CloseでNew Taskが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成してGmailで通知する
試してみる
■概要
Closeで管理しているタスクを、手作業でGoogleカレンダーに登録し、関係者に都度メールで通知する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業はタスクの予定登録漏れや、関係者への共有忘れといったミスを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Closeで新しいタスクが作成されると自動でGoogleカレンダーに予定が作成され、Gmailで通知まで完了します。CloseとGoogleカレンダーの連携を自動化し、タスク管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・CloseとGoogleカレンダーを利用しており、タスクとスケジュールの連携を手作業で行っている方
・Closeで作成したタスクの予定登録漏れや、関係者への通知忘れといったミスを防ぎたい方
・営業活動におけるタスク管理とスケジュール調整の業務を円滑に進めたいと考えている方
■注意事項
・Close、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
「Closeで管理しているタスクを、Googleカレンダーに手作業で入力するのが面倒…」、「タスクの予定をカレンダーに入れ忘れて、ダブルブッキングしてしまった…」
このように、CRMツールとカレンダーツールの二重管理や、手作業でのスケジュール登録に手間や課題を感じていませんか？
もし、Closeで新しいタスクが作成されたら、自動でGoogleカレンダーに予定が登録され、関係者に通知まで完了する仕組みがあれば、これらの悩みから解放される手助けとなります。
スケジュール管理のミスを防ぎ、より重要な顧客対応などのコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定が可能です。手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはCloseのタスクをカレンダーに連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
CloseでNew Taskが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成してGmailで通知する
試してみる
■概要
Closeで管理しているタスクを、手作業でGoogleカレンダーに登録し、関係者に都度メールで通知する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業はタスクの予定登録漏れや、関係者への共有忘れといったミスを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Closeで新しいタスクが作成されると自動でGoogleカレンダーに予定が作成され、Gmailで通知まで完了します。CloseとGoogleカレンダーの連携を自動化し、タスク管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・CloseとGoogleカレンダーを利用しており、タスクとスケジュールの連携を手作業で行っている方
・Closeで作成したタスクの予定登録漏れや、関係者への通知忘れといったミスを防ぎたい方
・営業活動におけるタスク管理とスケジュール調整の業務を円滑に進めたいと考えている方
■注意事項
・Close、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Closeとカレンダーを連携する方法
普段お使いのCRMツールであるCloseとカレンダーを連携し、タスク管理とスケジュール管理を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Closeのタスク作成を起点にカレンダーへ予定を作成し、メールで通知する
Closeで新しいタスクが作成されたタイミングをトリガーにして、Googleカレンダーに予定を自動で作成し、Gmailで関係者に通知することができます。
タスクの登録からスケジュール調整、関係者への共有までの一連の流れを完全に自動化し、抜け漏れのないスムーズな業務連携を実現します。
CloseでNew Taskが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成してGmailで通知する
試してみる
■概要
Closeで管理しているタスクを、手作業でGoogleカレンダーに登録し、関係者に都度メールで通知する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業はタスクの予定登録漏れや、関係者への共有忘れといったミスを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Closeで新しいタスクが作成されると自動でGoogleカレンダーに予定が作成され、Gmailで通知まで完了します。CloseとGoogleカレンダーの連携を自動化し、タスク管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・CloseとGoogleカレンダーを利用しており、タスクとスケジュールの連携を手作業で行っている方
・Closeで作成したタスクの予定登録漏れや、関係者への通知忘れといったミスを防ぎたい方
・営業活動におけるタスク管理とスケジュール調整の業務を円滑に進めたいと考えている方
■注意事項
・Close、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Closeのタスクからカレンダーに予定を自動作成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Closeで新しいタスクが作成されたら、Googleカレンダーに予定を自動で作成し、Gmailで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Close、Googleカレンダー、Gmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Closeのトリガー設定とGoogleカレンダー、Gmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：CloseとGoogleカレンダーとGmailのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Closeの連携
検索ボックスにCloseと入力し、Closeのアイコンをクリックします。
CloseにログインしAPIキーを取得してご入力ください。
マイアプリにCloseが追加されたことを確認出来たら、Closeのマイアプリ登録は完了となります。
Googleカレンダーの連携
検索ボックスにGoogleカレンダーと入力し、Googleカレンダーのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンをクリックしましょう。
お手持ちのGoogleアカウントを選択しログインを行ってください。
希望のアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」からログインすることが可能です。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、Yoomがアクセスできる情報として「すべて選択」にチェックを入れてください。最後に「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
マイアプリにGoogleカレンダーが追加されたことを確認出来たら、Googleカレンダーのマイアプリ登録は完了となります。
Gmailの連携
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンをクリックし、Googleカレンダーと同様に設定してください。
マイアプリにGmailが追加されたことを確認出来たら、Gmailのマイアプリ登録は完了となります。
ステップ2：テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
CloseでNew Taskが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成してGmailで通知する
試してみる
■概要
Closeで管理しているタスクを、手作業でGoogleカレンダーに登録し、関係者に都度メールで通知する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業はタスクの予定登録漏れや、関係者への共有忘れといったミスを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Closeで新しいタスクが作成されると自動でGoogleカレンダーに予定が作成され、Gmailで通知まで完了します。CloseとGoogleカレンダーの連携を自動化し、タスク管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・CloseとGoogleカレンダーを利用しており、タスクとスケジュールの連携を手作業で行っている方
・Closeで作成したタスクの予定登録漏れや、関係者への通知忘れといったミスを防ぎたい方
・営業活動におけるタスク管理とスケジュール調整の業務を円滑に進めたいと考えている方
■注意事項
・Close、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3：Closeのトリガー設定
初めにCloseでタスクが作成されたことを検知する、Closeのトリガー設定を行います。画面赤枠の「New Task」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
- タイトル：任意の値に変更可能です。
- アプリ：マイアプリ連携をした「Close」が反映されていることを確認しましょう。
- Closeと連携するアカウント情報：フローと紐づけるアカウントを選択してください。対象のアカウントがリストに表示されていないときは「アカウントを追加」から追加が可能です。
- トリガーアクション：プルダウンより設定可能です。今回はデフォルトで設定されている項目(New Task)のまま進みましょう。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
下記画面が表示されたらテストボタンをクリックしましょう。
CloseとYoomが問題なく接続できることの確認となります。
テスト成功が表示されたら次へボタンを押してください。
次画面に移動したら、テストのためにClose内にタスクを新規で作成しておきましょう。
タスクの作成が完了したらテストボタンをクリックしてください。
Closeで作成したタスクが問題なくYoom側で取得できていれば、テスト成功が表示されます。
画面下の保存するボタンをクリックし、Closeのトリガー設定を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
ステップ4：Googleカレンダーへの予定作成の設定
次にGoogleカレンダーに予定を追加する設定を進めていきます。
画面赤枠の「予定を作成」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
- タイトル：任意の値に変更可能です。
- アプリ：マイアプリ連携をした「Googleカレンダー」が反映されていることを確認しましょう。
- Googleカレンダーと連携するアカウント情報：フローと紐づけるアカウントを選択してください。対象のアカウントがリストに表示されていないときは「アカウントを追加」から追加が可能です。
- アクション：プルダウンより設定可能です。今回はデフォルトで設定されている項目(予定を作成)のまま進みましょう。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「API接続設定」画面で、Googleカレンダーへの登録内容を設定していきます。
- カレンダーID：プルダウンより予定を作成するカレンダーを選択してください。
- 予定のタイトル：1つ前のステップで取得した「text」が設定されていることを確認してください。
取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新情報の反映ができます。
- 予定の開始日時：1つ前のステップで取得した「Date Created」が設定されていることを確認してください。
- 予定の終了日時：1つ前のステップで取得した「date」が設定されていることを確認してください。
その他の項目については任意で入力を行ってください。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。(※実際にGoogleカレンダーに予定が作成されます)
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
Googleカレンダーを見ても問題なく予定が追加されていることが確認できます。
設定、テストが完了したら画面下の保存するボタンをクリックし、Googleカレンダーへの予定作成の設定を完了させてください。
ステップ5：Gmailのメール送信設定
最後にGmailからメールを送信する設定を行います。画面赤枠の「メールを送る」をクリックしてください。
「メールの設定」画面では以下を設定します。
- タイトル：任意の値に変更可能です。
- アプリ：マイアプリ連携をした「Gmail」が反映されていることを確認しましょう。
- Gmailと連携するアカウント情報：フローと紐づけるアカウントを選択してください。対象のアカウントがリストに表示されていないときは「アカウントを追加」から追加が可能です。
「メール内容」では普段Gmailからメールを送信するようにFrom、Toにメールアドレスを設定し、CCやBCCなどは任意で設定してください。
次に、件名と本文の内容を記載してください。
直接入力した固定値とあわせて、前のステップで取得した値についてもプルダウンより設定することが可能です。
メールの内容を記載し終わったら次へボタンをクリックしましょう。
メール送信のテスト画面で、実際に送信する内容が確認できるため問題なければテストボタンをクリックしましょう。(※実際に宛先にメールが送信されます。必要に応じてメンバーに周知などを行っておきましょう。)
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Gmailのメール送信設定を完了させてください。
エラー表示が出た場合はこちらを参考にしてください。
宛先のメール受信フォルダを見ると、メールが届いていることが確認できます。
ステップ6：フローをONにして動作を確認
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
Closeを活用したその他の便利な自動化テンプレート
他にも、Closeを活用した様々な自動化の実現が可能です！以下のような自動化もYoomなら簡単に設定することができます!
CloseでNew Contactが登録されたらNotionに追加する
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■概要
「CloseでNew Contactが登録されたらNotionに追加する」フローは、営業活動の効率化を目指す業務ワークフローです。
新しいコンタクトがClose CRMに登録されるたびに、手動でNotionに情報を転記する手間を省きます。
複数のツールを活用していると、データの一貫性を保つのが難しいこともありますが、この連携を利用すれば自動的に情報が同期され、業務のスムーズな進行が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Closeを活用して営業活動を管理しており、Notionでプロジェクトやタスクを一元管理したい営業担当者の方
・複数のツール間でデータを手動で移行しているため、時間と労力の削減を図りたいチームリーダーの方
・CloseとNotionを連携させて、営業データの一貫性と精度を向上させたい事業経営者
・営業プロセスの自動化を通じて、生産性を高めたい企業のIT担当者の方
■注意事項
・Close、NotionのそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
CloseでNew Contactが登録されたらOutlookに通知する
試してみる
■概要
「CloseでNew Contactが登録されたらOutlookに通知する」フローは、Close CRMとOutlookを連携させる業務ワークフローです。新しいコンタクトがCloseに追加されるたびに、自動的にOutlookに通知が送られ、チーム全体が最新の情報を即座に共有できます。これにより、営業活動の効率化や迅速なフォローアップが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Close CRMを日常的に使用している営業担当者の方
・新規コンタクトの管理とフォローアップを効率化したいチームリーダー
・CloseとOutlookを連携させて情報共有をスムーズに行いたいIT担当者
・営業プロセスの自動化で時間を節約したい経営者
■注意事項
・Close、OutlookのそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
CloseでNew Leadが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「CloseでNew Leadが登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、営業プロセスの効率化を図る業務ワークフローです。
新しいリードがCloseに登録された際に、即座にMicrosoft Teamsへ通知が届くことで、チーム全体で迅速に対応できます。これにより、情報共有のタイムラグを減らし、営業活動のスピードアップが期待できます。CloseとMicrosoft Teamsの連携を活用して、スムーズなコミュニケーションを実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Closeを使って営業活動を管理している営業担当者
・Microsoft Teamsを日常的に活用しているチームリーダー
・営業チーム内でリアルタイムにリード情報を共有したいと考えている方
・営業プロセスの自動化を進めて、効率化を図りたい経営者
・CloseとMicrosoft Teamsの連携を通じて、チームのコミュニケーションを強化したい方
■注意事項
・Close、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
CloseでNew Leadが登録されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
「CloseでNew Leadが登録されたらSlackに通知する」フローは、営業チームの情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。Close CRMに新たなリードが追加されるたびに、自動でSlackに通知が飛ぶため、チーム全体がリアルタイムで営業活動を把握できます。これにより、チャンスの見逃しを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Close CRMを利用して営業活動を行っている営業担当者の方
・チーム内でリアルタイムに情報共有を強化したい管理職の方
・営業リードの管理と通知を自動化して効率化を図りたいビジネスオーナーの方
・Slackを既に活用しており、他のツールとの連携を検討しているIT担当者の方
■注意事項
・Close、SlackのそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
Googleフォームの回答内容をもとにCloseにリードを登録する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにCloseにリードを登録する」ワークフローを利用すると、顧客管理の効率化に寄与します。
自動でリード情報を登録できるため、追加漏れのリスクも軽減するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してアンケートや申込フォームを収集している方
・Googleフォームの回答をもとに顧客管理を行っているが、手動での入力に時間がかかっている方
・顧客情報をスピーディに営業ツールに反映させたい方
・営業管理ツールとしてCloseを利用している方
・Closeを日常的に使っていて、Googleフォームからのリードを迅速に取り込みたい方
■注意事項
・GoogleフォームとCloseのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
まとめ
Closeとカレンダーの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたタスク情報の転記やスケジュール登録の手間を削減し、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者などはスケジュール管理に煩わされることなく、より迅速に顧客へのアプローチを開始でき、本来注力すべき商談活動などに集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定の条件のタスクだけを連携できますか？
A：はい。「分岐」のオペレーションを使用することで可能です。例えば「Closeから取得したタスクに"重要"の文字が入っているタスクのみフローを進める」といったように処理を設定できます。
・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：Closeでタスク完了後、予定はどうなりますか？
A：こちらのフローでは予定の削除や編集は行われません。ですが、Closeのトリガーをタスク完了にして新たにフローを作成することで、「Closeでタスク完了後カレンダーから予定を削除する」といった自動化処理を作成することができます。
Q：Googleカレンダー以外のツールとも連携可能ですか？
A：はい。可能です。Googleカレンダーのアクションを削除し、＋ボタンから代わりにお使いのツールを追加、設定してください。また、Yoomでは様々なアプリとの連携が可能になっています。詳しい連携アプリの一覧はこちらをご覧ください。
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