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「Closeで管理しているタスクを、Googleカレンダーに手作業で入力するのが面倒…」、「タスクの予定をカレンダーに入れ忘れて、ダブルブッキングしてしまった…」
このように、CRMツールとカレンダーツールの二重管理や、手作業でのスケジュール登録に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Closeで新しいタスクが作成されたら、自動でGoogleカレンダーに予定が登録され、関係者に通知まで完了する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放される手助けとなります。
スケジュール管理のミスを防ぎ、より重要な顧客対応などのコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定が可能です。手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Closeのタスクをカレンダーに連携する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのCRMツールであるCloseとカレンダーを連携し、タスク管理とスケジュール管理を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Closeで新しいタスクが作成されたタイミングをトリガーにして、Googleカレンダーに予定を自動で作成し、Gmailで関係者に通知する</span>ことができます。
タスクの登録からスケジュール調整、関係者への共有までの一連の流れを完全に自動化し、抜け漏れのないスムーズな業務連携を実現します。
それではここから代表的な例として、Closeで新しいタスクが作成されたら、Googleカレンダーに予定を自動で作成し、Gmailで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索ボックスにCloseと入力し、Closeのアイコンをクリックします。
CloseにログインしAPIキーを取得してご入力ください。
マイアプリにCloseが追加されたことを確認出来たら、Closeのマイアプリ登録は完了となります。
検索ボックスにGoogleカレンダーと入力し、Googleカレンダーのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンをクリックしましょう。
お手持ちのGoogleアカウントを選択しログインを行ってください。
希望のアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」からログインすることが可能です。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、Yoomがアクセスできる情報として「すべて選択」にチェックを入れてください。最後に「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
マイアプリにGoogleカレンダーが追加されたことを確認出来たら、Googleカレンダーのマイアプリ登録は完了となります。
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンをクリックし、Googleカレンダーと同様に設定してください。
マイアプリにGmailが追加されたことを確認出来たら、Gmailのマイアプリ登録は完了となります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
初めにCloseでタスクが作成されたことを検知する、Closeのトリガー設定を行います。画面赤枠の「New Task」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
下記画面が表示されたらテストボタンをクリックしましょう。
CloseとYoomが問題なく接続できることの確認となります。
テスト成功が表示されたら次へボタンを押してください。
次画面に移動したら、テストのためにClose内にタスクを新規で作成しておきましょう。
タスクの作成が完了したらテストボタンをクリックしてください。
Closeで作成したタスクが問題なくYoom側で取得できていれば、テスト成功が表示されます。
画面下の保存するボタンをクリックし、Closeのトリガー設定を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
次にGoogleカレンダーに予定を追加する設定を進めていきます。
画面赤枠の「予定を作成」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「API接続設定」画面で、Googleカレンダーへの登録内容を設定していきます。
その他の項目については任意で入力を行ってください。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。(※実際にGoogleカレンダーに予定が作成されます)
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
Googleカレンダーを見ても問題なく予定が追加されていることが確認できます。
設定、テストが完了したら画面下の保存するボタンをクリックし、Googleカレンダーへの予定作成の設定を完了させてください。
最後にGmailからメールを送信する設定を行います。画面赤枠の「メールを送る」をクリックしてください。
「メールの設定」画面では以下を設定します。
「メール内容」では普段Gmailからメールを送信するようにFrom、Toにメールアドレスを設定し、CCやBCCなどは任意で設定してください。
次に、件名と本文の内容を記載してください。
直接入力した固定値とあわせて、前のステップで取得した値についてもプルダウンより設定することが可能です。
メールの内容を記載し終わったら次へボタンをクリックしましょう。
メール送信のテスト画面で、実際に送信する内容が確認できるため問題なければテストボタンをクリックしましょう。(※実際に宛先にメールが送信されます。必要に応じてメンバーに周知などを行っておきましょう。)
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Gmailのメール送信設定を完了させてください。
エラー表示が出た場合はこちらを参考にしてください。
宛先のメール受信フォルダを見ると、メールが届いていることが確認できます。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
他にも、Closeを活用した様々な自動化の実現が可能です！以下のような自動化もYoomなら簡単に設定することができます!
Closeとカレンダーの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク情報の転記やスケジュール登録の手間を削減し、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者などはスケジュール管理に煩わされることなく、より迅速に顧客へのアプローチを開始でき、本来注力すべき商談活動などに集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の条件のタスクだけを連携できますか？
A：はい。「分岐」のオペレーションを使用することで可能です。例えば「Closeから取得したタスクに"重要"の文字が入っているタスクのみフローを進める」といったように処理を設定できます。
・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：Closeでタスク完了後、予定はどうなりますか？
A：こちらのフローでは予定の削除や編集は行われません。ですが、Closeのトリガーをタスク完了にして新たにフローを作成することで、「Closeでタスク完了後カレンダーから予定を削除する」といった自動化処理を作成することができます。
Q：Googleカレンダー以外のツールとも連携可能ですか？
A：はい。可能です。Googleカレンダーのアクションを削除し、＋ボタンから代わりにお使いのツールを追加、設定してください。また、Yoomでは様々なアプリとの連携が可能になっています。詳しい連携アプリの一覧はこちらをご覧ください。
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