Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、AIで要約してGoogle ドキュメントにテキストを追加する

■概要

Boxに保存した資料の内容を確認し、手作業でGoogle ドキュメントに要約を転記する業務は、時間がかかる上に転記ミスも発生しがちです。このワークフローを活用することで、Boxへのファイルアップロードをトリガーとして、AIがOCRで内容を読み取り、要約したテキストを自動でGoogle ドキュメントへ追加できます。BoxとGoogle ドキュメントを連携させた定型業務を自動化し、情報管理の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとGoogle ドキュメントを日常的に利用し、連携作業に手間を感じている方
• AI-OCRを活用して、Box内のPDFや画像ファイルから効率的に情報抽出を行いたい方
• ドキュメント作成の時間を短縮し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードだけで、内容の読み取りからGoogle ドキュメントへの転記までが自動で完結し、手作業に費やしていた時間を短縮します
• AIが自動でテキスト抽出と要約を行うため、手作業による転記ミスや要点の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle ドキュメントをYoomと連携します
2. トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
4. 続けて、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
5. 次に、AI機能の「要約する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを指定した内容で要約します
6. 最後に、Google ドキュメントの「文末にテキストを追加」を設定し、AIが要約したテキストを任意のドキュメントに追記します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のOCRや要約のアクションでは、プロンプトを編集することで、特定の項目のみを抽出したり、任意の形式で要約したりといったカスタマイズが可能です
• AI機能の「要約する」アクションでは、要約後の文字数を任意の値に設定することができます
• Google ドキュメントに追加するテキストは、AIの要約結果だけでなく、Boxから取得したファイル名などを組み合わせて自由に設定できます

■注意事項‍

• BoxとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。