Dropboxにファイルが作成されたら、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Dropboxに新しいファイルを追加するたびに、その情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？
この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、入力ミスや記録漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが作成されると、ファイル名や作成日時などの情報が自動でGoogle スプレッドシートに行として追加されるため、こうした手作業の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxで管理しているファイルの情報を、Google スプレッドシートで管理している方
• 手作業によるファイル情報の転記に手間を感じており、ミスを減らしたいと考えている方
• ファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルが追加されると自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
• 手作業による情報の入力間違いや記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、トリガーで取得したファイル情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定しているDropboxは、Google DriveやBoxなど、Yoomが連携している他のストレージアプリに変更することが可能です。
• Google スプレッドシートのアクションを「レコードを更新する」に変更したり、Airtableやkintoneなど他のデータベースアプリに情報を追加したりするようカスタムできます。

■注意事項

• Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。