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「Boxにアップロードしたファイル情報を、Salesforceに手入力している…」「ファイルの内容を一つ一つ確認して転記するのが手間…」
このように、各アプリ間でのデータ連携に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxにファイルをアップロードするだけで、その内容を自動で読み取りSalesforceのレコードとして登録する仕組み</span>があれば、こうした手作業から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入してみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとSalesforceを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとSalesforceのAPIを連携させれば、Boxでのファイル操作をきっかけに、Salesforceへ自動で情報を登録するといった一連の業務フローを自動化できます。
手作業によるデータ入力の手間や転記ミスを減らし、業務の正確性とスピードを向上させることが可能です。ここでは具体的な自動化の例をご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxに商談情報などのファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動でファイル内のテキスト情報を読み取り、その内容をSalesforceに新しいレコードとして登録します。<span class="mark-yellow">
手作業での面倒なデータ転記作業が不要になり、入力工数を削減すると同時にヒューマンエラーを防止</span>できます。
Boxにアップロードされたファイルのうち、ファイル名に「契約書」と含まれているものだけを対象にするなど、特定の条件に合致した場合にのみOCRで内容を読み取り、Salesforceにレコードを作成する自動化です。<span class="mark-yellow">
ファイルの種類を絞り込むことで、不要なデータ連携を防ぎ、より実務に即した柔軟な業務フローを構築</span>できます。
それでは、さっそく実際にBoxとSalesforceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとSalesforceの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「BoxにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Salesforceにレコードを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
それでは、今回のフローで使用する各アプリとYoomの連携を進めていきましょう。
画面左側にある「マイアプリ」から、「+新規接続」をクリックしてください。
右上の検索窓から、Boxを検索します。
Boxを選択したら、メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックします。
次に、「Boxへのアクセスを許可」をクリックすると、マイアプリ登録の完了です。
次は、Salesforceとの連携です。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
※有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
Salesforceを検索・選択後、必要項目を入力し、「ログイン」をクリックするとマイアプリ登録が完了します。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
ここでは、Webhook（ウェブフック）の設定が正常に機能するかどうかのテストを行います。
「フォルダのコンテンツID」を手動で入力し、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように表示されます。確認後、「次へ」をクリックしましょう。
※エラーが発生する場合は、Box：テストボタン押下時のエラーメッセージについてを参考に、登録済みのWebhookIDを削除してください。
次の画面も再び、アプリトリガーのAPI接続設定です。
テストを実行するにあたって、トリガーとなるファイルが必要となるため、以下のようにアップロードしてみてください。
【要確認】ファイルについて
この記事では、商談オブジェクトを作成する想定でファイルを作成・アップロードしています。後のフローで以下の項目が必要となるため、ファイル作成時は忘れないようにしてください。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値（＝アウトプット）」は、後のフローで使用します。
「ファイル名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
Boxから、特定のファイルをダウンロードするための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。 ※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「コンテンツID」を取得した値から選択し、「テスト」をクリックします。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、詳細を設定に移ります。
以下を参考に必要項目を設定し、「テスト」をクリックしてください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
ファイルから抽出した内容を、Salesforceに追加するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「カスタムオブジェクトのレコードを作成」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「カスタムオブジェクトのAPI参照名」（この記事では「Opportunity（商談）」）を手動で入力します。
※他のオブジェクトを指定する場合は、Salesforceの「設定」 > 「オブジェクトマネージャー」から参照名をご確認ください。
「レコード情報」には、レコードを作成するために必要な項目を設定しましょう。
この記事では、ステップ5で読み取り設定をした「取引先名」「完了予定日」「フェーズ」を指定しています。
「レコード情報を追加」をクリックし、一つずつ指定してください。
なお、取得した値を使用することで、毎回最新の情報がレコードに反映されます。
テストを実行し、Salesforceにレコードが登録されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
今回はBoxからSalesforceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSalesforceでのアクションをきっかけにBoxへデータを連携させたい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
顧客管理と書類管理を双方向で連携させることで、さらなる業務効率化が実現できます。
Salesforceに新しい取引先が登録されたタイミングをトリガーとして、その取引先名をフォルダ名にしたフォルダをBox内に自動で作成します。<span class="mark-yellow">
取引先ごとの書類管理フォルダを手動で作成する手間が省け、フォルダの作成漏れや命名規則のばらつきを防ぐ</span>ことが可能です。
Salesforceに登録された新規取引先の情報（業種やランクなど）を基に、特定の条件を満たす場合のみ、Boxに専用のフォルダを自動で作成する連携です。
例えば「重要顧客」という条件で絞り込むことで、<span class="mark-yellow">優先的に対応すべき顧客のフォルダだけを自動生成し、管理を効率化する</span>といった運用が可能になります。
Yoomでは、BoxとSalesforceに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
BoxとSalesforceでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
JUST.DBやMicrosoft Dynamics365 Salesにデータが登録されたらBoxに自動でフォルダを作成したり、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された書類をBoxにアップロードしたりと、ファイル管理と情報連携を自動化できます。
Salesforceに新しい取引先が登録されたら、DropboxやGoogle Drive、OneDriveに自動でフォルダを作成したり、ステータスが変更されたらファイルを自動保存したりと、顧客管理とファイル管理を連携させて業務を効率化できます。
BoxとSalesforceの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">書類の内容確認と入力作業の往復から解放され、ほかの業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：OCRで読み取る項目は指定できますか？
A：はい、可能です。ただし、OCRで読み取るデータ項目は、Salesforceのフィールドに紐づける必要があるため、事前に「会社名」「金額」「日付」といったフィールドを確認のうえ、ご指定ください。
Q：OCRで読み取れるファイル形式や文字の精度は？
A：OCR機能では、PDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象に文字抽出が可能です。
印字された文字であれば高い精度で認識できますが、手書き文字や低解像度の画像では精度が低下する場合があります。精度を安定させるには、スキャンの解像度を上げたり、文字が鮮明なファイルのご利用をおすすめします。詳しくはこちらをご確認ください。
Q：Salesforceの標準オブジェクトにも対応していますか？
A：はい、対応しています。標準の「リード」や「商談」などをはじめ、企業が独自に作成したカスタムオブジェクトにもレコードを追加することが可能です。
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