Boxに格納されたファイルをOCRで読み取って、Google ドキュメントにテキストを追加する

■概要

Boxに保管している請求書や議事録などのファイル内容を、手作業でGoogle ドキュメントに転記する作業に手間を感じていませんか。こうした単純作業は、時間がかかるだけでなくコピー＆ペーストのミスを誘発する可能性もあります。

このワークフローは、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、指定のGoogle ドキュメントにテキストを追加します。BoxとGoogle ドキュメントを連携させることで、面倒な手作業をなくし、業務の正確性と速度を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxにアップロードしたファイルの内容を、Google ドキュメントで管理・共有している方
• ファイル内のテキスト情報を手作業で転記しており、入力ミスや作業時間に課題を感じている方
• BoxとGoogle ドキュメント間での定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、文字抽出からGoogle ドキュメントへのテキスト追加までが自動処理されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます
• 人の手によるコピー＆ペーストや入力作業をなくすことで、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの正確性を維持します

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogle ドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を読み取ります
5. 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを指定のドキュメントに追加します

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際にフローを起動させるか、対象フォルダを任意で設定してください
• Google ドキュメントへテキストを追加するオペレーションでは、テキストを追加したい特定のドキュメントを任意で選択し、OCR機能で抽出した情報の中から、どのテキスト情報を追加するかを設定してください

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項‍

• BoxとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。