Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートにレコード追加する

■概要

Boxにアップロードされた請求書などの書類、その内容を目で確認してGoogle スプレッドシートに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも起こりがちです。
このワークフローは、Boxにファイルが追加されると自動でOCRが内容を読み取り、Google スプレッドシートへ転記するため、こうした定型業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxで受け取った請求書や申込書などの内容を手作業で転記している方
• 書類のデータ化と管理をGoogle スプレッドシートで行っている方
• 定型的な転記作業の時間を削減し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点にデータ転記までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手動でのデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定して、監視対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. その後、オペレーションでYoomのOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定しているBoxは、Google DriveやDropboxなど、Yoomが連携している他のクラウドストレージアプリに変更することも可能です。
• OCR機能で読み取る項目は、請求書番号や金額、日付など、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて任意で設定できます。
• Google スプレッドシートへのデータ追加時には、スプレッドシートIDやシート名を任意で設定してください。

■注意事項‍

• Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
• フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。・
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。