Boxに格納されたファイルをOCRで読み取って、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
Boxに保管している請求書や議事録などのファイル内容を、手作業でGoogle ドキュメントに転記する作業に手間を感じていませんか。こうした単純作業は、時間がかかるだけでなくコピー＆ペーストのミスを誘発する可能性もあります。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、指定のGoogle ドキュメントにテキストを追加します。BoxとGoogle ドキュメントを連携させることで、面倒な手作業をなくし、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxにアップロードしたファイルの内容を、Google ドキュメントで管理・共有している方
・ファイル内のテキスト情報を手作業で転記しており、入力ミスや作業時間に課題を感じている方
・BoxとGoogle ドキュメント間での定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■注意事項
・BoxとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「Boxに保存した請求書の内容を、Googleドキュメントに手で書き写している…」
「議事録のPDFをテキスト化して、Googleドキュメントに貼り付ける作業が地味に面倒…」
このように、手作業でBoxとGoogleドキュメントの情報連携を行うのに非効率を感じていませんか？単純な転記作業であっても件数が増えれば大きな負担となり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。
もしBoxにファイルが追加された際、その内容を自動で読み取ってGoogleドキュメントにテキストとして追加してくれる仕組みがあればこうした定型作業から解放されますね。
本来時間をかけるべき企画立案や分析といったコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定はプログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化に触れたことがない方でも心配ありません。ぜひこの記事を参考にして、日々の業務をもっと楽にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取って、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
Boxに保管している請求書や議事録などのファイル内容を、手作業でGoogle ドキュメントに転記する作業に手間を感じていませんか。こうした単純作業は、時間がかかるだけでなくコピー＆ペーストのミスを誘発する可能性もあります。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、指定のGoogle ドキュメントにテキストを追加します。BoxとGoogle ドキュメントを連携させることで、面倒な手作業をなくし、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxにアップロードしたファイルの内容を、Google ドキュメントで管理・共有している方
・ファイル内のテキスト情報を手作業で転記しており、入力ミスや作業時間に課題を感じている方
・BoxとGoogle ドキュメント間での定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■注意事項
・BoxとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
BoxとGoogleドキュメントを連携してできること
BoxとGoogleドキュメントのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたファイル内容の転記や整理といった作業を自動化できます。
例えば、Boxに格納された請求書や議事録などのファイルから自動でテキストを抽出し、指定のGoogleドキュメントに追記するといったことが可能です。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取って、Googleドキュメントにテキストを追加する
Boxに保存された請求書・契約書・議事録などの画像やPDFファイルの内容を、Googleドキュメントに自動で転記するフローです。
この連携では、OCR（光学的文字認識）機能によってファイル内のテキストを自動で抽出し、指定したGoogleドキュメントに追記します。
面倒な文字起こしやデータ入力作業が不要になり、転記ミスを防ぐことができますね。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取って、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
Boxに保管している請求書や議事録などのファイル内容を、手作業でGoogle ドキュメントに転記する作業に手間を感じていませんか。こうした単純作業は、時間がかかるだけでなくコピー＆ペーストのミスを誘発する可能性もあります。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、指定のGoogle ドキュメントにテキストを追加します。BoxとGoogle ドキュメントを連携させることで、面倒な手作業をなくし、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxにアップロードしたファイルの内容を、Google ドキュメントで管理・共有している方
・ファイル内のテキスト情報を手作業で転記しており、入力ミスや作業時間に課題を感じている方
・BoxとGoogle ドキュメント間での定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■注意事項
・BoxとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、AIで要約してGoogleドキュメントにテキストを追加する
Boxに保存された長文のレポートや会議の議事録などを、Googleドキュメントに要約してまとめるフローです。
OCRでファイル内容をテキスト化した後、更にAIがその内容を自動で要約してGoogleドキュメントに追加します。
長文資料の内容を短時間で把握するのに役立ち、報告書作成などの時間を削減できるでしょう。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、AIで要約してGoogle ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
Boxに保存した資料の内容を確認し、手作業でGoogle ドキュメントに要約を転記する業務は、時間がかかる上に転記ミスも発生しがちです。このワークフローを活用することで、Boxへのファイルアップロードをトリガーとして、AIがOCRで内容を読み取り、要約したテキストを自動でGoogle ドキュメントへ追加できます。BoxとGoogle ドキュメントを連携させた定型業務を自動化し、情報管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとGoogle ドキュメントを日常的に利用し、連携作業に手間を感じている方
・AI-OCRを活用して、Box内のPDFや画像ファイルから効率的に情報抽出を行いたい方
・ドキュメント作成の時間を短縮し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・BoxとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
BoxとGoogleドキュメントの連携フローを作ってみよう
それでは実際に、BoxとGoogleドキュメントを連携したフローを作成してみましょう。
今回は業務自動化をノーコードで実現できるツール、Yoomを使用して連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は、Boxに格納されたファイルをOCRで読み取って、Googleドキュメントにテキストを追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- BoxとGoogleドキュメントのマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定およびアクション設定、OCR設定、Googleドキュメントのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取って、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
Boxに保管している請求書や議事録などのファイル内容を、手作業でGoogle ドキュメントに転記する作業に手間を感じていませんか。こうした単純作業は、時間がかかるだけでなくコピー＆ペーストのミスを誘発する可能性もあります。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、指定のGoogle ドキュメントにテキストを追加します。BoxとGoogle ドキュメントを連携させることで、面倒な手作業をなくし、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxにアップロードしたファイルの内容を、Google ドキュメントで管理・共有している方
・ファイル内のテキスト情報を手作業で転記しており、入力ミスや作業時間に課題を感じている方
・BoxとGoogle ドキュメント間での定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■注意事項
・BoxとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：BoxとGoogleドキュメントのマイアプリ連携
まずは、設定の流れを確認しましょう。
さっそく設定に進みます。
Boxを検索してみましょう！
つぎに、お使いのメールアドレスとパスワードを入力し「承認」をクリック。
「Boxへのアクセスを許可」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
同様にGoogleドキュメントを検索してください。以下の画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleドキュメントのマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取って、Google ドキュメントにテキストを追加する
試してみる
■概要
Boxに保管している請求書や議事録などのファイル内容を、手作業でGoogle ドキュメントに転記する作業に手間を感じていませんか。こうした単純作業は、時間がかかるだけでなくコピー＆ペーストのミスを誘発する可能性もあります。このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、指定のGoogle ドキュメントにテキストを追加します。BoxとGoogle ドキュメントを連携させることで、面倒な手作業をなくし、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxにアップロードしたファイルの内容を、Google ドキュメントで管理・共有している方
・ファイル内のテキスト情報を手作業で転記しており、入力ミスや作業時間に課題を感じている方
・BoxとGoogle ドキュメント間での定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■注意事項
・BoxとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Boxのトリガー設定
まず準備として、ファイルをアップロードするためのフォルダを用意しておきましょう。
今回は例として「契約書」フォルダを作成しました。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォルダにファイルがアップロードされたら」のまま「次へ」をクリックします。
テキストボックス下部の説明を参考に、フォルダのコンテンツIDを入力してテストしてください。
成功したら「次へ」をクリック。これで指定したフォルダとYoomの連携が確認出来ました。
※エラーが表示された場合はこちらをご確認ください。
ここで一旦Boxに移り、先ほど作成したフォルダにファイルをアップロードしましょう。
例として業務委託契約書のPDFファイルを追加しました。
アップロードしたらYoomの設定画面に戻り、再度「テスト」をクリック。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用します。
ステップ4：Boxのアクション設定
先ほど取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードする設定をします。
「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
ステップ3と同様タイトルを確認して、アクションは「ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリックします。
コンテンツIDが予め設定されているので、そのままテストしてください。
成功したら保存しましょう。ファイルがダウンロードされました！
「ダウンロード」からファイルの内容を確認することもできます。
ステップ5：OCR設定
※ご利用プランによって、利用できる機能や制限が異なります。OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
ダウンロードしたファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。「OCRで文字を抽出」の設定方法、「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないことも併せてご参照ください。
「OCRで文字を抽出」をクリック。
タイトルを必要にステップ3・4と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリックしましょう。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。料金プランについて
詳細設定に入ります。「ファイルの添付方法」は予め設定されている通りでOKです。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
「抽出したい項目」も予め設定されていますが、編集・追加する場合はカンマ区切りで入力してください。
あとは任意で「使用するAI」と「言語」を選択してテストしましょう。
成功したら保存してください。PDFファイルの内容をテキストとして抽出できました！
ステップ6：Googleドキュメントのアクション設定
指定したドキュメントに抽出したテキストを追加します。
「文末にテキストを追加」をクリックしましょう。
これまでのステップと同様、アクションは「文末にテキストを追加」のまま「次へ」をクリック。
まずドキュメントIDを候補から選択してください。
例として「契約管理」というドキュメントの文末に抽出したテキストを追加します。
追加するテキストは予め設定されていますが、必要に応じて編集可能です。
以下のようにこれまで取得してきたアウトプットを選択すると変数として利用できるので、追加したい形式で設定してみましょう。
ドキュメントの文末に追加した際に読みやすくなるよう、一番上は空行にしてあります。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。
抽出した内容がGoogleドキュメントの文末に追加されました！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Boxに格納されたファイルをOCRで読み取って、Googleドキュメントにテキストを追加する方法でした！
BoxやGoogleドキュメントを活用したその他の自動化テンプレート
BoxやGoogleドキュメントを使った自動化を取り入れると、日々の情報整理や書類作成がぐっと楽になります。手間のかかる作業を自動化することで、業務効率が上がり、安心して本来の仕事に集中できるようになります。
Boxを使った便利な自動化例
Boxを利用すれば、ファイルの保存や共有だけでなく、他のツールと組み合わせて幅広い自動化が可能です。たとえば、ファイルを別のクラウドに転送したり、OCRや翻訳を組み合わせてSlackに通知したりすることで、情報整理や共有の手間を大幅に減らせます。
特にPDFやフォルダ管理を自動化すれば、作業ミスを防ぎながら業務の効率化につながります。
BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Discordに通知する
試してみる
■概要
「BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Discordに通知する」ワークフローは、PDF翻訳方法を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新たにアップロードされたPDFファイルを自動的に検出し、OCR技術でテキストを抽出。
その後、AI翻訳機能を用いて指定の言語に翻訳し、最終的に翻訳結果をDiscordに通知します。
このプロセスにより、手作業での翻訳や情報共有の手間を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用して大量のPDF資料を管理している企業の方
・PDF文書の翻訳作業を効率化したい業務担当者
・翻訳後の内容をチーム内で迅速に共有したいリーダーやマネージャー
・手動での翻訳や通知作業に時間を取られている方
・業務ワークフローの自動化を検討している企業のIT担当者
■注意事項
・Discord、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
BoxにアップロードされたファイルをGoogle Driveに転送する
試してみる
■概要
「BoxにアップロードされたファイルをGoogle Driveに転送する」ワークフローは、Boxに格納されたファイルを自動的にGoogle Driveに転送するプロセスです。
ファイルがBoxにアップロードされると、指定されたGoogle Driveのフォルダに自動的に転送され、手動での転送作業を削減します。
これにより、ファイルの整理や管理を効率的に行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxをファイル管理ツールとして使用しており、Google Driveにもバックアップを取っている方
・BoxからGoogle Driveにファイルを定期的に転送したい業務担当者
・クラウドストレージ間でのファイル管理を自動化し、手動作業を削減したい方
・複数のプラットフォームを使用してファイルを整理したい方
■注意事項
・Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートにレコード追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートにレコード追加することが可能です。特に、BoxとGoogle スプレッドシートを日常的に利用しているチームにとって、業務プロセスの自動化が期待できる便利なワークフローとなるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存されたドキュメントや画像から自動的にデータを抽出したい方
・手動でのデータ入力作業を減らし、業務効率を向上させたい事務担当者
・Google スプレッドシートを活用してデータ管理を行っているチームリーダー
・OCR技術を利用して書類のデジタル化を進めたい方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務ワークフローを自動化したい企業
■注意事項
・Box、Gioogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxに格納されたPDFをOCRし、DeepSeekで分析してSlackに通知する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Boxに格納されたPDFをOCRし、DeepSeekで分析してSlackに通知することが可能です。この自動化によって、チーム全体の情報共有と意思決定をスムーズにします。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに多数のPDFファイルを保存・管理しており、効率的なデータ抽出を求めている方
・DeepSeekを活用してPDFの内容を詳細に分析したいデータ分析担当者の方
・チーム内で迅速に情報を共有し、リアルタイムに意思決定を行いたいプロジェクトリーダーの方
・手動でのPDF処理に時間を取られ、本来の業務に集中したい業務担当者の方
・業務プロセスの自動化を進め、効率化と精度向上を図りたい経営者の方
■注意事項
・Box、DeepSeek、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する
試してみる
■概要
「Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する」ワークフローは、ファイル管理とデータ整理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルをアップロードすると、その情報が自動的にGoogle スプレッドシートに記録されます。
これにより、ファイルの管理状況やメタデータを一元的に把握でき、手作業によるデータ入力の手間やミスを大幅に削減します。
特に複数のプロジェクトでBoxを活用しているチームにとって、効率的な情報管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxを日常的に利用しており、ファイル管理を効率化したいビジネスユーザーの方
Google スプレッドシートでのデータ管理を自動化したいチームリーダーの方
手作業でのデータ入力に時間を取られている管理担当者の方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleドキュメントを使った便利な自動化例
Googleドキュメントは、文章の作成や共有だけでなく、フォームやメールと組み合わせることで書類作成の効率化に役立ちます。会議の記録を保存したり、契約書や資料を自動生成したりする仕組みを取り入れれば、情報整理と共有のスピードが高まり、作業の抜け漏れも防げます。
AIを活用したテキスト抽出やGoogle スプレッドシート連携も、非エンジニアにとって心強いサポートになります。
Googleドキュメントのメモ内容からAIで情報を抽出し、Google スプレッドシートで書類を作成する
試してみる
Googleドキュメントのメモ内容からAIで情報を抽出し、Google スプレッドシートで書類を作成するフローです。
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしをGoogleドキュメントに保存する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしの結果をGoogleドキュメントに保存します。
フォームに入力された内容を用いて、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行し、メールを送付する
試してみる
プロセス概要
■概要
・フォームの内容を用いて、予め用意したGoogleドキュメントの雇用契約書雛形にフォーム内容を入力して、PDF発行しメールを送付します。
・雛形に手入力することなく、フォームの入力だけで書類の発行と送付が可能です。
■実際にフローボットを起動させたときの動き
https://youtu.be/PHwWyHopLmk
フォームに回答があったら、雇用契約書を発行しSlackに通知する
試してみる
Yoomフォームに回答があった内容で雇用契約書を発行してSlackに通知するフローです。
メールで縦書きのPDF資料が届いたら、AIでテキストを抽出しGoogleドキュメントに内容を転記する
試してみる
縦書きのPDF資料をメールで受信したら、AIでテキストを抽出し、内容をGoogleドキュメントに転記するフローです。
まとめ
BoxとGoogleドキュメントを連携することで、これまで手作業で行っていた文字起こしやデータ転記の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより担当者は、より正確な情報にもとづいて迅速に業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
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