキュメントに抽出したテキストを追加します。
「文末にテキストを追加」をクリックしましょう。
これまでのステップと同様、アクションは「文末にテキストを追加」のまま「次へ」をクリック。
まずドキュメントIDを候補から選択してください。
例として「契約管理」というドキュメントの文末に抽出したテキストを追加します。
追加するテキストは予め設定されていますが、必要に応じて編集可能です。
以下のようにこれまで取得してきたアウトプットを選択すると変数として利用できるので、追加したい形式で設定してみましょう。
ドキュメントの文末に追加した際に読みやすくなるよう、一番上は空行にしてあります。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。
抽出した内容がGoogleドキュメントの文末に追加されました！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Boxに格納されたファイルをOCRで読み取って、Googleドキュメントにテキストを追加する方法でした！
BoxやGoogleドキュメントを活用したその他の自動化テンプレート
BoxやGoogleドキュメントを使った自動化を取り入れると、日々の情報整理や書類作成がぐっと楽になります。手間のかかる作業を自動化することで、業務効率が上がり、安心して本来の仕事に集中できるようになります。
Boxを使った便利な自動化例
Boxを利用すれば、ファイルの保存や共有だけでなく、他のツールと組み合わせて幅広い自動化が可能です。たとえば、ファイルを別のクラウドに転送したり、OCRや翻訳を組み合わせてSlackに通知したりすることで、情報整理や共有の手間を大幅に減らせます。
特にPDFやフォルダ管理を自動化すれば、作業ミスを防ぎながら業務の効率化につながります。
BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Discordに通知する
試してみる
■概要
海外から届く請求書や契約書など、外国語で記載されたPDFファイルの扱いに手間を感じていませんか。Boxにアップロードするたびに手動で翻訳し、関係部署に共有する作業は、時間もかかり非効率になりがちです。このワークフローを活用すれば、BoxにPDFファイルがアップロードされるだけで、テキストの抽出、翻訳、そしてDiscordへの通知までを完全に自動化し、言語の壁を越えたスムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで海外の取引先から受け取ったPDFファイルを管理している方
- PDFの内容を都度翻訳し、Discordでチームに共有する作業に手間を感じている方
- 外国語ドキュメントの処理を効率化し、より迅速な対応を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に翻訳から通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた翻訳やコピペの時間を短縮します。
- 手作業による翻訳ミスや転記漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報伝達を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルを指定してテキストを抽出します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「翻訳する」を選択し、抽出したテキストを指定の言語に翻訳します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、翻訳されたテキストを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の翻訳アクションでは、翻訳先の言語を日本語や英語など任意で変更することが可能です。
- Discordへの通知では、メッセージを送信したいチャンネルIDを任意で指定できます。また、メッセージ本文には、Boxから取得したファイル名やAIで翻訳した文章を変数として埋め込んだり、固定のテキストを追加したりと、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Discord、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
BoxにアップロードされたファイルをGoogle Driveに転送する
試してみる
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイル管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に、Boxに保存したファイルをGoogle Driveに手作業で転送するのは手間がかかり、共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でファイルを転送できるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Driveを併用しており、ファイル転送に手間を感じている方
- チームや部署間で異なるストレージを利用し、手動でのファイル共有に時間を要している方
- ファイルのバックアップや二重管理を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでGoogle Driveへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの移動が不要になることで、転送忘れやファイルバージョンの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションで、格納先としたいフォルダIDを任意で設定してください。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストを入力したり、トリガーで取得した元のファイル名を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートにレコード追加する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた請求書などの書類、その内容を目で確認してGoogle スプレッドシートに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも起こりがちです。
このワークフローは、Boxにファイルが追加されると自動でOCRが内容を読み取り、Google スプレッドシートへ転記するため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで受け取った請求書や申込書などの内容を手作業で転記している方
- 書類のデータ化と管理をGoogle スプレッドシートで行っている方
- 定型的な転記作業の時間を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にデータ転記までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手動でのデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定して、監視対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- その後、オペレーションでYoomのOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定しているBoxは、Google DriveやDropboxなど、Yoomが連携している他のクラウドストレージアプリに変更することも可能です。
- OCR機能で読み取る項目は、請求書番号や金額、日付など、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて任意で設定できます。
- Google スプレッドシートへのデータ追加時には、スプレッドシートIDやシート名を任意で設定してください。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
- フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。・
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxに格納されたPDFをOCRし、DeepSeekで分析してSlackに通知する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされる契約書や請求書などのPDFファイルの内容確認や分析を手作業で行っていませんか？
目視での確認や手動でのデータ入力は時間がかかる上、見落としなどのミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、BoxにPDFファイルがアップロードされると、OCR機能が自動で文字を読み取り、DeepSeekが内容を分析・要約し、その結果をSlackに通知するため、一連の業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存されたPDFの内容確認や、他ツールへの転記を手作業で行っている方
- 契約書レビューや請求書処理など、書類分析業務の効率化を目指している法務・経理担当者の方
- AIを活用して定型業務を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、OCR、AI分析、Slack通知までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による文字の読み間違いや転記ミス、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、DeepSeek、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 次に、オペレーションでDeepSeekの「テキストを生成」を設定し、抽出したテキストを要約・分析するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を選択し、DeepSeekが生成したテキストを指定したチャンネルに投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ワークフローの起動対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、読み取る書類の言語や、抽出したい特定の項目などを任意で設定することが可能です。
- DeepSeekのテキスト生成アクションでは、使用するモデルや、要約・分析といった処理内容を指示するメッセージ（プロンプト）を任意で設定してください。
- Slackのメッセージ送信アクションでは、通知先のチャンネルIDや、Slackに投稿するメッセージの本文を任意で設定・編集することが可能です。
■注意事項
- Box、DeepSeek、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する
試してみる
■概要
「Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する」ワークフローは、ファイル管理とデータ整理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルをアップロードすると、その情報が自動的にGoogle スプレッドシートに記録されます。
これにより、ファイルの管理状況やメタデータを一元的に把握でき、手作業によるデータ入力の手間やミスを大幅に削減します。
特に複数のプロジェクトでBoxを活用しているチームにとって、効率的な情報管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを日常的に利用しており、ファイル管理を効率化したいビジネスユーザーの方
- Google スプレッドシートでのデータ管理を自動化したいチームリーダーの方
- 手作業でのデータ入力に時間を取られている管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxの新規ファイルアップロード時に自動的にGoogle スプレッドシートに登録されるため、手動で転記する手間を省けます。
また、複数のファイル情報をGoogle スプレッドシートで一元管理できるため、情報の見える化が容易になります。
自動連携によって、手動入力によるヒューマンエラーを防止でき、正確なデータ管理が実現できます。
Googleドキュメントを使った便利な自動化例
Googleドキュメントは、文章の作成や共有だけでなく、フォームやメールと組み合わせることで書類作成の効率化に役立ちます。会議の記録を保存したり、契約書や資料を自動生成したりする仕組みを取り入れれば、情報整理と共有のスピードが高まり、作業の抜け漏れも防げます。
AIを活用したテキスト抽出やGoogle スプレッドシート連携も、非エンジニアにとって心強いサポートになります。
Googleドキュメントのメモ内容からAIで情報を抽出し、Google スプレッドシートで書類を作成する
試してみる
■概要
Googleドキュメントのメモ内容からAIで情報を抽出し、Google スプレッドシートで書類を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogleドキュメントを使用している方
・業務や会議のメモとしてGoogleドキュメントを使用している方
2.Google スプレッドシートで書類を作成している方
・業務で必要となる書類をGoogle スプレッドシートで作成している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleドキュメントはオンライン上のメモや会議の議事録作成の際に利用できるのがメリットです。
しかし、Googleドキュメントの内容を元にGoogle スプレッドシートで書類を作成している場合、ひな形に合わせて書類を作成するのが手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Googleドキュメントの内容を元にGoogle スプレッドシートのひな形の項目を自動で取得し、書類を作成することができます。
手動による書類作成の手間を省くことができるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Google Drive、Googleドキュメント、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしをGoogleドキュメントに保存する
試してみる
◼️概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータをGoogleドキュメントに保存します。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Zoom、GoogleドキュメントそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームに入力された内容を用いて、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行し、メールを送付する
試してみる
■概要
フォームの内容を用いて、予め用意したGoogleドキュメントの雇用契約書雛形にフォーム内容を入力して、PDF発行しメールを送付します。
雛形に手入力することなく、フォームの入力だけで書類の発行と送付が可能です。
実際にフローボットを起動させたときの動き https://youtu.be/PHwWyHopLmk
フォームに回答があったら、雇用契約書を発行しSlackに通知する
試してみる
■概要
Yoomフォームに回答があった内容で雇用契約書を発行してSlackに通知するフローです。
通常、雛形書類をコピーし情報を入力後PDFとして発行するといった操作が必要になりますが、このような動作が不要で、雛形へ直接操作することなく、フォームの入力だけで書類の発行と送付が可能です。
■注意事項
・Googleドキュメント、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・フォームの設定や契約書の作成プロセスをカスタマイズして、組織の要件に合わせてください。
メールで縦書きのPDF資料が届いたら、AIでテキストを抽出しGoogleドキュメントに内容を転記する
試してみる
■概要
メールで縦書きのPDF資料が届いたら、AIでテキストを抽出し自動でGoogleドキュメントに内容を転記するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.一定の項目をPDFから内容を取り出す作業をする方
・社会保険労務士の就業規則改定の資料作成の担当者
・名刺をデータ化する必要のある営業アシスタントや事務担当者
・論文などの手書き文書を文字起こしする研究職の方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・PDFファイルから文字データを読み取り自動で内容を入力してくれるので、手入力の手間がなくなります。
・一連の流れが自動で完了することにより、手入力によるミスを防ぐことができます。
■注意事項
・GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
BoxとGoogleドキュメントを連携することで、これまで手作業で行っていた文字起こしやデータ転記の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより担当者は、より正確な情報にもとづいて迅速に業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
