■概要
Dropboxに新しいファイルを追加するたびに、その情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？
この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスや記録漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが作成されると、ファイル名や作成日時などの情報が自動でGoogle スプレッドシートに行として追加されるため、こうした手作業の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで管理しているファイルの情報を、Google スプレッドシートで管理している方
- 手作業によるファイル情報の転記に手間を感じており、ミスを減らしたいと考えている方
- ファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルが追加されると自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- 手作業による情報の入力間違いや記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、トリガーで取得したファイル情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定しているDropboxは、Google DriveやBoxなど、Yoomが連携している他のストレージアプリに変更することが可能です。
- Google スプレッドシートのアクションを「レコードを更新する」に変更したり、Airtableやkintoneなど他のデータベースアプリに情報を追加したりするようカスタムできます。
■注意事項
- Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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