■概要
採用候補者への雇用契約書の作成や送付を、一つひとつ手作業で行うことに手間を感じてはいないでしょうか。特に、フォームで受け取った情報を転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された情報をもとにGoogle ドキュメントの雛形から雇用契約書を自動で発行し、Gmailで送付までを完結できるため、こうした一連の採用業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 採用候補者ごとに雇用契約書を作成・送付する業務に手間を感じている人事・労務担当者の方
- フォームで取得した情報を手作業で書類に転記しており、入力ミスなどの課題を抱えている方
- バックオフィス業務のDXを推進し、定型的な書類作成業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの入力完了後、契約書の作成から送付までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報転記が不要になることで、候補者の氏名や住所などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ドキュメントとGmailをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、候補者の情報が入力・送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの入力内容を反映させて書類を発行します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メール送付」アクションを設定し、発行した書類を添付して候補者へメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、氏名や住所、入社年月日など、雇用契約書に記載したい項目を自由に設定してください。
- Google ドキュメントの書類発行機能では、使用する契約書の雛形や、発行する書類のファイル名などを任意で設定できます。
- Gmailでのメール送付アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にフォームで取得した氏名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
・Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
