Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらBoxに取引先毎のフォルダを作成する

■概要

Microsoft Dynamics365 Salesで新しい取引先を管理する際、関連資料を保管するために都度Boxに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は定型的でありながら、件数が増えると手間がかかり、フォルダ名の入力ミスなども発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesに取引先が登録されると、自動でBoxに取引先ごとのフォルダが作成され、こうした手作業をなくし業務を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Dynamics365 SalesとBoxを利用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
• 取引先情報の登録と関連資料の管理を効率化し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
• 営業チームの定型業務を自動化し、本来のコア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Dynamics365 Salesへの取引先登録をトリガーに、自動でBoxのフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「取引先企業が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。ここで、トリガーで取得した取引先企業の情報をフォルダ名として指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxでフォルダを作成するアクションでは、どの親フォルダ配下に新しいフォルダを作成するかを任意で指定できます。
• 作成するフォルダ名は、Microsoft Dynamics365 Salesから取得した取引先名などの情報を変数として設定したり、固定のテキストと組み合わせたりして自由にカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Microsoft Dynamics365 SalesとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。